Die IT im Maquet-Jahresbericht greifbar gemacht

Häufig werden IT-Verantwortliche (CIO) oft nur dann wahrgenommen, wenn etwas nicht richtig läuft. Den Wertbeitrag der IT für das gesamte Unternehmen herauszustellen, ist jedoch notwendig, um bei den Fachbereichen nicht nur als Kostenfaktor gesehen zu werden. Die IT als „Enabler“ der Unternehmensprozesse darzustellen, wird wenig genutzt. Sicher: Heute gibt es kaum eine IT-Abteilung, die nicht in regelmäßigen Abständen Service-Reports erstellt. Nur wird hier überwiegend technisch argumentiert. Von Incidents, Changes und Service Level Agreements ist da die Rede, und weniger davon, was sie den internen Kunden letztlich an Nutzen bringen. Warum also nicht aus deren Perspektive argumentieren?

Statt bis ins kleinste Detail zu beschreiben, welche Komponenten in welcher Reihenfolge installiert wurden oder welche Features eine Lösung hat, sollte erläutert werden, warum eine bestimmte Software eingeführt wurde und wie sie positiv und nachhaltig die Arbeit der Mitarbeiter beeinflusst: Wurde beispielsweise ein Helpdesk installiert, ist es sinnvoll aufzuzeigen, wie lange ein Mitarbeiter durchschnittlich für die eigene Fehlersuche benötigt. Selbst einem Laien erschließt sich durch diese Illustration der Mehrwert der neuen Support-Schaltzentrale: die Entlastung von zeitraubender Fehlersuche.

Wichtige IT-Projekte bekannt machen

Es geht um die zielgruppengerechte, nachvollziehbare Darstellung des Nutzwerts von IT-Leistungen. In diesem Zusammenhang spielen auch konkrete Kennzahlen (KPIs – Key Performance Indicators) eine wichtige Rolle. „Wenn beispielsweise 80 Prozent aller Projekte ‚in Zeit und Budget’ umgesetzt werden, dann ist dies eine hervorragende Leistung, die auch mitgeteilt werden sollte“, betont Matthias Gelsok, der als Global IT Director (CIO) am Stammsitz von Maquet in Rastatt die gesamte Unternehmens-IT verantwortet.

Dass der Bereich Global IT bei Maquet ein Team mit 110 Mitarbeitern ist, das allein von Mitte 2009 bis April 2010 mehr als 180 Projekte für den gesamten Konzern erfolgreich umgesetzt hat, war den meisten Mitarbeitern unbekannt. Der CIO und seine Kollegen wollten das mit einem regelmäßigen Jahresbericht ändern. Matthias Gelsok: „Wir benötigten eine Kommunikationsplattform, um die Mitarbeiter in den anderen Unternehmensbereichen auf anschauliche und ansprechende Art über unsere Arbeit und laufende Projekte zu informieren.“ Nicht die technischen Details sollten dabei im Vordergrund stehen, sondern die konkreten Verbesserungen für das Tagesgeschäft der Anwender in und zwischen den einzelnen Abteilungen.

Im IT-Jahresbericht werden die wichtigsten der insgesamt 180 Projekte vorgestellt. Unterstützung holte sich der Manager von der Arcondis AG. Das Beratungshaus bietet diesen IT-Jahresbericht seit kurzem als Dienstleistung an. Er orientiert sich an den Ansprüchen der Zielgruppe und adressiert CEOs und CFOs genauso wie Bereichsleiter. Inhaltliche Schwerpunkte sind die operative Serviceerbringung inklusive Branchen-Benchmarks, Finanzkennzahlen, ausgewählte Projekte im Detail sowie strategische Themen und künftige Initiativen.

Wenn der IT-Chef berichtet

Diese Art einer effektiven Kommunikationsplattform für die IT konnte bei dem Medizintechnikanbieter erfolgreich umgesetzt werden. Der englischsprachige Bericht schildert zunächst, wie sich insgesamt die Abhängigkeit des Unternehmens von externen IT-Dienstleistungen verringert hat und damit Kosten reduziert wurden. Grafisch aufbereitete Kennzahlen zeigen zudem die operativen Leistungen der IT en détail. „Wichtig war hier, nicht nur die nackten Zahlen zu präsentieren, sondern mit verständlichen Vergleichen die Zahlen plastischer zu machen.“

Außerdem im Bericht: ausgewählte Projekthöhepunkte, darunter die informationstechnologische Integration von zwei Geschäftsfeldern des amerikanischen Unternehmens Boston Scientific Corp., die Anfang 2009 zugekauft wurden: Cardiac Surgery und Vascular Surgery. In den USA musste eine komplett neue Infrastruktur aufgebaut werden. Keine einfache Aufgabe für Matthias Gelsok und sein Team: Eine enge Deadline (November 2009), die Überführung von verschiedenen Anwendungen in ein neues Gesamtsystem und die damit verbundene komplexe Datenmigration waren die Haupthürden.

Hinzu kam die Implementierung weiterer Software-Lösungen, u.a. für Business Intelligence (BI) sowie in der Produktion. Trotz dieser Anforderungen wurde das Projekt „on time and in budget“ umgesetzt. „Es ist entscheidend, einen Merger so schnell wie möglich auch zu vollziehen, um keine Informationsinseln zu erzeugen. Ein optimierter Datentransfer sowie eine höhere Informationsqualität beeinflussen alle Unternehmensbereiche von der Produktion bis zum Vertrieb“, weiß Matthias Gelsok. „Wir zeigen dies an konkreten Beispielen, so dass der Leser des IT-Jahresberichts ­unseren Beitrag zum Wertschöpfungsprozess versteht. Eine schnelle IT-Integration bedeutet Cash pur, gerade bei einer akquisitionsgetriebenen Unternehmensgruppe wie Maquet.“

Ähnlich anschaulich werden weitere Projekte geschildert, so auch die SAP-Einführung bei der Landesgesellschaft Irland. Diese hatte wegen ihrer äußerst heterogenen Infrastruktur naturgemäß Optimierungspotential bei der Datenhaltung und -verarbeitung. Mit der Neustruk­turierung gelang der ­Landesgesellschaft ein gewaltiger informationstechnologischer Sprung nach vorn.

Der IT-Jahresbericht ist allerdings kein herkömmlicher Newsletter, vielmehr gleicht er einem modernen Geschäftsbericht: Das Layout entspricht dem Corporate Design (CD), aussagekräftige Bilder, auf denen sich die Mitarbeiter wiederfinden, und eine verständliche Sprache machen ihn zu einer interessanten Lektüre und zu einem wirkungsvollen Marketingins­trument. „Heute wissen 90 Prozent aller Mitarbeiter über unsere Tätigkeit Bescheid“, berichtet Matthias Gelsok.

Acht Wochen benötigte man für die Erstellung des Berichts. Gemeinsam mit Arcondis selektierte man zunächst die Themen und legte fest, welche Kennzahlen dargestellt werden sollten. Dabei wurde auch eine Klassifizierung vorgenommen: Projekte zur Kosteneinsparung, zur Verbesserung der Produktivität und zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Für jedes Projekt beauftragte man zwei Kollegen mit der Erstellung, die Entwürfe gingen anschließend zur Ergänzung an die externen Berater und an Matthias Gelsok, der die redaktionelle Aufsicht innehatte. Am Ende erfolgte die Prüfung durch alle Beteiligten und das Corporate Marketing. „Die strukturierte Vorgehensweise und hohe Einsatzbereitschaft der Berater haben zur schnellen Fertigstellung beigetragen. Vor allem die zielgruppengerechte Kommunikation hat uns überzeugt“, so Gelsok abschließend.

IT-Jahresbericht als Kommunikationsplattform

- Eignet sich vor allem für international ausgerichtete Unternehmen
- Anschaulich darstellen, wie IT nachhaltig die Geschäftsprozesse unterstützt
- Konkrete Kennzahlen mit aussagekräftigen Bildern/Charts und Vergleichen unterstützen
- Verständliche, zielgruppengerechte Sprache und Aufmachung verwenden
- Unterstützung durch ein branchenerfahrenes Beratungshaus mit ausgewiesener Expertise im Informationsmanagement nutzen – vor allem dann, wenn die eigenen Ressourcen begrenzt sind bzw. wenn es kein internes IT-Marketing gibt
- Jahresberichte regelmäßig erstellen („rollierender Prozess“)
- Feedback von Management und Mitarbeitern anfordern

Quelle: Matthias Gelsok, Global IT-Director bei Maquet

Über Maquet
Maquet ist ein weltweit führender Anbieter von Produkten und Lösungen für Operationsräume, Hybrid-OPs, das Herzkatheterlabor sowie Intensivstationen und den Patiententransport. Das Unternehmen hat im Jahr 2009 einen Umsatz von fast 1,1 Mrd. Euro erwirtschaftet und beschäftigt heute 5.000 Mitarbeiter in 36 internationalen Vertriebs- und Serviceorganisationen sowie einem Netzwerk von mehr als 250 Handelsvertretungen. Fertigungslinien befinden sich an zwölf Standorten in sechs Ländern.
Im Internet: www.maquet.com

Bildquelle: Maquet