ECM in der Wolke

IT-DIRECTOR: Herr Pretz, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
H. Pretz: Cloud-Lösungen und mobile Lösungen im Bereich ECM sind zwei eigenständige Entwicklungen, die auch unterschiedliche Bedürfnisse bedienen. Mobile Lösungen richten sich vor allem an Anwender, die unterwegs spontan per Smartphone oder Tablet auf Unternehmensdokumente zugreifen möchten. Cloud-Lösungen hingegen verlagern die ECM-Applikation an sich in die Cloud. Dabei kann der Anwender aber immer noch der klassische stationäre PC-Anwender im Unternehmen sein. Zudem ist der – oft ergänzende – Einsatz von mobilen Apps auch organisatorisch wesentlich einfacher zu bewerkstelligen als die unternehmensweite Umstellung einer klassischen IT-Lösung zur Cloud-Lösung.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie selbst den aktuellen Markt für Mobile ECM/DMS und insbesondere das Interesse der Großunternehmen, die oft weltweite Standorte haben, an solchen Lösungen ein?
H. Pretz: Interessant sind mobile Lösungen generell für alle, die außerhalb der Zentrale oder ihres Standortes mit Unternehmensdokumenten arbeiten. Beispielsweise kann der Vertriebsmitarbeiter so im Kundengespräch spontan auf aktuelle Kundendokumente zugreifen. Dies ist allerdings weniger eine Frage der Größe des Unternehmens. Einen ganz entscheidenden Aspekt spielt hier die jeweilige Unternehmensstruktur.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
H. Pretz: Wie bereits erwähnt, ist die jeweilige Unternehmensstruktur entscheidend. Natürlich werden mobile ECM-Lösungen bei international agierenden Unternehmen oder Unternehmen mit vielen Niederlassungen überproportional stark nachgefragt. Aber auch die steigende Tendenz, dass Mitarbeiter heute mehr und mehr von zu Hause oder unterwegs arbeiten, führt zu einer stärker werdenden Nachfrage nach mobilen Lösungen.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
H. Pretz: Ganz vorne steht natürlich die Funktion des Onlinezugriffs und der Speicherung von Dokumenten auf dem mobilen Endgerät. Doch dies reicht nicht aus. Die Dokumente müssen auch online bearbeitet werden können und es müssen sich neue Dokumente in das zentrale System hinzufügen lassen. Ebenso wird die Möglichkeit der Weiterleitung von Dokumenten und Aufgaben im Rahmen eines digitalen Workflows erwartet und nachgefragt.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen? Und inwieweit können Sie als Anbieter den Anwendern ihre Unsicherheit bzw. Angst nehmen?
H. Pretz: Unsere DMS-Lösung Proxess schützt bereits seit vielen Jahren Dokumente und Dateien über ein Sicherheitskonzept mit Verschlüsselung auf den drei Ebenen Dokument, Datenbank und Betriebssystem. Das Thema „Sicherheit“ hat für uns einen sehr hohen Stellenwert, auch im mobilen Einsatzbereich. Um höchstmögliche Sicherheit gewährleisten zu können, müssen die Dokumente daher auch auf dem mobilen Endgerät verschlüsselt abgelegt werden. Zudem sind sichere SSL-Verbindungen für die Online-Übertragung absolut notwendig.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
H. Pretz: Eine native Applikation passt sich gezielt an das Bedienkonzept des Gerätes an. Dies macht für den Anwender die Bedienung einfach und erlaubt die Nutzung der im eingesetzten Betriebssystem vorhanden Möglichkeiten für den Datenaustausch.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung und Wichtigkeit schreiben Sie in diesem Zusammenhang einem „Responsive Webdesign“ zu?
H. Pretz: Beim „Responsive Webdesign“ passen sich die Funktionen, das Design und der Inhalt der verwendeten App der jeweiligen Bildschirmauflösung des verwendeten Tablets oder Smartphones an. Dies ist absolut notwendig für die Kompatibilität einer mobilen App. Daher wird  „Responsive Webdesign“ zukünftig eine bedeutende Rolle spielen, um Entwicklungskapazitäten zu optimieren.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
H. Pretz: An erster Stelle steht die „Usability“ einer App. Dokumente sollten in Sekundenschnelle und vor allem sicher auf dem Touchscreen zur Verfügung stehen. Hierzu können komfortable Suchfunktionen wie Volltextsuche oder erweiterte Suche und eine übersichtliche Trefferliste beitragen.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features bzw. Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
H. Pretz: Neue Funktionen für mobile ECM/DMS-Lösungen sind die Autosynchronisation von auf dem Gerät gespeicherten Inhalten mit den in der Zentrale vorhandenen Dokumenten und Daten. Zudem ist die Bereitstellung des WebDAV-Standards als Möglichkeit zur Nutzung weiterer mobiler Apps wie z.B. einer Scan-App oder zur Nutzung des Apple-Dateimanagers File Hub geplant.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich das mobile ECM/DMS anschließend mit dem klassischen Dokumenten-Management-System im Unternehmen verknüpfen – insbesondere, wenn verschiedene Systeme im Einsatz sind? Welche Herausforderungen sind hierbei zu bewältigen von Anbieter- und Anwenderseite?
H. Pretz: Wenn verschiedene Systeme im Einsatz sind, sollte sich das mobile DMS zunächst auf die Bereitstellung von Basisfunktionen wie Recherche, Bearbeitung und Upload neuer Dokumente beschränken. Die weitere Integration der mobilen App in das klassische Dokumenten-Management-System, das in der Regel in weitere Unternehmensapplikationen wie ERP oder Finanzbuchhaltung integriert ist, sollte schrittweise erfolgen.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
H. Pretz: Microsoft hat mit Windows 9 ein Betriebssystem für alle Endgeräte angekündigt. Wenn sich das bewahrheitet und durchsetzt, gibt es zukünftig keinen Unterschied mehr zwischen mobiler Applikation und Standardsoftware.