Effiziente Softwareverwaltung bei Behörden

Darüber hinaus müssen Behörden auf die Forderungen der Softwarehersteller nach Lizenzierungsnachweisen revisionssicher und konfliktfrei reagieren können. Basis für die Umsetzung dieser Anforderungen ist ein effizientes Software Asset Management (SAM). Mit einem funktionierenden Lizenzmanagementsystem können die Softwarekosten in der Regel um 15 bis 30 Prozent gesenkt werden.

Obwohl eine aktive Verwaltung der Softwarelizenzen eigentlich längst in das Risikomanagementsystem einer Organisation gehört, besitzen viele Behörden keinen Überblick über ihre Lizenzen. Abhilfe schafft ein Lizenzmanagementsystem. Es hilft aus rechtlicher Sicht, eine Unterlizenzierung zu vermeiden sowie illegal oder unerwünscht installierte Software zu identifizieren und die Anforderungen der Revision zu erfüllen. Zudem erkennt ein effektives Lizenzmanagement auch Überlizenzierungen und nicht mehr genutzte Lizenzen. Somit können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Nur wenn die Anzahl der wirklich notwendigen Lizenzen in der gesamten Behörde bekannt ist, lassen sich kostengünstigere Lizenzverträge aushandeln. Außerdem können Behörden dann vorhandene Softwareressourcen optimieren und umschichten.

Da Softwarehersteller immer öfter von ihrem Auditrecht Gebrauch machen und beim Kunden Lizenzprüfungen durchführen, ist die Transparenz und Dokumentation der Softwarelizenzen immer bedeutender. Zudem besteht die Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen. Hier setzt das Software Asset Management an. Es beinhaltet alle Prozesse und Infrastrukturen, die notwendig sind, um Software Assets innerhalb einer Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten, zu kontrollieren und die Investition zu schützen.

Analyse der Ausgangssituation

Die Einführung eines SAM ist ein unternehmensweiter Prozess, der alle Geschäftsbereiche und Aufgabenstellungen integrieren muss. Dabei handelt es sich nicht um einen standardisierten Prozess, denn jedes Unternehmen hat ganz spezielle Anforderungen. Im ersten Schritt müssen die Ausgangssituation analysiert und Antworten auf folgende Fragen gefunden werden:

•    Welche Software ist wo installiert?
•    Wie viele Lizenzen liegen vor?
•    Wie sieht die Lizenzierungssituation aus, ist die Behörde über-, unter- oder falsch lizenziert?
•    Gibt es Software Assets, die keinen ROI erwirtschaften?
•    Gibt die Behörde zu viel Geld für Lizenzen aus?
•    Nutzt die Organisation die richtigen Lizenzverträge?
•    Sind die richtigen Prozesse in der Behörde implementiert, um Lizenzen zu verwalten?
•    Welche Softwarelösungen passen zu den Geschäftsanforderungen?
•    Wie soll die Organisation auf die geforderten Software-Lizenzierungsnachweise der Hersteller reagieren?

Zunächst lässt sich so die notwendige Transparenz über die aktuelle Lizenzsituation schaffen. Dabei werden die vorhandenen Lizenzen mit den tatsächlich nutzbaren konsolidiert. Im zweiten Schritt erfolgt ein Abgleich mit den tatsächlich in der Organisation eingesetzten Anwendungen. Auf dieser Grundlage werden bereits bestehende Prozesse zielführend modifiziert oder neue Prozesse definiert sowie implementiert. Dazu gehören etwa die Nutzung eines Lizenzpools, Softwarebeschaffung und -Verteilung, Genehmigungsprozesse, Vertragsverwaltung sowie die Schnittstellen zwischen IT, Einkauf und Controlling. So wird ein effizientes Lizenzmanagement abgebildet. Durch diesen Prozess können Behörden große Einsparungen erzielen. Nach Analysen von Insight ist heute durchschnittlich auf jedem Arbeitsplatz Software im Wert von 780 Euro installiert. Bei einer durchschnittlichen Falschlizenzierung von 25 Prozent und einer Nicht-Nutzung von bis zu 38 Prozent der erworbenen Software verlieren Behörden viel Geld.

Bei der Umsetzung von SAM spielen prozessunterstützende Tools eine wichtige Rolle. Sie treiben die definierten Prozesse voran und ermöglichen einen hohen Automatisierungsgrad. In dieser Phase werden sinnvolle Tools definiert wie Asset-Management-Tools, Lizenzmanagement-Tools, Software Deployment oder ERP-Systeme. Da oftmals schon verschiedene Systeme im Einsatz sind, ist es manchmal sinnvoll, die Lösungen in bereits existierende Umgebungen zu integrieren und damit die Funktionalität bestehender Systeme zu erhöhen.

Lizenzmanagement ist mittlerweile in Behörden wie auch in Unternehmen ein wichtiges Steuerungsinstrument, um das Wirtschaftsgut Software gemäß den Nutzungsbedingungen der Hersteller einzusetzen. Es bildet die Schnittstelle zu den Fachbereichen wie Einkauf oder der Rechtsabteilung sowie den Geschäftsprozessen. So liefert ein umfassendes SAM Informationen, die für den wirtschaftlichen Einsatz von Software erforderlich sind.

Ein Praxisbeispiel

Beim Bundesministerium der Finanzen (BMF) war die Erlangung eines gesicherten Lizenzierungsstatus ein wichtiges Thema. Ein transparentes Lizenzmanagement hat große Bedeutung für die interne Planung und Revisionssicherheit gegenüber dem Bundesrechnungshof. Mit dem License-Reconciliation-Projekt ging es dem BMF einerseits um die Erfassung und Gegenüberstellung aller Softwareprodukte und der gekauften Lizenzen. Darüber hinaus sollte das Wissen darüber, welche Software lizenzpflichtig ist, welche Eigenentwicklungen in Gebrauch sind und welche Dokumente in einem Lizenzmanagement verwaltet und gelagert werden müssen, eine dauerhaft verfügbare Planungsgrundlage des Hauses werden.

Um dies zu erreichen, erstellte Insight einen revisionssicheren Abgleich der installierten Software und gekauften Lizenzen. Mit diesem Abgleich können zukünftig gesicherte Kaufentscheidungen getroffen und besser mit Herstellern und IT-Dienstleistern verhandelt werden. Zudem wurde das vorhandene Datenmodell von SMS um Informationen um aus dem LRS-Projekt erweitert, um einen Warenkorb von lizenzrechtlich relevanter Software und Spezialapplikationen. Somit hat das BMF die Möglichkeit, über mehrere Webreports Summenauswertungen dieser Produktgruppe zu fahren.

Bildquelle: BMF/Hendel