Digitale Mieterakte

Die 1951 gegründete Buwog Group ist ein deutsch-österreichischer Komplettanbieter im Wohnimmobilienbereich. Mit insgesamt 52.500 Wohnungen in beiden Ländern zählt sie zu einem wichtigen Teilnehmer am deutschen Markt. Neben dem Vermietungsgeschäft deckt sie mit den Geschäftsbereichen Immobilienverkauf und -entwicklung die gesamte Wertschöpfungskette des Wohnungssektors ab. Mit einem jährlichen Neubauvolumen in Wien und Berlin von jeweils 500 bis 700 Wohnungen ist das Unternehmen dort ein aktiver Wohnbauträger und Immobilienentwickler.

Von der Standortentwicklung bis zum schlüsselfertigen Mietobjekt ist es ein weiter Weg, den es entsprechend zu dokumentieren gilt. Parallel dazu ist das Dokumentenaufkommen auch bei der Immobilienverwaltung hoch. Im Schnitt kommen jeden Monat 10.000 neue Dokumente hinzu. Im Jahr 2007 hatte die Buwog gemeinsam mit dem Warenwirtschaftssystem (ERP) Microsoft Dynamics NAV eine Software für digitale Archivierung und Dokumenten-Workflow implementiert. „Diese funktionierte zu Beginn mit wenigen Mandanten gut. Doch mit dem kontinuierlichen Anstieg der Mandantenzahl erkannten wir, dass die Konfiguration für diese Menge nicht ausgelegt war. Das System wurde immer langsamer und die Ablage geriet durcheinander“, beschreibt Lukas Schön, Applikationsmanager bei der Buwog Group, die Ausgangssituation. Das Unternehmen benötigte ein System für Enterprise-Content-Management (ECM), um nicht im Datenchaos zu versinken.

Digitale Verwaltung, weniger Papier, dafür ein schnellerer Zugriff auf Daten und Dokumente – so lauteten weitere Vorgaben für die ECM-Software. Die Idee war, künftig alle Eingangsrechnungen einzuscannen, um eine digitale Rechnungsprüfung zu ermöglichen. Desweiteren sollten der gesamte Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten sowie jegliche geschäftsrelevanten Dokumente wie Verträge, Pläne oder Fotos digital archiviert werden. Ziel war, eine redundante Datenablage zu vermeiden, die Datenbankgröße zu reduzieren und die Performance zu steigern.

2012 wurden entsprechende Systeme evaluiert. Dabei fiel die Wahl auf die Java-basierte ECM-Software „ELOenterprise“ aus dem Hause Elo Digital Office. Deren Einführung startete mit einer Konzeptionsphase, in der zuerst der Ist-Zustand analysiert wurde. Anschließend definierte der Anwender die Wünsche und Ziele als Soll-Zustand. Dazu gehörten vor allem höhere Leistungsfähigkeit und Service-Qualität für Kunden bzw. Mitarbeiter, aber auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben sowie niedrigere Kosten. Die Umsetzung erfolgte schrittweise ab 2013, wobei die Migration und Konsolidierung der bestehenden Systeme praktisch parallel verlief. 2014 wurde auch die Rechtsabteilung angebunden.

Alle Belege zugriffsbereit

Bereits im Mai 2013 ging das ECM-System in den Produktivbetrieb. Speziell geschult wurden nur die Power-User, die innerhalb von acht Stunden im ­Umgang mit der Software vertraut waren. In der elek­tronischen Mieterakte sind nun alle zusammenge­hörenden Dokumente und Belege sicher und zugriffsbereit abgelegt, was die Arbeit der Anwender deutlich erleichtert. Früher war es schwierig, Be­lege im laufenden Betrieb einzupflegen. Die beschränkten Bandbreiten waren vor allem für die Außenstellen problematisch. Dank des integrierten Upload-Centers wurde diese Hürde genommen. Belege lassen sich nun in den Randzeiten hoch­laden. Alternativ wird der Traffic einfach umgeleitet.

Zu den Hauptvorteilen der Software gehört der Screen-Reader, welcher automatisch erkennt, auf welchem Datensatz sich der Benutzer gerade befindet. Aber auch die Sidebar, die alle relevanten Inhalte anzeigt, ohne dass der Anwender einen zweiten Client starten oder sich durch eine Baumstruktur klicken muss. Damit waren auch die Anforderungen der User erfüllt: nämlich möglichst rasch und direkt an die Belege zu kommen.

Eine Arbeitserleichterung ist die Möglichkeit, dem Mieter oder Kunden sämtliche zu einer Betriebskostenabrechnung gehörenden Belege auf Anfrage elektronisch zu übergeben. Während das alte System die Fachabteilungen zwang, jeden Beleg einzeln zu exportieren, funktioniert das heute mit der Intelligenz und Flexibilität eines Rich Clients. Dieser hält zahlreiche Funktionen für die Suche, Baumdarstellung oder das gleichzeitige Archivieren von Belegen in unterschiedlichen Hierarchien bereit – und nicht zuletzt für deren Export.

Mittlerweile umfasst das Archiv der Buwog Group rund 1,7 Millionen Dokumente, die Zahl wächst stetig. Das ECM-System habe sich bewährt und unterstütze die täglichen Geschäftsprozesse optimal, so der Anwender. Es spiele mit dem ERP-System zusammen, so dass die Rechnungsprüfung heute digital erfolgt. „Aufgrund der Flut an Eingangsrechnungen wäre eine Verarbeitung ohne ECM-System nicht mehr zu bewältigen“, so Schön.

Aktuell beginnt die Planung für die Integration der deutschen Tochtergesellschaften, dort ist unter anderem das ERP-System SAP im Einsatz. Die Umsetzung soll bis Mitte 2016 erfolgen. Im Laufe dieses Jahres ist zudem geplant, in Österreich ein Klassifikations-Tool des Anbieters einzusetzen, um die Eingangsrechnungen noch effizienter zu verarbeiten.


Die Buwog AG
2014 wurde das Unternehmen von der Immofinanz-Gruppe im Zuge eines Spin-offs abgespalten und notiert seither als Aktiengesellschaft an den Börsen in Frankfurt, Wien und Warschau. Im selben Jahr gab sie das Drittverwaltungsgeschäft mit Gewerbeimmobilien ab und integrierte die Wohnimmobilienplattform von Prelios Deutschland mit rund 300 Mitarbeitern. Damit beschäftigt die Gruppe rund 750 Mitarbeiter.


Bildquelle: Buwog