Direkte Anbindung an SAP

Dabei kann sowohl die E-Mail eines Geschäftspartners verarbeitet werden als auch jede freie Text-E-Mail von unbekannten Absendern, heißt es. Die Lösung ergänze so auf ideale Weise die Tangro Inbound Suite zur Verarbeitung von eingehenden Dokumenten. Die Lösung zur E-Mail-Verwaltung erkennt Eigenschaften und Inhalte von E-Mails automatisiert und soll so eine sinnvolle Bearbeitung, Weiterleitung und Ablage der elektronischen Nachricht ermöglichen. Untersucht werden dabei sowohl Metadaten, wie Eingangsdatum, Absenderadresse und Betreff, als auch der sogenannte Body, also der eigentliche Textinhalt der E-Mail. Analysiert wird zudem jedes Attachement, etwa angehängte PDF-Dateien. Die Klassifizierung erfolgt anhand freier Texterkennung, durch die bestimmte Schlagworte wie „Rechnung“ oder „Bestellung“ erkannt werden.

Das Besondere dabei: Mit Tangro wird die Mail automatisch oder bei Bedarf auch per Drag & Drop an das richtige Modul zur Verarbeitung in SAP weitergeleitet. Gleichzeitig erfolgt außerdem eine Verknüpfung mit dem zugehörigen Business-Objekt im SAP-System wie Partner, Angebot, Auftrag oder Projekt. So soll die Nachricht mit sämtlichen Belegen gleich mit dem richtigen Geschäftsvorgang verbunden und für alle Mitarbeiter im Unternehmen leicht wieder auffindbar sein.

Besonders einfach wird die Verarbeitung von elektronischen Nachrichten, wenn der Einkäufer SAP im Einsatz hat. Hier bietet Tangro nach eigenen Angaben einen speziellen Adapter an, mit dessen Hilfe die Bestelldaten in strukturierter Form und damit sicher in das PDF der Bestellung eingebettet werden. Beim Lieferanten als empfangendem Unternehmen können die Inhalte dann ohne weitere Texterkennung direkt in der passenden Lösung OM (Order Management) weiterverarbeitet werden. Der kostenintensive Einsatz von EDI-Konvertern sei nicht notwendig.

Für Bestellende, die ein anderes ERP-System im Einsatz haben, wird Tangro nach eigenen Aussagen ebenfalls entsprechende Adapter zur Verfügung stellen. Versendet der Einkäufer eine Bestellung ohne strukturierte Daten, etwa einfach als PDF per E-Mail, so wird diese ebenfalls automatisch verarbeitet. Dabei kommt die bewährte Textinterpretation vom Anbieter analog zur Papier- und Faxverarbeitung zum Zug: Das digitale PDF-Dokument wird auf Schlagworte hin untersucht, klassifiziert und entsprechend der erkannten Inhalte an die richtigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Selbstlernende Funktionen sorgen dabei für eine stetige Optimierung und Aktualisierung der Erkennung.

Ist die Anwendung des Einkäufers nicht in der Lage, die Bestellung per E-Mail und PDF zu versenden, sorgt ein PDF-Mailer dafür, dass auf der Eingangsseite wiederum die Tangro-Textinterpretation zum Einsatz kommen kann. In jedem Fall wird das PDF-Dokument mit dem zughörigen Business-Objekt in SAP verbunden und in den passenden Geschäftsprozess integriert. Soweit erforderlich, erfolgt zudem eine automatisierte Weiterleitung der E-Mail in Übereinstimmung mit den individuellen Workflow-Anforderungen im Unternehmen. So soll sichergestellt sein, dass der zuständige Sachbearbeiter die Nachricht sofort erhält und die Bestellung zeitnah abgewickelt werden kann.

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Bildquelle: Tangro