Distanz überbrücken

IT-DIRECTOR: Herr Kintz, welche Bedürfnisse hat der Arbeitnehmer 2.0 in puncto Kommunikation?
E. Kintz: Aktuell unterliegen die Arbeitsgewohnheiten einem grundlegenden Wandel. Es ändert sich nicht nur das Wie, sondern auch das Wo der Tätigkeiten. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von dem neuen Büro oder dem New Office. Hier wird immer häufiger in kleinen, informellen Teams kooperiert. Oft sind die Mitglieder weit verstreut und arbeiten von zuhause oder eben auch von unterwegs. Die Kollaboration erfolgt virtuell – auf diese Weise werden Kollegen weltweit zusammengebracht. Diese modernen Arbeitnehmer benötigen Kommunikationstechnologie, die flexibel genug ist, von überall aus das Arbeiten zu ermöglichen. Um die physische ­Distanz zu überbrücken, muss sie eine bestmögliche Audio- und Videoqualität bereitstellen.

IT-DIRECTOR: Welche Kommunikationskanäle werden derzeit präferiert?
E. Kintz: Wir beobachten, dass Unternehmen neben asynchronen Tools wie E-Mail verstärkt auf Echtzeitkommunikation, also z.B. Instant Messaging oder Videokonferenzen, setzen und diese in ihre Produktivitätsplattformen und Arbeitsprozesse integrieren. Video Collaboration gewinnt hier deutlich an Gewicht. Man denke beispielsweise an einen Versicherungsagenten: Wenn er im Schadensfall direkt vor Ort Videobeweise aufnimmt und damit die Kollegen im Büro umgehend informiert werden, können auch entsprechende Schadensersatzzahlungen schneller angestoßen werden.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich Großunternehmen aktuell mit Videokonferenztechnologien?
E. Kintz: Große Unternehmen begannen als erste damit, Videokonferenzsysteme in Meeting-Räumen zu installieren. Sie erkannten auch als erste die Vorteile, ihren Mitarbeitern Videotelefonie auf deren Desktops bereitzustellen. Dass sie hier Vorreiter waren, ist sicherlich wenig überraschend, weil gerade bei ihnen die Mitarbeiter oftmals auf viele Standorte und damit weit verstreut sind. Es sind vor allem auch die großen Firmen, die verstehen, dass dank qualitativ hochwertiger Videotelefonie die Zusammenarbeit vereinfacht und effektiver gestaltet wird. Und dies ohne große Reisebudgets. Dennoch gibt es hier Nachholbedarf bei der Intgration der Technologie in kleine Meeting-Räume und die tägliche Arbeitsumgebung.

IT-DIRECTOR: Welche Aspekte spielen bei der Auswahl einer  Lösung eine wichtige Rolle für den Anwender?
E. Kintz: Der Anwender will einfache Lösungen und nicht vor jedem Anruf seinen Administrator um Hilfe fragen müssen. Aus Sicht der IT-Verantwortlichen sollten neben der Unkompliziertheit sämtliche Aspekte hinsichtlich der Total Cost of Ownership (TCO) beleuchtet werden: von den Endpoints über den IT-Support bis hin zum Backend. In vielen Fällen kann etwa der Kostenfaktor der Infrastruktur durch virtuelle Umgebungen, sei es On-premise oder auch in der Cloud, reduziert werden. Hinzu kommt eine neue Generation an Endgeräten, die Video Conferencing einer breiten Masse zugänglich machen. Diese sind nicht nur günstig, sondern liefern auch hohe Qualität und lassen sich einfach installieren und nutzen.

IT-DIRECTOR: Mit welchem Aufwand müssen Unternehmen im Rahmen der Einführung einer Videokonferenzlösung rechnen?
E. Kintz: Wenn Unternehmen neue Kommunikationsmethoden implementieren, unterschätzen sie häufig das notwendige Change Management. Auch bei den Themen Video Conferencing oder Unified Communications (UC) ist es allein mit dem Ausrollen der neuen Technologie nicht getan. Stattdessen sollten die Art und Weise der Zusammenarbeit sowie die Möglichkeit zur Geschäftsprozessoptimierung grundlegend überdacht werden. Insofern bedarf es sowohl Zeit als auch Training, um einen größtmöglichen Return on Investment (ROI) zu erzielen.

IT-DIRECTOR: Welche Hürden sind oftmals zu überwinden?
E. Kintz: IT-Manager müssen UC-Implementierungen den Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter anpassen, anstatt durch neue Technologien Veränderungen in den Prozessen zu erzwingen. Es ist also ein Verständnis der jeweiligen Umstände gefragt. Seien es der Telearbeiter im Home Office, der „Road Warrior“, der ständig unterwegs ist, vielbeschäftigte Führungskräfte oder eben virtuelle Teams. Es muss sichergestellt werden, dass das Audio-und Video-Erlebnis die Erwartungen der Anwender erfüllt, während die Endpunkte im Unternehmen standardisiert werden. Zu viele IT-Teams konzentrieren sich lediglich auf die Software-Implementierung und vergessen dabei das Nutzererlebnis.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich nach Ihren Erfahrungen die Nutzerakzeptanz innerhalb eines Unternehmens? Werden Videokonferenzlösungen stets problemlos von allen Mitarbeitern akzeptiert oder muss viel Überzeugungsarbeit geleistet werden?
E. Kintz: Werden UC-Implementierungen ohne Rücksicht auf die Bedürfnisse der Anwender oder die Effizienz der Prozesse durchgeführt, droht schnell ein Scheitern. Mit entsprechender Planung und Training sind die Anwender eher bereit, neue Technologien anzunehmen.

IT-DIRECTOR: Durch welche weiteren UC-Maßnahmen und -Lösungen können die Produktivität und Flexibilität im Unternehmen gesteigert werden?
E. Kintz: Wie bereits erwähnt liegt der Schlüssel zum ROI und zu den Vorteilen in der Überarbeitung der Geschäftsprozesse. Die „Time to Market“ für neue Produkte kann beispielsweise verkürzt werden, wenn die in verschiedenen Ländern daran arbeitenden Ingenieure sich während der Sitzungen sehen und zudem Designprototypen vorzeigen können. Ärzte sind in der Lage, Patienten in weit entfernten Kliniken innerhalb kurzer Zeit zu besuchen und so die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Derlei Anwendungsbeispiele verdeutlichen, wie stark unsere Arbeitswelt im Wandel begriffen ist.