13.02.2017 Manifestierung einer einheitlichen Strategie

DMS-Infrastruktur über Grenzen hinweg

Von: Lea Sommerhäuser

Die Einführung einer einheitlichen DMS-Infrastruktur mit zielorientierten Lösungen über Niederlassungsgrenzen hinweg bedeutet die Manifestierung einer einheitlichen Strategie und die Nutzung einer einheitlichen Informationsplattform. Dies betont Michele Barbato, Produktmanager bei der Ceyoniq Technology GmbH, im Interview mit IT-DIRECTOR.

Michele Barbato, Ceyoniq

„Der sichere Datenaustausch ist nicht primär eine Anforderung an ein DMS. Basis dafür ist eine entsprechende IT-Infrastruktur des Unternehmens, z.B. VPN- oder Verschlüsselungsinfrastrukturen“, meint Michele Barbato, Produktmanager bei der Ceyoniq Technology GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Barbato, inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
M. Barbato:
Bei Großunternehmen sind häufig verschiedene DMS-/ECM-Systeme im Einsatz, die viral, entweder aufgabenspezifisch, aus organisatorischen Anforderungen oder als Zusatzfunktion einer Fachanwendung (z.B. Personalakte) zur Anwendung kommen. Das stellt Großunternehmen im Sinne einer einheitlichen Information Governance vor große Herausforderungen, da eine gesicherte Information als wertvollstes Gut im Unternehmen nicht zielorientiert genutzt werden kann.

Bei eigenständigen Niederlassungen, d.h. Organisationseinheiten mit eigenständiger IT, finden häufig lokale Entscheidungen statt, die zu Insellösungen führen. Mit den kostenlosen und einfachen Angeboten von Cloud-Anbietern oder integriert in Basissysteme wie z.B. Onedrive von Microsoft oder in Office-Anwendungen kommen noch disruptive DMS-Technologien auf alle Unternehmen zu, die es erst einmal zu beherrschen und im Sinne der Unternehmensziele einzuordnen gilt.

Die Einführung einer einheitlichen DMS-Infrastruktur mit zielorientierten Lösungen über Niederlassungsgrenzen hinweg bedeutet die Manifestierung einer einheitlichen Strategie und die Nutzung einer einheitlichen Informationsplattform. Damit Großunternehmen sich dafür entscheiden können, sind viele wichtige Leistungsanforderungen an das DMS geboten. Daher haben wir unserer Informationsplattform Nscale eine Cloud-Strategie gegeben. Mobile Zugriffsmöglichkeiten sind von großer Bedeutung und können mit den mobilen Clients von Nscale gut abgebildet werden.

Wichtig sind aus dem Blickwinkel der Infrastruktur- und Integrationsfunktion moderne Schnittstellen, die mit den Technologietrends konform gehen. Nscale basiert auf einer modernen Technologiearchitektur. Durch diese bietet das System Schnittstellen, um die geforderten DMS-Funktionen in jede Anwendung des Kunden einzubinden. Damit lässt sich ein ergonomisches Arbeiten mit aktuellen und gesicherten Informationen in allen Anwendungen eines Unternehmens und an jedem Prozessschritt realisieren.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
M. Barbato:
Falls eine Niederlassung zur Zentrale eine sehr schlechte Verbindung hat oder diese keinen Dokumentenaustausch benötigt, da die Aufgaben klar abgegrenzt sind, kann der Einsatz von unterschiedlichen Dokumenten-Management-Systemen einen Vorteil darstellen.

Nachteile liegen vor allem in der fehlenden Vernetzung bei der schnellen Informationsbereitstellung, was dazu führt, dass Mitarbeiter bei der standortübergreifenden Kommunikation verstärkt auf bilaterale Kanäle wie z.B. E-Mails oder unkontrollierbare Cloud-Dienste (z.B. Dropbox) zurückgreifen. Damit entstehen Informationsinseln. Das erschwert anschließend wiederum den standortunabhängigen Zugriff auf prozessrelevante Informationen.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
M. Barbato:
Ein einheitliches DMS basiert auf einer einheitlichen Strategie, welche den Unternehmenszielen dient. Auf dieser Basis ist ein effizientes Informationsmanagement der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation. Denn eine Information ist immer nur dann wirklich wertvoll für einen Prozess, wenn sie jederzeit und überall verfügbar ist. In international aufgestellten Unternehmen ist ein einheitliches Informationsmanagement-System die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.

IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
M. Barbato:
Moderne Lösungen basieren auf einer intuitiven Nutzerführung. Bei der Nscale-Entwicklung wird Wert auf Usability gelegt, sodass der Umgang mit dem System schnell erlernt ist und der Schulungsaufwand gering ausfällt.

IT-DIRECTOR: Die gesetzliche Regelung im Umgang mit Daten und Dokumenten ist von Land zu Land unterschiedlich. Inwieweit wird dies von einem Dokumenten-Management-System berücksichtigt?
M. Barbato:
Ein DMS hat verschiedene Möglichkeiten, Compliance-Anforderungen umzusetzen. Das wichtigste ist ein mächtiges Berechtigungssystem auf Basis von Indexwerten. Sehr gute DMS-Lösungen können funktionale Anforderungen über Rollen abbilden, die in Kombination mit Indexwerten zu einem hocheffizienten Werkzeug werden, um gesetzliche Regelungen eines Landes im Sinne des Unternehmens abzubilden.

Auf der Anwenderebene, um z.B. die grundsätzliche Revisionssicherheit zu unterstützen, gibt es bei DMS-Lösungen Check-in- und Check-out-Funktionen sowie Versionierungs- und Protokollierungsfunktionen. Das sind Standardfunktionen von Nscale, die in vielen Ländern ähnlich gefordert sind. Darüber hinaus werden weitere Funktionen angeboten, z.B. langzeitstabile Dokumentformate (z.B. PDF/A) über den Rendition-Service und Annotationsfunktionen, um aktiv mit Dokumenten zu arbeiten, ohne sie zu verändern.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg gewährleistet?
M. Barbato:
Der sichere Datenaustausch ist nicht primär eine Anforderung an ein DMS. Basis dafür ist eine entsprechende IT-Infrastruktur des Unternehmens, z.B. VPN- oder Verschlüsselungsinfrastrukturen. Unsere Lösung erfüllt darüber hinaus hohe Sicherheitsanforderungen, sowohl im Inhouse-Einsatz als auch in der Cloud und im Rechenzentrumseinsatz. Dazu bietet sie z.B. die Möglichkeit, die Kommunikation zwischen allen relevanten Komponenten zu verschlüsseln. Die Kommunikation mit der Datenbank kann ebenfalls verschlüsselt werden – auch bei Einsatz eines LDAP-Verzeichnisdienstes. Mit der Nutzung von Client-/Serverzertifikaten wird die Verbindung zwischen den verschiedenen Komponenten abgesichert. Zusätzlich kann auch eine Objektverschlüsselung eingerichtet werden. Damit werden Dokumente durch das Storage-Backend verschlüsselt verwaltet, sodass die Dokumente nicht frei einsehbar sind.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
M. Barbato:
Eine heutige DMS-Software sollte vor allem als ein IM, eine Informationsmanagement-Plattform, fungieren. Zusätzlich ist es notwendig, dass ein IM eine hohe Integrationsfähigkeit aufweist, da die Informationen generell aus allen Arbeitsumgebungen (z.B. Mobile, Fachanwendungen, Web usw.) direkt aufrufbar sein müssen. Ein IM-System sollte die Ziele des Unternehmens im Sinne der Information Governance ganzheitlich unterstützen, damit alle relevanten Daten auch verwertet werden können. Dazu sind sehr viele Werkzeuge notwendig, die in einem ganzheitlichen IM-System vorhanden sind.

Um die Informationsflut in einer schnelllebigen Zeit zu beherrschen, muss eine moderne IM immer mehr auf Automatisierungen setzen, z.B. Klassifikationssysteme, auch intelligente Suchfunktionen oder intelligente und automatisierte Datenextraktionskomponenten. Jedoch ist die wichtigste Anforderung, dass ein ganzheitliches IM-System einfach zu bedienen ist, damit ein Information Worker schnell und effektiv an die benötigten Informationen gelangt.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen und mobile Applikationen?
M. Barbato:
Mobile Applikationen spielen eine sehr große Rolle: Auf Basis einer hohen Informationsqualität lassen sich mit mobilen Applikationen sehr viel effektiver Entscheidungen treffen – und das unabhängig von Zeit und Ort.

In der heutigen Arbeitswelt hat man keine Zeit mehr, nach Informationen zu suchen und diese zu bewerten. Sie werden z.B. im Rahmen eines Workflows „just in time“ benötigt. Diese Möglichkeiten bieten mobile Applikationen auf Basis eines ganzheitlichen Informationsmanagement-Systems.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Digitale Signaturen werden für die digitale Transformation in speziellen Compliance-Kontexten (z.B. im E-Government) benötigt. Die elektronische Verwaltung verlangt im Rahmen des ersetzenden Scannens (TR-Resiscan) elektronische Signaturen. Diese in Kombination mit mobilen Applikationen sind die Voraussetzung für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste.

Bildquelle: Ceyoniq

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH