01.03.2017 Auf der rechtssicheren Seite

ECM-Einführung allein reicht nicht aus

Von: Lea Sommerhäuser

Unternehmen können mithilfe einer ECM-Lösung ihre Daten digital aufbewahren, verwalten und verwerten. „Rechtssicherheit ist aber nicht allein durch die Einführung einer ECM-Lösung gegeben“, warnt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH, im Interview, „sondern erfordert immer auch die Erfüllung anderer Aspekte wie juristischer oder technischer Vorgaben.“

Karl Heinz Mosbach, Elo Digital Office

„Spezielle Verschlüsselungsverfahren sorgen aber insgesamt für eine hohe Sicherheit bei der Datenübertragung“, so Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Mosbach, welche Rolle spielt das Thema „Globalisierung“ für das Dokumenten-Management?
K. H. Mosbach:
Fast alle Bereiche des heutigen Geschäftslebens kommen mit Aspekten der Globalisierung in Berührung. Natürlich auch die Welt des ECM/DMS: Als Hersteller müssen wir genauso global und international aufgestellt sein wie unsere Kunden – ob aus der Luftfahrt, dem Gesundheitswesen, dem Energiesektor oder der Fertigung. Daher sind wir auf allen Kontinenten mit Standorten vertreten.

IT-DIRECTOR: Inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
K. H. Mosbach:
Es gibt natürlich beide Szenarien. Dennoch arbeiten global aufgestellte Unternehmen daran, länderübergreifend eine Systemplattform zu nutzen. Das ist aber oft nicht einfach, schon alleine wegen der Zukäufe und Übernahmen. Nach einer Fusion dauert es seine Zeit, bis Prozesse angepasst und Systeme abgeglichen wurden. Aber in der Zielvorstellung der Geschäftsführung und der IT-Administratoren setzt ein global agierendes Großunternehmen sicher nicht auf Insellösungen.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
K. H. Mosbach:
Eigentlich gibt es nur einen Vorteil: Mitarbeiter, die sich mit Veränderungen schwertun, müssen sich nicht auf ein neues System einstellen. Für das Unternehmen als Ganzes ist es allerdings sehr viel komfortabler, standortübergreifend mit einem einheitlichen System zu arbeiten. Nicht nur für die internen Abläufe und die Kommunikation untereinander, auch für die Einsetzbarkeit von Mitarbeitern, das Zusammengehörigkeitsgefühl und somit letztendlich die Zufriedenheit. Grundsätzlich gilt: Je vernetzter die Systeme und Standorte sind, umso entscheidender ist es, dass die Systeme die „gleiche Sprache sprechen“.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
K. H. Mosbach:
Prozesse könnten besser abgestimmt werden, der Mitarbeiter sieht sich als Teil des Unternehmens, egal, wo er sitzt. Insbesondere bei ECM-Systemen handelt es sich nicht um Systeme zur lokalen Archivierung und Verwaltung; Produkte wie unsere ECM-Suite steuern Unternehmensprozesse, helfen bei der Analyse von Daten und ermöglichen kollaboratives Arbeiten – und das weltweit.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen zugleich die Herausforderungen (z.B. zeitlich, personell, finanziell...) bei der Einführung? Welche Stolpersteine gibt es oftmals?
K. H. Mosbach:
Keine anderen als diejenigen, die üblicherweise bei der Einführung neuer Systeme aufkommen: hauptsächlich Zeit- und Kostenfaktoren. Schon allein aus diesen Gründen ist es unabdingbar, die Einführung eines abteilungsübergreifenden Systems einmal komplett durchzudenken. Desweiteren müssen die Mitarbeiter umfassend über den Mehrwert für ihre tägliche Arbeit informiert werden. Wichtig ist auch ein offenes Ohr für Rückfragen. Da sich der Mehrwert eines ECM-Systems tagtäglich zeigt, sind die Mitarbeiter jedoch für gewöhnlich schnell überzeugt und „mit im Boot“.

IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
K. H. Mosbach:
Hier kommt es nicht zuletzt auf die Bereitschaft und den Wissensstand der Mitarbeiter an. Sind diese fit in gängigen IT-Lösungen, ist kein hoher Schulungsaufwand vonnöten. Unsere Lösungen beispielsweise sind übersichtlich strukturiert, intuitiv bedienbar und orientieren sich im Design an der gewohnten IT-Umgebung. Zudem gibt es Anpassungsmöglichkeiten, inhaltlich wie grafisch.

IT-DIRECTOR: Die gesetzliche Regelung im Umgang mit Daten und Dokumenten ist von Land zu Land unterschiedlich. Inwieweit wird dies von einem Dokumenten-Management-System berücksichtigt?
K. H. Mosbach:
Unternehmen können mithilfe einer ECM-Lösung ihre Daten digital aufbewahren, verwalten und verwerten. Rechtssicherheit ist aber nicht allein durch die Einführung einer ECM-Lösung gegeben, sondern erfordert immer auch die Erfüllung anderer Aspekte wie juristischen oder technischen Vorgaben. Diese variieren von Land zu Land. Für viele Länder bringen DMS-/ECM-Systeme schon in der Standardversion Erweiterungen mit, die besondere rechtliche Anforderungen – wie beispielweise die Conservazione Sostitutiva – abdecken. Dabei handelt es sich um ein digitales, vom italienischen Gesetzgeber reguliertes Verfahren, um die Rechtsgültigkeit eines digitalen Dokumentes entlang seines Lebenszyklus zu garantieren. In den meisten anderen Fällen lässt sich das System anforderungsgerecht anpassen.

IT-DIRECTOR: Wie wird das Thema „sprachliche Barrieren“ angegangen?
K. H. Mosbach:
In internationalen Geschäftsbeziehungen – allen voran in der Software-Branche – ist Englisch eine Grundvoraussetzung. Wir bieten unsere ECM-Software neben der deutschen und englischen Sprachversion derzeit in 29 Sprachen an.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg gewährleistet?
K. H. Mosbach:
Dies hängt hauptsächlich von der IT-Infrastruktur der betreffenden Unternehmen sowie davon ab, in welchen Ländern man tätig ist. Spezielle Verschlüsselungsverfahren sorgen aber insgesamt für eine hohe Sicherheit bei der Datenübertragung.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
K. H. Mosbach:
Seriöse Lösungen müssen individuell anpassbar und modular erweiterbar sein, da jedes Unternehmen einzigartig ist. Auch legen Mitarbeiter immer mehr Wert darauf, schnell und flexibel arbeiten zu können, möglichst ortsungebunden und mobil. Ein geeigneter Anbieter sollte kompetent und individuell auf die eigenen Anforderungen und Vorgaben eingehen. Auch sollte die Software in der jeweiligen Landessprache bereitstehen. Wird sie international eingesetzt, ist nicht zuletzt wegen der Zeitverschiebungen ein Vor-Ort-Service Gold wert, sollte es doch mal klemmen.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen, E-Rechnung und mobile Applikationen?
K. H. Mosbach:
Ganz einfach gesagt: eine sehr große Rolle. Die von Ihnen genannten Punkte sind wichtige Neuerungen, die in Zukunft unseren Arbeitsalltag prägen werden. Wir werden immer intelligentere Systeme bereitstellen können, die den Menschen zunehmend von monotoner Arbeit entlasten.

Bildquelle: Elo

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