Das Papier verbannt

Die Förderung deutscher Steinkohle ist das Kerngeschäft der RAG Deutsche Steinkohle AG, die rund 20.000 Mitarbeiter beschäftigt. Mit Bergwerken in NRW und dem Saarland ist das Unternehmen wichtiger Auftrag- und Arbeitgeber in den Bergbauregionen und darüber hinaus. Produktivität, Arbeitssicherheit und Umweltschutz sind fest in der Unternehmensphilosophie verankert. Für die sukzessive Umstellung der Unternehmensbereiche auf eine elektronische Arbeitsweise, führte der Konzern das Enterprise-Content-Management-System (ECM) Eloenterprise der Elo Digital Office GmbH ein. „Wir wollten vor allem alte Papier­archive und Akten auflösen sowie die Informationen elektronisch im Archiv vorhalten – und damit einen sicheren Wissenstransfer für die Zukunft schaffen“, bestätigt Rolf Schäfer, Projektleiter bei der RAG.

Die Implementierung erfolgte unter Federführung der Atos IT-Dienstleistung und Beratung GmbH, die mit der Optimierung der IT-Prozesse beim Anwender beauftragt war. Das ECM-Projekt startete in der Steuer- und Rechtsabteilung. Dort werden heute alle Rechtsfälle, Urkunden und steuerrelevanten Dokumente revisionssicher archiviert. Kurz darauf folgte die Einbindung des arbeitsmedizinischen Bereichs, der alle Untersuchungsergebnisse der Mitarbeiter in einem Ärztesystem verwaltet. Vor dessen Einführung wurden die Patientenakten ausschließlich in Papierordnern aufbewahrt. Jetzt liegen sie sicher im Archiv und sind ausschließlich für berechtigte Mitarbeiter auf Knopfdruck einsehbar.

Bevor die Altakten eingescannt wurden, waren die RAG-Strukturen elektronisch im Elo-Archiv abgebildet worden. Die Verschlagwortung erfolgte teils automatisch, teils manuell. Fast jeder Unternehmensbereich besitzt mittlerweile sein eigenes elektronisches Archiv, in dem die Unternehmensdaten zentral und sicher liegen. Mittlerweile verwaltet das ECM-System auch Presseinformationen, Verträge, Dokumente des Vorstands und Betriebsrats, die Behördenkommunikation sowie technische Spezifikationen. E-Mails legen die Mitarbeiter manuell und projektbezogen direkt aus Outlook im Archiv ab.

Um medienbruchfrei zu arbeiten, wurde die ECM-Suite mit Hilfe der Schnittstelle Archivelink mit der Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) SAP verzahnt. So konnte die RAG das Papier völlig aus der IT-Beschaffung verbannen. Heute genügt hierfür ein Formular, das direkt aus Outlook an die ECM-Software übergeben wird. Diese liest automatisch die Felder aus und sorgt für die korrekte Verschlagwortung, so dass alle Dokumente an der richtigen Stelle abgelegt werden. Gleichzeitig übergibt die neue Lösung die Daten an SAP, das eine Bestellanforderung (BANF) generiert und die entsprechenden Nummern an das ECM-System kommuniziert. SAP verwaltet den grundlegenden Bestellprozess, alle dazugehörigen Dokumente liegen sicher im Archiv. Mit der elektronischen Unterstützung lässt sich nun eine Bestellanforderung schneller generieren, außerdem ist der gesamte Prozess zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Potential zur Optimierung bieten außerdem diverse Workflows. So wird die Eingangspost eingescannt und per Elo-Workflow an die jeweiligen Bereiche verteilt. Desweiteren steuern die Workflows in Kooperation mit Outlook die Abwicklung von Fremdinsolvenzen innerhalb der kaufmännischen Verwaltung: Der entsprechende Antrag gelangt zur Bearbeitung und Benachrichtigung an die Fachbereiche, die lediglich einen elektronischen Fragebogen ausfüllen.

Die RAG-Mitarbeiter stehen voll und ganz hinter dem neuen System. „Nach einer kurzen Anlaufzeit haben alle unsere Mitarbeiter das ECM-System akzeptiert, sicherlich weil es trotz komplexer Technologie selbsterlernend ist“, erklärt Schäfer abschließend. Das Unternehmen konnte mit Hilfe der Lösung letztlich seine Prozesse sukzessive optimieren und so Wissen im Unternehmen halten. Das ECM-System spielt nahtlos mit SAP zusammen, schnellere und transparentere Abläufe sind die Folge. Die berechtigten Mitarbeiter erhalten damit einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Darüber hinaus liegen die Unternehmensdaten jetzt revisionssicher und zentral im Archiv.

RAG Deutsche Steinkohle AG
Seit 1998 sind sämtliche Aktivitäten des heimischen Steinkohlenbergbaus in der RAG Deutsche Steinkohle gebündelt. Unter dem Dach der RAG Aktiengesellschaft leistet das Unternehmen damit einen wichtigen Beitrag zur nationalen Rohstoff- und Energieversorgungssicherheit. Hauptabsatzmarkt der heimischen Steinkohle sind die Stromwirtschaft und die Stahlindustrie. Das Unternehmen trägt gut zur Deckung eines Drittels des gesamten deutschen Steinkohlebedarfs bei. In den Bergbaurevieren in Ibbenbüren, im Saarland und in der Rhein-Ruhr-Region beschäftigt das Unternehmen in fünf Bergwerken und Servicebereichen rund 20.000 Mitarbeiter.
Im Internet: www.rag-deutsche-steinkohle.de

Bildquelle: RAG