Das Ende der Excel-Ära

Die Unternehmensgruppe Koenig & Bauer (KBA) ist der zweitgrößte Druckmaschinenhersteller der Welt. Kernkompetenz des Unternehmens ist die Entwicklung und Herstellung von Drucksystemen und der dazugehörigen peripheren Anlagen. Ein globales Netz von Tochtergesellschaften und Vertretungen sorgt für den weltweiten Vertrieb. Als in die Erfolgsgeschichte des Unternehmens das Kapitel der Finanzkrise trat, sah sich KBA sowie die gesamte Branche vor neuen Herausforderungen.

So ist beispielsweise der Vertrieb verstärkt damit konfrontiert, dass Projekte selbst in späten Phasen aufgrund von unerwarteten Finanzierungsproblemen oder eingestellten Fördergeldern nicht umgesetzt werden können. Eine exakte Bewertung aller laufenden Projekte sowie die genaue Kenntnis über die Erfolgsaussichten jedes einzelnen Projekts sind daher essentiell. „Ein Tool, das es uns möglich macht, per Knopfdruck alle weltweiten Projekte strukturiert darzustellen, ist dabei unverzichtbar“, erklärt Thomas Göcke, Head of CRM am Standort Dresden bei KBA.

Heute können beim Unternehmen Marktanalysen eines bestimmten Vertriebsgebietes oder Kunden mit besonders hohem Potential per Mausklick aufgezeigt werden. Doch das war nicht immer so komfortabel. Bevor sich KBA im Sommer 2010 im Bereich Bogen-Offset für den internationalen Einsatz der Sales Cloud von Salesforce.com entschied, regierten Excel-Sheets und lokal installierte CRM-Systeme. Diese Insellösungen machten den Austausch von Daten nur schwer möglich. Es fehlte in der Unternehmenszentrale an Transparenz und Planungssicherheit. KBA entschied sich für das Ende der Excel-Ära und suchte nach einer CRM-Anwendung, die den weltweiten Vertriebsprozess standardisiert und alle Vertretungen sowie die Zentrale in einem gemeinsamen System zusammenbringt.

Der Entscheidung ging eine ausführliche Bewertung 15 verschiedener CRM-Systeme voraus, darunter Angebote von Oracle, Microsoft und SAP. Die Systeme wurden zudem sowohl aus Nutzer- als auch aus Administratorensicht getestet, wobei die Sales Cloud überzeugte. „Salesforce.com setzt Trends. Warum sollte ich mich dann für einen Anbieter entscheiden, der dem führenden Unternehmen nur hinterherläuft?“, fragt Göcke.

Der ausgewählte Cloud-Anbieter übernimmt nun die komplette technische Infrastruktur, und mit der Lizenzgebühr zahlt KBA bereits den Aufwand und die Kosten für die Wartung und Aktualisierung des CRM-Systems. Damit gewinnt der Anwender Zeit und Budget, um sich auf seine Kernkompetenzen und seine eigene Innovationskraft konzentrieren zu können.

Weltweit derselbe Stand

Ein Mini-Projektteam hat in zwölf Monaten 220 Mitarbeitern in 16 Regionen das effektive Arbeiten mit der Sales Cloud möglich gemacht. „Seit wir die Cloud im Einsatz haben, haben alle Mitarbeiter weltweit denselben Stand bezüglich projektrelevanter Informationen. Wir arbeiten effizienter und können schneller reagieren. Das steigert unsere Erfolgsaussichten für gewinnbringende Abschlüsse und uns bleibt mehr Zeit, den Erfolg voranzutreiben“, betont Göcke.

Die Meetings für alle Projekte weltweit werden bei KBA heute auf Basis von Salesforce.com geführt – und nicht mehr mit Hilfe mühsam zusammengetragener Excel-Listen. Es gibt nur eine „Quelle der Wahrheit“ und alle Beteiligen haben darauf Zugriff. So kann laufend der aktuelle Stand der einzelnen Projekte besprochen werden. Dank der Cloud können im Meeting gestellte Fragen ad hoc beantwortet werden und die Erstellung von Prognosen ist nur einen Mausklick entfernt. Möchte das Team z.B. alle Projekte sehen, die in den nächsten drei Monaten einen Abschluss versprechen, lassen sich mit Hilfe des Berichtgenerators Reports erstellen, die alle wesentlichen Punkte zu der gestellten Frage beinhalten und zusätzlich durch Grafiken visualisiert werden.

Gemeinsam mit der Nefos GmbH hat KBA eine mobile Applikation entwickelt, die Kundendaten, Opportunities, Dokumente oder Produktvideos aus der Cloud synchronisiert und offline verfügbar macht. Damit können die Vertriebsmitarbeiter orts- und netzunabhängig arbeiten und haben auf die im Verkaufsprozess wichtigen Informationen wie aktuelle Broschüren oder Präsentationen immer Zugriff. Die Applikation wurde auf der Force.com-Plattform entwickelt und ermöglicht eine Synchronisation aller Datensätze in wenigen Sekunden. „Eine derartige mobile App wird von unserem Vertrieb einfach gefordert“, so Göcke.

KBA nutzt die Sales Cloud außerdem für das Marketing und Kampagnenmanagement. Der Newsletter-Versand wird nicht mehr mühevoll mit Hilfe einer Access-Datenbank, sondern über die Cloud abgewickelt. Auch die Organisation von Veranstaltungen lässt sich mit der Cloud realisieren. „Veranstaltungen zu planen, ist mit einer logistischen Meisterleistung verbunden. Salesforce.com unterstützt uns auch in diesem Bereich, eliminiert Fehler und unnütze Mehrarbeit und schenkt unserem Marketingteam somit Zeit für die wesentlichen Aufgaben“, sagt Göcke.

Koenig & Bauer
Die Unternehmensgruppe Koenig & Bauer ist mit 6.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 1,2 Mrd. Euro (2011) der zweitgrößte Druckmaschinenhersteller der Welt und bedeutender Partner der internationalen grafischen Industrie. Kernkompetenz ist die Entwicklung und Herstellung technologisch innovativer und wirtschaftlicher Drucksysteme und dazugehöriger peripherer Anlagen.
Muttergesellschaft ist die 1817 gegründete Koenig & Bauer AG (KBA) mit den Werken Würzburg, Frankenthal, Radebeul und Trennfeld.
Im Internet: www.kba.com

Bildquelle: KBA