15.02.2017 IT-Leiter treffen keine Entscheidungen mehr

„DMS-Lösungen aus dem Team geboren“

Von: Lea Sommerhäuser

„Die Entscheidungen treffen heute die Anwender und nicht mehr die IT-Leiter“, meint Jens Büscher, Geschäftsführer der Amagno GmbH & Co. KG. Lösungen wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS) werden bei modernen Unternehmen aus dem Team geboren und nicht diktiert.

Jens Büscher, Amagno

„Oft wird vergessen, dass DMS/ECM-Systeme explizit für die Einhaltung von Normen und Gesetzen konzeptioniert sind“, so Jens Büscher, Geschäftsführer der Amagno GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Büscher, welche Rolle spielt das Thema „Globalisierung“ für das Dokumenten-Management?
J. Büscher:
Dokumenten-Management (oder eher ECM/EIM) ist die logische und notwendige Basis für ein global agierendes Unternehmen. Alle Dateien, Belege, E-Mails im Kontext und im Rahmen der Rechte jedes Mitarbeiters müssen in Sekunden von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät abrufbar sein. Nur so kann man sich dem globalen Wettbewerb durch Geschwindigkeit, Effizienz und Einhaltung von Compliance-Anforderungen stellen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
J. Büscher:
Es gibt aus rechtlichen Gründen, aber auch aus Gründen der Performance, den Bedarf, eine unternehmensweite Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) über verschiedene Standorte, weltweit, zu verteilen und zu synchronisieren. Das ist die Vorgehensweise bei Großunternehmen. Aber auch Mittelständler arbeiten bereits international. In diesem Kontext lassen sich von der Komplexität und den Kosten kompaktere Lösungen aufbauen. Die Insellösung liegt somit im Konzern allgemein. Wie sehen künftig unternehmensübergreifende Workflows für die nächste Stufe der Digitalisierung.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
J. Büscher:
Ich würde hier keine Vorteile, sondern nur Nachteile nennen. Angefangen von unterschiedlichen Lizenzmodellen, verschiedenen Support-Verantwortlichkeiten, abweichenden System- und Sicherheitsumgebungen und vielem mehr. Die Informationsflüsse sind elementar für eine effiziente ECM-Lösung, daher explodieren hier die Integrationskosten für Schnittstellen. Insbesondere sind aber die Mitarbeiter gefordert, verschiedene Lösungen zu erlernen und zu bedienen.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
J. Büscher:
Das ist der Umkehrschluss der Nachteile: klare Verantwortlichkeiten, klare Lizenz- und Lösungsstrategien und saubere einheitliche Systemumgebungen sowie das wichtigste Gut – motivierte Mitarbeiter.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen zugleich die Herausforderungen (z.B. zeitlich, personell, finanziell...) bei der Einführung? Welche Stolpersteine gibt es oftmals?
J. Büscher:
Insbesondere dem digitalen Arbeitsplatz wird kaum die notwendige Beachtung geschenkt. Bedeutet: Selten sind Anforderungen und Arbeitsprozesse klar und beschrieben. Oft gibt es kein Budget und auch keine Bereitschaft, einer echten Kosten/Nutzenrechnung (ROI). Gerade beim ROI würden jedem Unternehmer die Augen tränen, was bislang an Zeit im Unternehmen verschwendet wurde – von der fehlenden Compliance ganz zu schweigen.

IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
J. Büscher:
Die besondere Herausforderung, die wir explizit angegangen sind, ist der Umgang mit digitalen Dokumenten. Jeder Anbieter behauptet, der einfachste zu sein. Genau das ist aber die schwierigste Disziplin. Durch unsere Investitionen in Software-Design reduzieren wir den Schulungsaufwand auf wenige Stunden und das belohnen uns die Umsatzzahlen. Im Kern versuchen wir, dem Dokument selbst so viel Interaktivität zu geben, dass der Anwender ganz persönlich schnelle Erfolge und Mehrwerte erzielt und keinen Nutzwert mehr im toten Blatt Papier sieht.

IT-DIRECTOR: Die gesetzliche Regelung im Umgang mit Daten und Dokumenten ist von Land zu Land unterschiedlich. Inwieweit wird dies von einem Dokumenten-Management-System berücksichtigt?
J. Büscher:
Oft wird vergessen, dass DMS/ECM-Systeme explizit für die Einhaltung von Normen und Gesetzen konzeptioniert sind. Wir stellen natürlich Unterschiede fest, wenn wir in den USA für die FDA Normen anbieten müssen oder für die GoBD in Deutschland. Dabei helfen aber unsere Projekte und gute begleitende Berater.

IT-DIRECTOR: Wie wird das Thema „sprachliche Barrieren“ angegangen?
J. Büscher:
Hier müssen wir drei Ebenen sehen: Dialogsprachen, die für die Zielländer passend sind. So reicht in der Schweiz Deutsch ebenso wenig wie Englisch in den USA. Hier müssen Sprachen wie Spanisch, Italienisch, etc. ergänzend angeboten werden. Nicht zu vergessen die Dialogvarianten RTL/LTR. Dann die Content-Sprachen an sich, wobei dies durch eine Unicode-Fähigkeit heute problemlos möglich ist. Herausfordernd ist die Texterkennung via OCR, wenn man sich in asiatischen, osteuropäischen oder arabischen Märkten bewegt.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg gewährleistet?
J. Büscher:
Hier gibt es bei allen Anbietern bewährte und vielschichtige Sicherheitstechnologien. Großunternehmen werden hierbei durch eigene Experten und Dienstleister unterstützt.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
J. Büscher:
Im Funktionsumfang gibt es seit Jahren keine Überraschungen mehr. Es ist nicht mehr das „Was“, sondern das „Wie“ entscheidend: Wie cool und einfach ist das User Interface? Wie automatisiert verarbeitet eine DMS/ECM-Lösung meine Dokumente, statt eines Eingabedialogwahnsinns? Die Entscheidungen treffen heute vielmehr – und das ist auch logisch und notwendig – die Anwender und nicht mehr die IT-Leiter. Lösungen werden bei modernen Unternehmen aus dem Team geboren und nicht diktiert. Daher steht die Nutzerfreundlichkeit an erster Stelle.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen und mobile Applikationen?
J. Büscher:
Mobile Applikationen spielen eine herausragende Rolle, da wir in einer modernen Arbeitswelt nicht mehr den klassischen Arbeitsplatz und Feierabend erleben, sondern agile Teams mit einem Anspruch am Worklife-Balance, um zu jeder Zeit an jedem Ort und mit jedem Gerät seine Arbeit durchzuführen.

Bildquelle: Amagno

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