De-Mail: Manipulation ausgeschlossen

IT-DIRECTOR: Herr Heun, wie kann die Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts elektronisch übermittelter Rechnungen gewährleistet werden?
U. Heun: Authentizität (Herkunft) und Unversehrtheit (Integrität) können durch den Einsatz von elektronischen Zertifikaten zur Signatur der Rechnungsdokumente gewährleistet werden. Zur Überprüfung der Herkunft und Erkennung von Manipulationen am Dokument genügen in der Regel die Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur.

IT-DIRECTOR: Welche aktuellen Anforderungen hat der Gesetzgeber an die elektronische Rechnung gestellt?
U. Heun: Seit dem Beschluss des Steuervereinfachungsgesetzes am 2. Februar 2011 existiert keine Verpflichtung mehr zur qualifizierten elektronischen Signatur oder zum Einsatz des EDI-Verfahrens für den Austausch der Rechnungsdokumente. Dennoch unterstreicht das Bundeskabinett die Nutzung dieser beiden Methoden als „besonders geeignete standardisierte Verfahren“. Darüber hinaus können zukünftig elektronische Rechnungen in Form von PDF- oder anderweitig formatierten Textdateien verwendet und als E-Mail-Anhang versandt oder via Webdownload zur Verfügung gestellt werden. Diese elektronischen Rechnungen müssen jedoch die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Es sollte jedoch im vitalen Interesse eines jeden Unternehmens zur Vermeidung von Missverständnissen und Streitfällen liegen, die Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. Auch würde niemand in Betracht ziehen, Rechnungen in Form von für jeden lesbaren Postkarten zustellen zu lassen.

IT-DIRECTOR: Wie kann beim elektronischen Rechnungsversand verhindert werden, dass Mitarbeiter vertrauliche Dokumente einsehen können?
U. Heun: Zunächst ist zu klären, ob eine Rechnung im Unternehmen als Dokument zur internen Verwendung oder als vertraulich eingestuft wird. Daran orientiert sich der Aufwand zum Schutz vor unberechtigtem Lesen. Nur wenn der Inhalt als vertraulich eingestuft wird, ist auch eine Verschlüsselung des Dokuments als solches notwendig. Ansonsten ist eine Verschlüsselung des elektronischen Transportwegs ausreichend, um die Rechnung vor den Blicken Fremder zu schützen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass auf der Empfängerseite die entsprechenden öffentlichen Schlüssel des Rechnungserstellers vorhanden sein müssen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit planen Großunternehmen den Einsatz des De-Mail-Verfahrens?
U. Heun: Es ist davon auszugehen, dass die De-Mail zunächst in Behörden zum Einsatz kommt und der Weg in Unternehmen nach ersten Praxisberichten erfolgt. Vermutlich nimmt die Verbreitung der Services einen ähnlich langsamen Verlauf wie die Einführung des elektronischen Personalausweises, da sich der Nutzen erst dann realisiert, wenn die Anzahl der Servicenutzer einen hohen Durchsetzungsgrad erreicht hat.

IT-DIRECTOR: Wo gibt es noch Verbesserungspotential?
U. Heun: Durch die Globalisierung ist eine zumindest europaweit einheitliche Regelung in Bezug auf die Sicherheitsstandards und Fragestellungen zur Empfangsbestätigung etc. wünschenswert. Besonders bei rechtlich wirksamen Dokumenten wie Verträgen profitiert man davon, dass die Herkunft und Integrität der ausgetauschten Dokumente über Grenzen hinweg sichergestellt werden kann.