31.08.2017 Modern in allen Lagen

ECM-Strategie soll Duravit bei Expansion unterstützen

Von: Phil Binz

Im Interview erklärt Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG, wie das Unternehmen mit seiner ECM-Strategie dem internationalen Wachstum begegnen will.

  • Duravit entwickelt und fertigt u.a. Badmöbel, Dusch- und Badewannen.

    Duravit entwickelt und fertigt Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Whirl- und Wellnesssysteme, Dusch-WCs und Accessoires für den internationalen Markt.

  • Werner Höltl, Application Manager bei der Duravit AG

    Werner Höltl ist Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG.

In mehr als 120 Ländern ist die Duravit AG, Hersteller von Designbädern, heute vertreten. Mit der internationalen Expansion stieß ihr eingesetztes Archivsystem funktional an seine Grenzen. Eine zukunftsfähige Alternative musste her. Auf der Suche danach entschieden sich mehrere Fachabteilungen inklusive der IT-Abteilung rund um Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), für ein modernes Enterprise-Content-Management-System (ECM). Im Interview erklärt er, wie das Unternehmen den passenden ECM-Hersteller und mit ihm eine Software für den weltweiten Einsatz gefunden hat.

IT-DIRECTOR: Herr Höltl, als Steingutfabrik gegründet zählt Ihr Unternehmen heute zum Global Player in der Sanitärbranche. Wie begegnen Sie den heutigen Geschäftsanforderungen?
W. Höltl:
Als international tätige Gruppe beschäftigen wir aktuell über 5.800 Mitarbeiter und sind weltweit mit über 30 Beteiligungsgesellschaften in mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren eine internationale Wachstumsstrategie. Um der Dynamik der Märkte gerecht zu werden, müssen wir abteilungs- und standortübergreifend innerhalb unserer Prozesse modern aufgestellt sein. Das gilt insbesondere auch für unsere IT.

IT-DIRECTOR: Welche Anforderungen stellte die internationale Wachstumsstrategie an Ihre IT?
W. Höltl:
Mit unserer erfolgreichen Expansion stieg vor allem das Dokumentenvolumen über die Jahre im gesamten Unternehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 konnte unser damaliges Archivsystem diesem Wachstum einfach nicht mehr begegnen. Es wurde immer schwieriger, diese Situation zu meistern, zumal das System funktional an seine Grenzen stieß, gerade was die internationalen Einsatzmöglichkeiten betraf. Zudem nahm unser damaliger Anbieter seit mehreren Jahren keinen Release-Wechsel mehr vor. Wir mussten handeln und uns nach einer Alternative umschauen, mit der wir für die Zukunft gerüstet sind – die Entscheidung für ein modernes ECM-System war getroffen.

IT-DIRECTOR: Wie sind Sie bei der Wahl des passenden ECM-Systems vorgegangen?
W. Höltl:
Zusammen mit einem unabhängigen ECM-Beratungshaus formulierten wir unsere Anforderungen. Dabei nahmen wir die Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Posteingangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig, dass wir unser Altsystem schnell, sicher und im laufenden Betrieb migrieren und zudem eine elektronische Aktenstruktur samt Berechtigungskonzept aufbauen. Maßgeblich war zudem die notwendige Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz.

IT-DIRECTOR: Was sollte der passende Anbieter mitbringen?
W. Höltl:
Wir waren auf der Suche nach einem deutschen Anbieter mit entsprechend starker Software-Entwicklung, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und international agiert. Kurze Kommunikationswege waren uns wichtig. Deshalb haben wir uns für SER und die „Doxis4 iECM Suite“ entschieden.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltete sich der Beginn des Projekts?
W. Höltl:
Gemeinsam mit dem Anbieter starteten wir mit der Migration der Altdokumente. Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann. Umso mehr kam uns entgegen, dass der Hersteller ein durchgängiges und erprobtes Migrationskonzept in petto hatte, auf das wir vertrauten. So haben wir knapp 20 Millionen Dokumente schrittweise im laufenden Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir jegliche Dokumente der letzten zehn Jahre übernommen, die sich seitdem – revisionssicher archiviert – im Doxis4-Archiv befinden.

IT-DIRECTOR: Sie sprachen die zwingend benötigte Internationalität der neuen ECM-Lösung an. Warum wurde darauf ein Schwerpunkt gelegt?
W. Höltl:
Ganz einfach, weil unsere Mitarbeiter Dokumente über die Standorte hinweg nur rudimentär einsehen, austauschen und bearbeiten konnten. Diese wichtigen Prozesse der internationalen Zusammenarbeit ließen sich mit unserem damaligen Archivsystem einfach nicht abbilden.

IT-DIRECTOR: Wie sahen diese Prozesse aus?
W. Höltl:
Es gab zwischen unseren verschiedenen Standorten viele manuelle, zeitaufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem vertriebsgebietsübergreifend tauchten oft Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter ausländischer Duravit-Standorte von unserer deutschen Zentrale Originaldokumente zu aktuellen Lieferungen vorab per Mail erhalten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Diese Dokumente lagen teils in Papierform, teils in Explorer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern vor. Entsprechend kosteten die Antworten auf jene Rückfragen viel Zeit und ließen lange auf sich warten. Das Thema verschärft sich noch, sobald die Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen auf dem Globus verteilt sind.

IT-DIRECTOR: Diese Rückfragen lassen sich heute schneller beantworten?
W. Höltl:
Überhaupt nicht, vielmehr fallen sie einfach weg! Möglich machen dies unsere elektronischen Kunden- und Lieferantenakten, die wir an unser ERP-System Infor angebunden haben. Die Vertriebsmitarbeiter können jetzt standortübergreifend ohne langes Suchen auf die benötigten Informationen zugreifen und sind direkt auskunftsfähig. Aber auch andere Abteilungen wie der Einkauf oder die Buchhaltung profitieren davon.

IT-DIRECTOR: Was sind die nächsten Schritte im Rahmen Ihrer Enterprise-Content-Management-Strategie?
W. Höltl:
Wir möchten unsere Enterprise-Content-Management-Lösung weiter auszubauen. Konkret planen wir, diese an unser Seeburger-BIS-System anzubinden und EDI-Daten zu archivieren. Diese Daten sind bislang lediglich auf einem Server gespeichert und „archiviert“, die nur unsere IT-Abteilung einsehen kann. Das soll sich fortan ändern. So sollen schon bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf die originalen EDI-Dokumente zugreifen können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und somit unsere Servicequalität weiter steigt.


Die Duravit AG
Als Anbieter der Sanitärbranche entwickelt und fertigt man Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Whirl- und Wellnesssysteme, Dusch-WCs und Accessoires für den internationalen Markt. Heute beschäftigt die Duravit AG mit Sitz in Hornberg im Schwarzwald als international tätige Gruppe über 5.800 Mitarbeiter und ist auf allen Kontinenten mit über 30 Beteiligungsgesellschaften in mehr als 120 Ländern präsent. Die Produktion erfolgt sowohl in Deutschland als auch an mehreren internationalen Standorten in Ägypten, China, Frankreich, Indien, Tunesien und der Türkei.


Bildquelle: Duravit

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