19.04.2017 Gelebte Werte von Kollegialität

Effektive Kommunikation dank Enterprise Social Networks

Von: Lea Sommerhäuser

Im Informationszeitalter wird eine effektive Kommunikation immer wichtiger. Dr. Eric Schott, Geschäftsführer von Campana & Schott, erklärt im Interview, welche Rolle dabei Enterprise Social Networks spielen.

Dr. Eric Schott, Campana & Schott

Dr. Eric Schott, Geschäftsführer von Campana & Schott: „Mit dem richtigen Management of Change ­akzeptieren und nutzen die allermeisten Mitarbeiter ­Social Networks.“

IT-DIRECTOR: Herr Dr. Schott, inwieweit beschäftigen sich Großunternehmen mit der Zukunft der Arbeit?
E. Schott:
Derzeit beschäftigen sich fast alle Unternehmen mit diesem Thema. Angesichts aktueller Trends wie Digitalisierung, Mobilität und Konsumerisierung, aber auch Fachkräftemangel und Anforderungen der jungen Generation an ihren Arbeitsplatz müssen sie sich mit modernen Technologien und Angeboten auseinandersetzen. Gerade in den letzten zwölf Monaten ist das Thema immer wichtiger geworden – von einem unter vielen, dass es zu betrachten gilt, hin zu einem zentralen Punkt für die Unternehmensstrategie.

IT-DIRECTOR: Welcher allgemeine Nutzen entsteht durch die Verwendung von Social-Collaboration-Tools wie Enterprise Social Networks (ESN)?
E. Schott:
Viele Vorstände, Geschäftsführer und CIOs betonen den Stellenwert von Social Collaboration im Unternehmen als wichtigen Erfolgsfaktor für die Umsetzung der digitalen Transformation. Um diese Zusammenhänge näher zu hinterfragen, haben wir im vergangenen Jahr gemeinsam mit der TU Darmstadt die erste deutsche Social-Collaboration-Studie durchgeführt. Dabei gaben 73 Prozent der Befragten an, dass sie durch eine vernetzte Arbeitsweise eine Verbesserung der Unternehmenskultur anstreben. Knapp die Hälfte sagte, sie möchte Produkt- und Prozessinnovationen fördern. So wird Social Collaboration zunehmend als Erfolgsfaktor gesehen, um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu bewältigen.

IT-DIRECTOR: Ab wann macht ein ESN überhaupt Sinn? Ab welcher Unternehmensgröße? Für welche Branchen?
E. Schott:
Unternehmensgröße oder Branche sind zunächst nicht entscheidend. Unsere Studie zeigt, dass sich der Einsatz von Social-Collaboration-Technologien auch für kleinere Firmen lohnen kann: Mittelständische Unternehmen, die regelmäßig standortübergreifend oder in flexiblen Projektteams arbeiten, können so um bis zu 58 Prozent effizienter sein. Ein ESN kann hier einen wertvollen Beitrag leisten, besonders wenn viele Personen intensiv und standortunabhängig miteinander kommunizieren müssen. Je stärker ein Unternehmen räumlich verteilt arbeitet, desto wichtiger wird ein solches Netzwerk.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Herausforderungen der Integration?
E. Schott:
Wichtig ist es zunächst, ein ESN richtig einzuführen. Hier liegen auch die Stolpersteine. Vor allem das Management of Change (MoC) darf nicht unterschätzt werden, denn ein ESN verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren. Positive Ergebnisse lassen sich nur dann erzielen, wenn die Mitarbeiter auf dem Weg in diese hierarchieübergreifende und somit meist ungewohnte Form der Kommunikation frühzeitig eingebunden werden und auf dieser Grundlage die entsprechenden Projekte und Programme mittragen.

IT-DIRECTOR: Seit wann nutzen Sie selbst ein internes Social Network?
E. Schott:
Ich nutze seit drei Jahren unser Enterprise ­Social Network. Inzwischen ist es für mich ein zentraler Kommunikationskanal geworden. Der schnelle Austausch macht einfach Spaß. Dabei ist es spannend, live einen Blick in laufende Projekte werfen zu können. Es macht Freude zu sehen, dass unsere gelebten Werte von Kollegialität und Zusammenarbeit sowie die Nutzung und Weitergabe von Wissen den Erfolg des Netzwerks ausmachen.

IT-DIRECTOR: Vor welchem Hintergrund haben Sie sich für ein ESN basierend auf Yammer entschieden?
E. Schott:
Wir sind eine international aufgestellte Organisation mit 18 eigenen Standorten in Europa und Nordamerika. Dabei entsteht die größte Wertschöpfung an 50 weiteren Standorten: vor Ort bei unseren Kunden. Nicht immer ist also der persönliche Austausch möglich – zumindest nicht in der Form, wie ich ihn mir eigentlich wünsche. Mit Yammer können wir über Projekt-Spaces und andere Funktionen kommunizieren und zusammenarbeiten, auch mit externen Nutzern. Außerdem lässt sich die Lösung nahtlos in unsere bestehende Office-365-Umgebung integrieren.

IT-DIRECTOR: Wie arbeiten Sie mit dem ESN? Was sind typische Situationen?
E. Schott:
Einerseits ist es für mich eine Art interne Nachrichtenzentrale und Wissensdatenbank. Hier erfahre ich Neuigkeiten zu den von mir abonnierten Themen und Unternehmensgruppen. Andererseits arbeite ich darüber mit Kollegen zusammen. Dies geschieht zum Teil reaktiv, wenn mir jemand eine Frage stellt oder mich direkt anspricht. In diesem Fall werde ich explizit benachrichtigt und eine entsprechende Mitteilung erscheint parallel in meinem normalen E-Mail-Eingang. So kann ich im Allgemeinen schnell reagieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Umgekehrt frage ich auch aktiv in Gruppen an und bitte um Einschätzungen oder Hintergrundmaterial. Das kann zu einem bestimmten Thema sein – „Digitale Transformation“ ist unsere aktivste Gruppe – oder zu einem Unternehmen. Dabei dauert es in der Regel nur knapp 30 Minuten, bis ich Antworten oder Vorschläge erhalte und zwar ohne dass ich konkret bei einem Kollegen anfrage. Das gilt übrigens für alle Mitarbeiter, nicht nur für den Chef.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen sehen Sie persönlich noch Verbesserungsbedarf?
E. Schott:
Hier gibt es nur ein paar kleine Punkte. Zum Beispiel könnten Informationen noch effizienter an die Nutzergruppen verteilt werden. Auch die Anbindung externer Personen ließe sich noch einfacher gestalten, ohne dabei den Sicherheitsaspekt zu vernachlässigen oder zu beeinträchtigen. Hier sind wir bei der Anpassung aber auch selbst gefordert. Zudem befinden sich im ESN Unmengen an Daten und Informationen, die effizient gefiltert werden müssen. Dies hat der Nutzer primär selbst zu erledigen, aber auch das Tool könnte hier noch weitere Erleichterungen bieten.

IT-DIRECTOR: Inwieweit übt die Nutzung des internen Social Networks einen Einfluss auf die Unternehmenskultur aus?
E. Schott:
Unsere Unternehmenskultur lebt von „helfen und sich helfen lassen“. Dieser Ansatz sowie die Zusammenarbeit zwischen den Teams werden durch unser ESN verstärkt. Damit ist es einfacher möglich, Mitarbeiter in Projekte einzubinden, von denen man bislang gar nicht wusste, dass sie auf diesem Gebiet Input liefern können. Außerdem lassen sich neue Mitarbeiter direkter in die Teams integrieren – und das ortsunabhängig. Durch den regelmäßigen team- und hierarchieübergreifenden Austausch können wir neue Ideen schneller entwickeln und bewerten. Unser internes Social Network wird so zu einem wahren Innovationstreiber. Das Ziel ist dabei nicht, jede einzelne Idee auch umzusetzen, sondern sich auf ausgewählte, gute Impulse zu konzentrieren.

IT-DIRECTOR: Wird das Social Network von jedem Mitarbeiter akzeptiert und genutzt?
E. Schott:
Mit dem richtigen Management of Change akzeptieren und nutzen die allermeisten Mitarbeiter ein ESN. Es gibt jedoch fast in jedem Unternehmen wenige Kollegen, die Akzeptanzprobleme haben. Hier ist es wichtig, die Potentiale aufzuzeigen, denn mit dem richtigen MoC lassen sich viele Skeptiker überzeugen. Eine andere Gruppe sind Kollegen, die von sich aus nicht social-media-affin sind. Diese sollten Schritt für Schritt an den Umgang damit herangeführt werden.

IT-DIRECTOR: Aktuell arbeiten Sie mit der TU Darmstadt ­erneut an einer Studie. Was genau wird untersucht? ­­In welche Richtung geht die Studie diesmal?
E. Schott:
Die Studie widmet sich im Kern den Anwendungsszenarien und Auswirkungen von Social Collaboration, unabhängig von spezifischen Tools. Sie beleuchtet, unter welchen Bedingungen sich der Einsatz neuer Technologien für Unternehmen wirklich auszahlt, in welchen Arbeitsszenarien besondere Potentiale bestehen und welche Bedeutung die Kultur eines Unternehmens für die vernetzte Zusammenarbeit hat. Dabei ist es unser Anspruch, die Entwicklung von Social Collaboration über mehrere Jahre hinweg zu begleiten und zu untersuchen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf Einsatzmöglichkeiten und Nutzen von Enterprise Social Networks.

Bildquelle: Campana & Schott

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