17.03.2017 Akzeptanz gefragt!

Die Rolle der Mitarbeiter beim UCC-Einsatz

Von: Lea Sommerhäuser

Daniel Wille, Produktmanager der Auerswald GmbH, betont im Interview: „Die größte Funktionsbreite und die beste Integration einer UCC-Lösung nutzen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht damit umgehen können und die Lösung allenfalls halbherzig akzeptieren.“

Daniel Wille, Auerswald

„Sobald die Collaboration die Binnengrenzen eines Unternehmens übersteigt, wird die Bandbreite ein Thema“, so Daniel Wille, Produktmanager der Auerswald GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Wille, was sind Ihrer Ansicht nach die drei wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends (UCC) in 2017?
D. Wille:
Nachdem es in den USA schon hohe Verbreitung erreicht hat, wird Unified Communication as a Service (UCaaS) auch in Europa an Bedeutung gewinnen. Ein weiterer Trend wird die Integration mobiler Arbeitsplätze durch Mobile Clients oder FMC-Lösungen sein. Dank steigender Bandbreiten und leistungsstärkerer Netzwerke werden außerdem die Themen Video-Telefonie sowie Video-Conferencing verstärkt in den Fokus der Anwender rücken.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung schreiben Sie an dieser Stelle der „agilen Zusammenarbeit“ – Stichwort „Collaboration“ – zu?
D. Wille:
Für Unternehmen wird Collaboration auch 2017 ein prägendes Thema sein, und es wird immer wichtiger. Schneller Austausch von Informationen oder kurzfristige Abstimmungen zwischen Kollegen – auch von unterwegs aus: Das sind dabei die bestimmenden Faktoren.

IT-DIRECTOR: Wie sieht demnach der „Arbeitsplatz der Zukunft“ aus?
D. Wille:
Je nach Branche wird es natürlich Unterschiede geben. Generell aber wird der Arbeitsplatz der Zukunft individueller und flexibler sein. Die Zahl der „Nine to Five“-Arbeitsplätze wird auf jeden Fall abnehmen. Ist die richtige Anbindung an ein UCC-System vorhanden, können Arbeitnehmer mit ihren Notebooks, Smartphones und Wearables heute von fast überall arbeiten. Auch das klassische Konzept, dass es für jeden einzelnen Mitarbeiter einen festen Büroarbeitsplatz gibt, wird nicht mehr selbstverständlich gelten. In Zukunft werden wir immer häufiger auf Shared-Desk-Modelle treffen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit befassen sich Großunternehmen bereits mit der Umsetzung eines „Modern Workspace“?
D. Wille:
Bei vielen Großunternehmen ist das schon seit geraumer Zeit ein Thema. Denn was die Gestaltung des Arbeitsplatzes, technische Arbeitsmittel und die Erwartungen an die Work-Life-Balance betrifft, werden diese Unternehmen vor allem durch die „Young Professionals“ vor große Herausforderungen gestellt. Auch sogenannte Co-Working Spaces werden hier zunehmend interessant und könnten sich für Großunternehmen als vorteilhaft erweisen.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile und Möglichkeiten ergeben sich durch die Gestaltung von flexiblen Arbeitsplätzen, mit welchen Nachteilen müssen Büronomaden zugleich rechnen?
D. Wille:
Mieten und Instandhaltungskosten sind für Unternehmen oftmals einer der größten Kostenblöcke. Durch Organisationsformen wie Shared Desk oder Home Office kann der vorhandene Raum effizienter genutzt werden. Das senkt die Kosten. Und auch die Arbeitnehmer profitieren: So wird es z.B. durch flexible Arbeitsplätze möglich, dass Projektteams immer in einem gemeinsamen Office arbeiten. Zudem kann die Arbeitszeit flexibler gestaltet und so die Work-Life-Balance spürbar verbessert werden.

IT-DIRECTOR: Welche UCC-Technologien unterstützen konkret die Umsetzung eines „Modern Workspace“?
D. Wille:
Zu nennen sind hier ganz klar Softphones (Mobile oder Notebook), Free Seating sowie Instant und Unified Messaging.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt hier die Cloud? Inwieweit konnte sie bereits das Vertrauen der Anwender gewinnen?
D. Wille:
Nach anfänglicher Skepsis haben die Anwender mittlerweile mehr Vertrauen – jedenfalls dann, wenn es sich um eine „Cloud made in Germany“ handelt, die Daten also von deutschen Anbietern in deutschen Rechenzentren gehostet werden. Die Bedeutung der Cloud wächst hier kontinuierlich. Gleichwohl bevorzugen die meisten Unternehmen noch immer lokale ITK-Systeme, vorausgesetzt, dass diese in Sachen Mobilität, Funktionen und Usability dasselbe bieten können wie eine Cloud-Lösung.

IT-DIRECTOR: Inwieweit konnten gesetzliche Fragen zu den Themen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ im Rahmen von Cloud-Telefonie geklärt werden?
D. Wille:
Rechtsfragen in Sachen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ wurden eine ganze Zeit lang auf europäischer und interkontinentaler Ebene angegangen – durchaus konstruktiv und mit Erfolg: Es wurden Einigungen erzielt – auch mit multinationalen Dienste-Anbietern – und es waren Fortschritte erkennbar. In letzter Zeit aber ist ein gegenläufiger Trend zu beobachten, da nationale Sicherheitsbedürfnisse wieder stärker in den Fokus rücken. In Deutschland mag das weniger der Fall sein. Es stimmt aber beispielsweise nachdenklich, dass amerikanische Wissenschaftler begonnen haben, ihre Forschungsergebnisse auf privaten bzw. nicht mit dem Internet verbundenen Servern zu sichern.

IT-DIRECTOR: Wie stellen Unternehmen fest, ob sie grundsätzlich für die Kommunikation aus der Wolke bereit sind?
D. Wille:
Grundsätzlich muss immer erst einmal geklärt werden, welche Anforderungen ein Unternehmen überhaupt an seine Kommunikationslösung hat. Erst im Anschluss daran kann der konkrete Lösungsbedarf bestimmt und gegebenenfalls über die Cloud nachgedacht werden. Sinnvoll können Cloud-Lösungen z.B. für Unternehmen sein, bei denen viele kleinere Standorte miteinander vernetzt werden müssen. Auch für Betriebe, die über einen schwankenden Personalbedarf verfügen, kann die Cloud interessant sein – weil gehostete Lösungen eine besonders flexible Skalierung der User-Zahl ermöglichen.

IT-DIRECTOR: Welche Voraussetzungen müssen letztlich erfüllt sein, damit alle Kommunikationsdienste (Telefonie, Videokonferenzen, Desktop-Sharing, etc.) reibungslos funktionieren und der Kollaboration der Mitarbeiter unternehmensweit nichts im Wege steht?
D. Wille:
Sobald die Collaboration die Binnengrenzen eines Unternehmens übersteigt, wird die Bandbreite ein Thema. Sie erweist sich derzeit vor allem in ländlichen Regionen allzu oft als limitierender Faktor. Es steht zu hoffen, dass sich die All-IP-Umstellung hier positiv auswirkt. Außerdem müssen Unternehmen bei der Einführung oder Erweiterung von UCC-Lösungen künftig noch mehr Wert auf Einweisungen und Schulungen legen. Denn auch die größte Funktionsbreite und die beste Integration einer UCC-Lösung nutzen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht damit umgehen können und die Lösung allenfalls halbherzig akzeptieren.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen sehen Sie aktuell noch viel Handlungsbedarf im Bereich „UCC“?
D. Wille:
Die größte Herausforderung wird sein, der hohen Erwartungshaltung der Anwender gerecht zu werden. Einfach zu bedienende Programme wie Whatsapp, Threema oder Skype haben den Anspruch an die Benutzerfreundlichkeit von Kommunikationssoftware nach oben schnellen lassen. In diesen Erwartungshorizont müssen sich auch Kommunikationslösungen für den Business-Bereich einfügen. Anderenfalls werden sie sich nicht durchsetzen.

Bildquelle: Auerswald

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