08.03.2017 Keine starren Methoden

DMS-Projekte agil umsetzen!

Von: Lea Sommerhäuser

„Aus unserer Erfahrung hat es sich bewährt, DMS-Projekte in agiler Logik umzusetzen“, so Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH, im Interview. Das spare, im Gegensatz zu starren Methoden mit festen Pflichtenheften, viel Zeit, sei kostengünstiger und führe zum besseren Endprodukt.

Oliver Schulze, Agorum

„Ein Dokumenten-Management-System muss sich ohne viel Aufwand flexibel an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen“, betont Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Schulze, welche Rolle spielt das Thema „Globalisierung“ für das Dokumenten-Management?
O. Schulze:
Das ist eine Wechselbeziehung, die sich gegenseitig antreibt. Global agierende Unternehmen, überregionale Lieferantenketten und weltweit verteilte Projektteams brauchen schnell Zugriff auf Daten, die von Menschen an den verschiedenen Standorten erstellt werden. Das ermöglicht ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS), indem es diese Informationen in Echtzeit zentral bereitstellt oder Funktionen anbietet, um diese Daten auf unterschiedlichen Servern und Endgeräten synchron zu halten. Damit arbeiten Menschen auf allen Kontinenten mit den gleichen Dokumenten, ohne Zeitverlust und ohne dass irgendwo eine Information nicht auf dem aktuellsten Stand wäre.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
O. Schulze:
Im Prinzip gibt es zwei große Nachteile, wenn unterschiedliche Systeme zum Einsatz kommen. Der Datenaustausch zwischen den beiden Systemen und übergreifende Geschäftsprozesse funktionieren selten reibungslos. Meist sind hier aufwändige Anpassungen notwendig, die viel Zeit und Geld kosten. Viele Anwender, die beispielsweise an gemeinsamen Projekten arbeiten, müssen mit zwei unterschiedlichen Systemen klarkommen. Genauer gesagt bedeutet das verschiedene Oberflächen und unterschiedliche Prozessabläufe, die das Arbeiten erschweren. Vorteile könnten sich eventuell ergeben, wenn die Niederlassungen hochspezialisierte Lösungen benötigen, die ein einheitliches System alleine nicht bieten kann. Das ist aber die große Ausnahme. Wenn bei der Auswahl des DMS darauf geachtet wurde, dass es hochflexibel anpassbar ist, sollten sich diese Probleme nicht ergeben.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
O. Schulze:
Die Anwender haben ein einheitliches Dokumenten-Mangement-System, mit dem sie ohne technische oder prozessbedingte Barrieren firmenübergreifend zusammenarbeiten können. Die Einführung eines einheitlichen DMS ist meist schneller realisiert und langfristig kostengünstiger als die komplizierte Zusammenführung zweier Systeme und die daraus entstehenden Folgeaufwendungen durch stetige Anpassungen und Reibungsverluste.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen zugleich die Herausforderungen (z.B. zeitlich, personell, finanziell...) bei der Einführung? Welche Stolpersteine gibt es oftmals?
O. Schulze:
Die größte Herausforderung besteht darin, das optimale Ergebnis in einem vernünftigen Zeitrahmen auszurollen. Und da kommt es sehr darauf an, wie die Projekte umgesetzt werden. Aus unserer Erfahrung hat es sich bewährt, DMS-Projekte in agiler Logik umzusetzen. Das spart, im Gegensatz zu starren Methoden mit festen Pflichtenheften, viel Zeit, ist kostengünstiger und führt zum besseren Endprodukt. Dieses Vorgehen bietet neben einer höheren Flexibilität und Projektdynamik den Vorteil, schon mit wenigen konkreten Vorgaben starten zu können. In regelmäßigen Abständen werden Schritt für Schritt Ergebnisse präsentiert, die praxisnah getestet und angepasst werden können. So wächst das Projekt Stück für Stück hin zu den vorab definierten Zielvorstellungen.

In starren Prozessabläufen wird viel Zeit in die Vorarbeit investiert, um dann beim fertigen Produkt festzustellen, dass sich Vieles nicht so verhält, wie vorher gedacht. Die neuen Erkenntnisse werden in nachgelagerte Change Requests gepackt, die meist nur Flickwerk sind und nicht zum optimalen Ergebnis führen. Diese Vorgehensweise bringt oft Sand ins Getriebe, weil auf allen Seiten Unzufriedenheit entsteht und sie damit Nerven, Zeit und Geld kostet – und nicht selten sogar das Projekt gefährdet.

IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
O. Schulze:
Das kommt natürlich sehr auf das DMS an, da gibt es große Unterschiede. Das Feedback unserer Kunden zeigt, dass der Schulungsaufwand bei Agorum Core sehr gering ausfällt. Nicht selten tendiert der Schulungsaufwand sogar gegen Null, weil die Nutzer weiterarbeiten können, wie sie es bisher gewohnt sind, oder die Oberflächen exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders angepasst wurden. Wir legen großen Wert darauf, dass sich unser System so verhält, wie es die Nutzer erwarten. Das realisieren wir über konfigurierbare Oberflächen, die immer genau die Informationen und Werkzeuge bereitstellen, die für die anstehende Aufgabe benötigt werden. Daher sind sie intuitiv nutzbar.

IT-DIRECTOR: Wie wird das Thema „sprachliche Barrieren“ angegangen?
O. Schulze:
Technisch sollte ein DMS die Vorrausetzungen bieten, alle möglichen Sprachen darstellen zu können, also z.B. UTF-8-fähig zu sein. Zudem sollte die Oberfläche leicht übersetzbar sein, z.B. mit einer zentralen Übersetzungsdatei.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
O. Schulze:
Ganz wichtig ist: Ein Dokumenten-Management-System muss sich ohne viel Aufwand flexibel an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen. Das DMS sollte genau das machen, was dem Unternehmen weiterhilft, und auch dann flexibel anpassbar bleiben, wenn sich die Anforderungen ändern. Oft wird Dokumenten-Management auch etwas unterschätzt – ein DMS ist viel mehr als das digitale Archiv, als das es oft gesehen wird. Es ist die zentrale Software für sicheren und effizienten Umgang mit Informationen. Daher trifft der Begriff Informationsmanagement die Aufgabe, die ein DMS erfüllt, wesentlich besser. Ein DMS fasst alle verfügbaren Daten aus allen IT-Systemen im Unternehmen zentral zusammen und bereitet sie für die Anwender auf, so dass ihnen immer genau die Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um ihre Aufgabe optimal zu erfüllen.

Anwendern, die auf der Suche nach einem DMS sind, können sich an folgenden Tipps orientieren:

  • Überlegen Sie sich vorab genau, was Sie mit dem DMS umsetzen und erreichen möchten (heute und in Zukunft).
  • Wie ist gewährleistet, dass die Benutzer das System akzeptieren?
  • Wie flexibel lässt sich das System genau an Ihre Bedürfnisse anpassen?
  • Binden Sie Ihre Key-User mit ein. Finden Sie heraus, wo das DMS ihnen helfen kann.
  • Reden Sie mit den Fachabteilungen, um genau zu wissen, was gebraucht wird.
  • Liefert Ihr zukünftiger DMS-Hersteller alle Funktionen, die Sie benötigen, aus einer Hand oder sind Sie von Drittherstellern abhängig?
  • Wie gut integriert sich das System in Ihre IT-Landschaft?
  • Ist das System ergonomisch und intuitiv bedienbar?
  • Deckt das System die notwendigen rechtlichen Vorgaben ab?
  • Wie offen ist das System?
  • Kommen Sie jederzeit wieder an die Daten heran, auch wenn Sie den Hersteller wechseln müssten?

Bildquelle: Agorum

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