07.09.2016 Agenda 2020

E-Rechnung: Behörden unter Zugzwang

Von: Kathrin Zieblo

In absehbarer Zeit soll es die Rechnungspost, wie sie ­heute besteht, nicht mehr geben. Im Rahmen der Agenda 2020 setzt sich die Europäische Kommission dafür ein, dass die elektronische Rechnungsstellung zur vor­herrschenden Fakturierungsmethode in Europa wird.

Schachbrett

Die Behörden sind nun unter Zugzwang.

In nahezu allen Bereichen der deutschen Wirtschaft wird die sogenannte E-Rechnung derzeit als Ausgangspunkt für Prozessoptimierung in Finanz-, Rechnungs- und Bestellwesen genommen. Denn im Geschäftsleben funktioniert kaum etwas ohne Rechnung. Bereits seit Juli 2011 gibt es in Deutschland zahlreiche Vereinfachungen bei der elektronischen Rechnungsstellung. Dazu gehört beispielsweise, dass jene den klassischen Papierrechnungen umsatzsteuerlich gleichgestellt sind, um Geschäftsprozesse effizienter zu machen. Das bedeutet auch, dass eine qualifizierte Signatur bei elektronischem Versand zwar möglich, aber keine Pflicht mehr ist. Grundsätzlich soll der gewünschte Nutzen der E-Rechnungen nicht durch rechtliche Hürden verhindert, sondern weitestgehend durch die Verwendung der bereits bekannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich umgesetzt werden.

Das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen könnte somit schon bald der Vergangenheit angehören. Mit diesen Maßnahmen sollen (Porto-)Kosten und Arbeitsaufwand reduziert werden. Eine Umfrage der Hackett Group zeigt, dass eine Kostenreduktion von 31 Prozent und eine Zeitersparnis von 24 Prozent realisierbar sind. Dabei darf die elektronische Rechnung nicht als isolierter Prozess betrachtet, sondern sollte direkt mit einer Automatisierung und Digitalisierung in der gesamten Financial Supply Chain kombiniert werden. Es ist also notwendig, nicht nur die Technik, sondern auch die bestehenden Prozesse im Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu überarbeiten und neu zu gestalten.

Neben der genannten Ersparnis ergibt sich auch ein Vorteil bezüglich der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Innerhalb dieser Zeit müssen Rechnungen nämlich lesbar bleiben, was bei Papierrechnungen durch Ausbleichen nicht immer garantiert ist. Dieses Problem kennen digitale Rechnungen nicht. Jedoch besteht eine gewisse Gefahr des „digitalen Ausbleichens“. So kann es z. B. dazu kommen, dass spezielle Datei­formate im Rahmen eines Systemwechsels nicht mehr geöffnet werden können.

Deutschland im hinteren Mittelfeld


Von circa 37 Milliarden Rechnungen, die jährlich innerhalb Europas erstellt werden, werden inzwischen rund 22 Prozent – etwa acht Milliarden – elektronisch abgewickelt. Im vergangenen Jahr lag diese Zahl noch bei sieben Milliarden, dies entspricht einer Steigerung von knapp 15 Prozent.

Besonders der öffentliche Sektor entwickelte sich in der DACH-Region positiv, denn bereits im Frühjahr 2014 hat das Europäische Parlament entschieden, dass öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind. Erfreulich: In Deutschland, Österreich und der Schweiz werden elektronische Rechnungen mittlerweile doppelt so häufig genutzt wie noch vor einem Jahr. Zu diesen Ergebnissen kommt der aktuelle Billentis Report, der den globalen Stand der Umsetzung von E-Invoicing untersucht.

Im weltweiten Vergleich bleibt der DACH-Raum mit diesen Zahlen allerdings weiterhin im unteren Mittelfeld. So hat eine Befragung zum Nutzerverhalten im letzten Jahr ergeben, dass 93 Prozent der Großunternehmen noch immer Rechnungen in Papierform erhielten, 45 Prozent sogar als Fax. Allerdings sind dies nur zwei von mehreren möglichen Methoden der Rechnungsverarbeitung. Ein Blick nach Deutschland zeigt, dass derzeit nur rund zehn Prozent der Rechnung elektronisch verarbeitet werden.

Bei der flächendeckenden Einführung hierzulande hapert es also noch. Zu den Gründen für die niedrige Durchdringungsrate gehören die befürchteten Umstellungskosten, ebenso wie Schwierigkeiten bei der Implementierung. Mitunter gibt es auch Sicherheitsbedenken, die sich etwa auf die Wahl des richtigen Providers, der den Austausch und die Weiterleitung von Rechnungen zwischen zwei Geschäftspartnern ermöglicht, beziehen. Hinzu kommen offene Fragen bezüglich eines einheitlichen Datenformats, das sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Wirtschaft eingesetzt werden kann und eine wesentliche Voraussetzung für die angestrebten Vorteile und Kostenersparnis ist.

Dazu hat die gemeinnützige Vereinigung „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (Ferd) das sogenannte Zugferd-Datenformat entwickelt, das für den strukturierten Datenaustausch kostenfrei zur Verfügung steht. Etablierte EDI- und Branchenstandards sollen damit nicht abgelöst, sondern ergänzt werden, um zu einer höheren Akzeptanz und Verbreitung beizutragen. Das von Ferd entwickelte hybride Rechnungsformat besteht aus einem PDF-Dokument als Anzeige- und Archivierungsformat, das eingebettete alphanumerische Daten im XML-Format enthält. Darin enthaltene Informationen können zur Weiterleitung automatisch ausgelesen werden. Inwieweit Zugferd ein Bestandteil des europäischen E-Rechnungs-Standards sein wird, ist noch unklar. Eine Entscheidung darüber wird es vermutlich erst im kommenden Jahr geben.

Öffentlicher Sektor muss umstellen


Dabei steht gerade die öffentliche Verwaltung unter Zugzwang: Das Bundesministerium des Inneren (BMI) hat am 1. Juli 2016 den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht. Dieser soll die von der EU bereits in 2014 vorgegebene Richtlinie 2014/55/EU umsetzen und damit eine verbindliche Rechtsgrund­lage für den – künftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schaffen.

Das heißt, die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen soll zukünftig in elektronischer Form möglich sein. Zugleich verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, künftig Rechnungen an Bürger und Unternehmen in elektronischer Form anzuzeigen, wenn der Rechnungsstellung ein elektronischer Bestellvorgang vorangegangen ist.

Was sich zunächst nur nach einer bürokratischen Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, hat auch Auswirkungen auf Unternehmen. Denn eine elektronisch ausgestellte Rechnung wird nur dann akzeptiert, wenn diese sämtliche relevanten Daten zumindest in strukturierter Form vorhält. Womit sich wieder die Frage nach dem Dateiformat stellt – Zugferd zumindest erfüllt die vorgegebenen Kriterien.

Dem öffentlichen Sektor kommt somit eine tragende Rolle bei der Akzeptanz und der Bereitschaft zur Umstellung zu. Bislang ist davon nicht allzu viel zu beobachten. Lediglich 20 Prozent der Vertreter aus der öffentlichen Verwaltung gaben in einer Umfrage der Materna GmbH und der Hochschule Harz im März 2016 an, bereits elektronische Rechnungen zu nutzen. Immerhin 60 Prozent planen eine Umstellung – mehr als drei Mal so viele wie noch vor zwölf Monaten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Bis es in Deutschland so weit ist, dass nur noch elektronische Rechnungen versendet werden, wird wohl noch ein wenig Zeit vergehen. Dabei liegt es nicht grundsätzlich an einer negativen Einstellung der Unternehmen oder öffentlichen Verwaltungen gegenüber dieser Neuerung, sondern vielmehr an den bislang noch offenen Fragen etwa in Bezug auf (europaweite) Standards und Sicherheitsaspekte.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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