Das richtige Rezept gefunden

Als einer der führenden Fruchtverarbeiter in Europa ist die Zentis GmbH & Co. KG mit Sitz in Aachen seit fast 120 Jahren auf das Veredeln von Früchten und anderen natürlichen Rohstoffen spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 1.995 Mitarbeiter und ist seit seiner Gründung in Familienbesitz. Der Unternehmenserfolg erforderte eine stetige Ausweitung der Produktionsflächen. Gleichzeitig stand die Erschließung internationaler Märkte auf dem Plan. So wurde 1997 ein Tochterunternehmen in Polen und drei Jahre später eines in Ungarn eröffnet. 2003 folgte die Tochtergesellschaft in Russland. Mitte 2008 nahm die US-Produktionsstätte in Plymouth, Indiana, den Betrieb auf. Ende 2012 übernahm Zentis schließlich die Firma Sweet Ovations LLC.

Kundenservice, gute Zusammenarbeit mit Zulieferern und Qualitätsmanagement zählen zu den Königsdisziplinen bei Zentis. Alle relevanten Informationen schnell und übersichtlich zur Hand zu haben, ist dafür eine Grundvoraussetzung. Beim Fruchtverarbeiter lagen diese unterschiedlich strukturiert in verschiedenen Abteilungen. Die Suche nach Unterlagen war aufwendig und benötigte viel Zeit. Daher schauten sich die Verantwortlichen im Jahr 2010 nach einem rechtssicheren, aber einfach zu bedienenden Dokumenten-Management-System (DMS) um.

Die Entscheidung fiel im September für Eloprofessional von Elo Digital Office. Ausschlaggebend für die Wahl der Software waren deren intuitive Bedienung, die sich an der meist gewohnten Aktenstruktur orientiert, und die schnelle Volltextsuche. „Uns war wichtig, dass das System in der Lage ist, Dokumente einfach rechtssicher abzulegen und schnell wiederzufinden. Außerdem sollte eine abteilungs-/standortübergreifende Recherche möglich sein“, beschreibt Frank Cüpper, Abteilungsleiter Elektroengineering bei Zentis, die Herausforderung.

Gemeinsam mit BCIS IT-Systeme aus Kassel erfolgte die Implementierung des DMS innerhalb von sechs Wochen. Seither nutzt Zentis die Lösung vor allem, um Dokumente aus zwei unterschiedlichen Bereichen revisionssicher abzulegen: Zum einen handelt es sich um Formulare aus dem IT-Umfeld z.B. für Berechtigungen, Anforderungen oder das Rücksende- und Bestell-Handling. Zum anderen geht es um Dokumentationen zu verfahrenstechnischen Anlagen und Bauteilen. Hierzu zählen Text- und Tabellenkalkulationsdateien sowie Präsentationen und Zeichnungen – meist im PDF-Format. Dabei wurde die bereits bei der Papierablage vorhandene Ordnerstruktur 1:1 übernommen. Die Ablage erfolgt gemäß dieser Baumstruktur mit relativ wenig Verschlagwortung, was sich positiv auf die Einarbeitungszeit auswirkte.

Zu den Dokumentationen der verfahrenstechnischen Anlagen und Bauteile gehören meist viele Fotografien. Um die Ablage der Bilder zu vereinfachen und zu beschleunigen, hat der Business-Partner spezielle Verschlagwortungsmasken für Bilder erstellt. Damit gelangen die Bilder automatisch in den richtigen Ordner und können eindeutig zugeordnet werden – ohne sie umzubenennen.

Das DMS hat die Arbeitsweise an moderne Standards angepasst. Erhält ein Mitarbeiter heute eine Dokumentation, scannt er sie über ein Multifunktionsgroßgerät ein. Dazu meldet er sich am Scanner mit seiner Benutzerkennung an. Die Netzwerkscanner legen die digitalisierten Dokumentationen mit der entsprechenden Benutzerkennung zuerst auf Dateiservern ab. Öffnet der Mitarbeiter seine Postbox, werden die eingescannten Dokumente anhand der Benutzerkennung automatisch dorthin verschoben; von dort kann er sie dann einfach im Archiv ablegen.

Diese Vorgehensweise wurde im Oktober 2011 weiter vereinfacht: Die gescannten Dokumentationen werden seither vom Netzwerkscanner direkt in der Postbox abgelegt. Mit den in der Benutzerkennung hinterlegten Informationen gelangen sie dann sogar weitgehend automatisch in den richtigen Pfad/Ordner im Elo-Archiv. Für Recherchetätigkeiten ist vor allem die integrierte Volltextsuchfunktion hilfreich. Sie findet beispielsweise auch dann in Dokumentationen zu Bauteilen die gewünschte Information, wenn der Titel nicht bekannt ist.

Die gesteckten Ziele wurden laut Anwender erreicht, die Erwartungen sogar übertroffen. Alle wichtigen Informationen sind revisionssicher archiviert, schnell auffindbar sowie abteilungs- und standortübergreifend zugänglich. „Immer wieder überzeugt das DMS dabei durch die Volltextsuche, die Integration in vorhandene Programme sowie die zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung. Dabei führte speziell die einfache Bedienung des Clients innerhalb kurzer Zeit zu einer Akzeptanz bei den Mitarbeitern“, so Cüpper. Außerdem hat der Business-Partner die Software individuell an die Anforderungen von Zentis angepasst.

Die Dokumentenhistorie wird über die Versionierung abgedeckt. Damit ist ein vollständiger Vorgang in einem Dokument ersichtlich, beispielsweise von der Anforderung über die Bearbeitung bis hin zum Abschluss. Das erhöht die Übersichtlichkeit und jede Abteilung kann sich direkt über den aktuellen Stand eines Vorgangs informieren. Dazu Frank Cüpper: „Das DMS ermöglicht uns von jedem weltweiten Produktions­standort aus den direkten Zugriff auf die aktuellste Anlagendokumentation. Dies hat auch den Informationsaustausch innerhalb des IT-Teams verbessert.“ Der mobile Zugriff auf Informationen erfolgte zunächst über das Internetgateway, seit Oktober 2011 über die ECM-App „Elo for Mobile Devices“. Das Unternehmen hat letztlich das richtige Rezept für ein modernes Dokumentenmanagement gefunden.

Zentis GmbH & Co. KG
Zentis ist ein Anbieter fruchtiger Konfitüren und feiner Marzipanspezialitäten und ein in Europa führender Fruchtverarbeiter. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Aachen.
Im Internet: www.zentis.de

Bildquelle: Zentis