Das gebildete Papier

Ein Phänomen, das in vielen Unternehmen immer noch zu beobachten ist: Dokumente, die von Maschinen gelesen werden könnten, werden erst gedruckt und anschließend wieder digitalisiert, beispielsweise als TIF- oder JPG-Dateien. Das heißt, der Inhalt wird erst verschlüsselt und anschließend mittels Optical Character Recognition (OCR) wieder „lesbar“ gemacht. Das ist viel zu umständlich, zumal wichtige Informationen für die Weiterverarbeitung dabei verloren gehen.

Besser wäre es, von Beginn an Dokumente zu schaffen, die mehr Funktionalitäten enthalten. Nicht nur, dass die Versandwege heute vielfältiger sind und man sich deshalb mit dem Thema Multikanalfähigkeit beschäftigen sollte. Die heute immer noch anzutreffende Vernichtung von wichtigen Strukturinformationen auf dem Weg zur Ausgabe der Dokumente ist nicht mehr zeitgemäß.

Gefragt sind laut Dokumenten- und Output-Management-Anbieter Compart „intelligente Dokumente“ mit interaktiven Elementen, die sich an nachgelagerte Anwendungen übertragen lassen. Heute spielen Dokumente die Rolle eines „Informationscontainers“, der es Anwendern ermöglicht, weitere Aktionen auszulösen. Gemeint sind Prozesse wie Datenrecherche, Transaktionen oder das Hinterlegen von Archivierungsregeln und von Steuerungscodes zur portooptimierten Sendungserstellung. Den ursprünglich nur für den Druck vorgesehenen Dokumenten werden auf dem Weg zur Ausgabe verschiedene Metadaten, Multimedia-Informationen, Hyperlinks, Businessgrafiken und sonstige Daten mitgegeben, so dass sie nicht nur über jeden beliebigen Kanal ausgegeben werden können, sondern sich auch mit anderen Prozessen verknüpfen lassen.

„Intelligente“ Dokumente – das bedeutet aber auch Barrierefreiheit. Jedem Menschen, unabhängig von seiner geistigen und körperlichen Verfassung, muss der Inhalt in vollem Umfang zugänglich gemacht werden – ob nun als Audio-Datei oder PDF-Dateien, die durch automatisches Umfließen und Verändern der Schriftgröße Sehbehinderten den Inhalt zugänglich machen. Das ist ein Thema, das in Deutschland alle Behörden und öffentlichen Einrichtungen umsetzen müssen.

So sind beispielsweise Standardformulare und Broschüren so aufzubereiten, dass sie von einem „Screenreader“ inhaltlich und sprachlich korrekt vorgelesen werden können. Auch hier handelt es sich um die Aufwertung von Dokumenten: Man hinterlegt Informationen als Metadaten („Tagging“), die für eine korrekte Wiedergabe und Ausgabe, über welchen Kanal auch immer, erforderlich sind.

Multikanalfähige Dokumente

In diesem Zusammenhang spielt das Format PDF/UA (Universal Accessibility) eine wichtige Rolle. Im Sommer letzten Jahres als ISO-Standard 14289-1 verabschiedet, wird es die Erstellung von allgemein zugänglichen Dokumenten vereinfachen. Besser noch: Man setzt auf das Format HTML5. Die textbasierte Auszeichnungssprache gibt schon heute auf mobilen Plattformen den Ton an. Inhalte in HTML5 lassen sich für alle elektronischen Ausgabekanäle aufbereiten. Und wer das Dokument zusätzlich drucken will, dem bleibt diese Option ja erhalten.

HTML5 ist derzeit das beste Format für die größen- und kanalunabhängige Darstellung von Dokumenten. Es ermöglicht die Reformatierung, beispielsweise von A4 zum Smartphone-Display, die Konvertierung von Seitenformaten in textorientierte Formate, die Extraktion von Einzeldaten (u.a. Rückgewinnung von Rechnungspositionen) und den Aufbau von Inhaltsverzeichnissen und Indexlisten.

Mehr noch: Mit HTML5 lassen sich auch audiovisuelle Elemente, Weblinks und Charts einbetten. So entstehen auf diese Weise nicht nur multikanalfähige, sondern auch multimediale Dokumente, die dem Nutzer einen über die reine Textdarstellung hinausgehenden Mehrwert bieten. Für Unternehmen wird es also Zeit, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Dabei müssen es nicht immer groß angelegte Projekte sein. Ein in Süddeutschland bekannter regionaler Energieversorger beispielsweise arbeitet in der Abrechnung mit Indexwerten („Keywords“), mittels derer sich Rechnungen im Archiv schneller recherchieren lassen. Konkret: Alle Abrechnungen für Strom, Gas und Wasser werden zunächst als AFP-Dateien (AFP ist das gängige Format für den hochvolumigen Produktionsdruck) erzeugt und anschließend ins PDF/A-Format für die Archivierung konvertiert. Mittels spezieller Applikationen lassen sich aus den AFP-Dateien verschiedene Schlüsselinformationen wie Kundenname, Art der Belieferung, Rechnungsnummer und Kundennummer auslesen und in die Archivdatei (PDF) einbetten.

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