E-Mail als beliebtes Tool zur Datenverwaltung

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt existiert keine Technologie, die die Rolle der E-Mail am Arbeitsplatz und in der modernen Gesellschaft übernehmen könnte – und das nicht nur als Kommunikationsmedium, sondern auch als Ablage für die Unmenge an Daten, die jeder einzelne anhäuft. Um das Konzept der E-Mail effektiver zu gestalten, muss sie besser an berufliche und persönliche Anforderungen angepasst werden.

Unternehmen müssen sich damit abfinden, dass die mutmaßlichen Alternativen der E-Mail eigene Stärken und Schwächen aufweisen und sie lediglich ergänzen, jedoch nicht vollständig ersetzen können. IT-Verantwortliche müssen gezielt Programme einführen, die die häufigsten Schwachpunkte der E-Mail minimieren, insbesondere in Bezug auf Umfang und Zugänglichkeit der Archive. Und die Endbenutzer sollten bewusst dazu angehalten werden, die E-Mail und deren komplementäre Konkurrenzprodukte produktiver einzusetzen. Dazu gehört vor allem, die schlechten Angewohnheiten abzulegen, durch die das Hilfsprogramm E-Mail zu einer regelrechten Belastung wird.

Die Langlebigkeit der E-Mail

Die meisten Menschen betrachten die E-Mail als die moderne Form des Briefkastens. Und in einer bestimmten Hinsicht haben sie Recht. Die Möglichkeit zur Übermittlung detaillierter Nachrichten, auf die der andere zum jeweils gewünschten Zeitpunkt antworten kann, d. h. die keine sofortige Antwort erfordern, ermöglicht eine Kommunikation mit weitaus größerer Inhalts- und Detailtiefe, als das bei anderen Konzepten wie beispielsweise dem Instant Messaging der Fall ist. Ein reichhaltiger und kompletter, asynchron übertragener Inhalt fördert die Entscheidungsfindung.

Allerdings wird bei dieser Einstufung vernachlässigt, dass es sich bei der E-Mail nicht nur um ein Nachrichtenübertragungssystem handelt, sondern ebenfalls um eine Datenablage, in der sämtliche Daten, mit denen sich eine Person beschäftigt, gespeichert werden. Das E-Mailkonto jedes Benutzers ist einmalig und persönlich. In einer Zeit, in der Daten mehr als je zuvor zugänglich gemacht und mit anderen geteilt werden, ist das eines der wenigen Dinge, die noch wirklich uns gehören. Und je intensiver ein Benutzer Gebrauch von seinem E-Mail-Konto macht, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er die darin enthaltenen persönlichen Daten aufgibt.

E-Mail ist somit asynchron, detailliert und beständig. Und das sind wertvolle Attribute im Hinblick auf Produktivität, Zusammenarbeit und Konformität in Unternehmen. Allerdings gibt die E-Mail im Vergleich zu „erleseneren“ Tools, beispielsweise „kollaborativen“ und „flexiblen“ Tools wie Instant Messaging und Shared-Workspace-Plattformen, ein recht bodenständiges Bild ab.
Unternehmensleiter sollten jedoch nicht aus den Augen verlieren, dass auch diese Plattformen, wie die E-Mail, für einige Zwecke besser geeignet sind als für andere. Anstatt die E-Mail deshalb ganz aus dem Verkehr zu ziehen, sollte jede Plattform auf der Grundlage einer präzisen Beurteilung ihrer Stärken und Schwächen gezielt verwaltet werden. So verwendet Solarwinds beispielsweise eine cloud-basierte, kollaborative Plattform für das Projektmanagement und andere Aufgaben, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit erfordern. Aber da diese Plattform archivierte Daten nicht einzelnen Benutzern zuweist, handelt es sich nicht um das beste Tool zur Datenspeicherung in Bezug auf eine effektive Indizierung der Daten. Die Plattform erweist sich folglich als ideal für enge Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen und Informationen, für eine effiziente und klar strukturierte Datenverwaltung gibt es für jedoch nach wie vor nichts Besseres als die E-Mail.

Der Kampf gegen das Plattformchaos

Angesichts immer neuer Möchtegern-Nachfolger für E-Mail in der Arbeitswelt benötigen IT-Manager neue Systeme, die ihnen jederzeit einen klaren Überblick über die Interaktionen in ihrem Unternehmen verschaffen. Darüber hinaus müssen sie sich um jede mögliche Verbesserung des E-Mail-Systems bemühen und gezielt gängige Schwachpunkte beseitigen, die den Benutzern regelmäßig Probleme bereiten – Schwachpunkte wie Systemausfall, Mailbox-Kapazität und Leistung (insbesondere bei der Suche und dem Zugriff auf archivierte Mails). In vielen Fällen bedeutet das u. a. den erweiterten Einsatz bereits vorhandener Überwachungs- und Analysetools, wie z. B. Server & Application Monitor von Solarwinds, dessen neueste Version ein Modul umfasst, das automatisch Daten sammelt und Leistungsprobleme in Microsoft Exchange behebt.

Aber wie lange noch lässt sich eine derartige Sonderbehandlung der E-Mail rechtfertigen? Sicherlich noch einige Zeit. Denn die E-Mail ist nach wie vor die marktweit dominierende Kommunikationsplattform, u. a. deshalb, weil sich das Konzept einer einheitlichen Kommunikation für die meisten Unternehmen als Trugbild erweist und kaum umsetzbar erscheint, insbesondere bei der Kommunikation zwischen Unternehmen und Verbraucher. Und je mehr spezialisierte Anwendungen an einem Arbeitsplatz eingeführt werden, umso größer ist die Belastung für den Benutzer, der sich mit neuen Benutzeroberflächen vertraut machen und neue Prozesse erlernen muss. Dies ist mit Sicherheit etwas, das keine Unternehmensleitung möchte. Ob es einem nun gefällt oder nicht: Weiterhin in die E-Mail zu investieren, erweist sich für IT-Abteilungen als der relativ einfachste und effizienteste Weg.

Brechen mit alten Gewohnheiten

Letzten Endes ist es Aufgabe der Endbenutzer, die E-Mail zu einem produktiveren Tool zu machen. Dazu müssen jedoch alte Gewohnheiten in Frage gestellt werden, beispielsweise die weit verbreitete Gewohnheit, auf mobilen Geräten automatisch E-Mails abzurufen. Denn es kann effizienter sein, den Posteingang nur ein- bis zweimal am Tag zu prüfen, um den aktuellen Arbeitsprozess nicht zu unterbrechen bzw. um sich auf die eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

In manchen Fällen kann eine andere Plattform für spezielle Anforderungen besser geeignet sein. Das Senden von Mails mit zahlreichen Empfängern in Kopie führt in den meisten Unternehmen zu einer explosionsartigen Zunahme des E-Mail-Aufkommens und ist in der Regel ein Zeichen dafür, dass Diskussionen und Gespräche erforderlich wären. Durch den Einsatz einer spezifischen Collaboration-Plattform bzw. eines Collaboration-Forums an Stelle eines E-Mail-Systems lässt sich diese chaotische Ausuferung begrenzen und sicherstellen, dass Antworten in Echtzeit eingesehen werden. Wenn eine hohe Reaktionsfähigkeit bei anstehenden Problemen benötigt wird (beispielsweise beim Kundenservice), sind Instant-Messaging-Tools sicherlich besser geeignet, wobei ein E-Mail-System sekundäre Funktionen erfüllen kann, wie den weiterführenden Austausch von Informationen und die Übertragung von Dateianhängen.

Das E-Mail-Konzept ist bei weitem nicht perfekt, aber E-Mail ist zuverlässig, weit verbreitet und überaus persönlich, mehr als alle Konkurrenzprodukte. Außerdem darf man die Möglichkeit zur Beantwortung von Nachrichten zu genau dem Zeitpunkt, der für jeden am besten geeignet ist, nach reiflicher Überlegung und mit der jeweils zutreffenden Detailtiefe, keinesfalls vernachlässigen. Ist eine Welt vorstellbar, die rein auf dem Austausch von Textnachrichten basiert und folglich von einem konstanten Hin und Her erfüllt ist, sodass kein ruhiger Gedanke ohne Ablenkung mehr möglich ist? Diese erschreckend unproduktive und banale Dystopie lässt sich nur vermeiden, wenn das E-Mailkonzept am Leben und funktionstüchtig gehalten wird – das heißt, Schwachpunkte beseitigen und die Gewohnheiten der Endbenutzer bedarfsgerecht verbessern.

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