10.07.2017 Fehllizenzierungen vermeiden

Ein Lizenzmanager ist unverzichtbar

Von: Kathrin Zieblo

Die Aufgaben eines Lizenzmanagers umfassen weit mehr, als lediglich die Überwachung des vorhandenen Lizenzpools. Welche das sind, berichtet Bastian Brand, Leiter IT Management Solutions bei FCS Fair Computer Systems GmbH.

Bastian Brand, FCS Fair Computer Systems GmbH

„Ein Unternehmen benötigt einen ausgebildeten Lizenzmanager entweder intern oder extern, der weiß, welche Lizenzmodelle benötigt werden und im Einsatz sind", so Bastian Brand.

IT-DIRECTOR: Herr Brand, für viele Großunternehmen stellt eine transparente Inventarisierung aller installierter Lizenzen eine große Herausforderung dar, wie gelingt dies unkompliziert?
B. Brand:
Das Lizenzmanagement muss funktionsübergreifend arbeiten. Bei der Anschaffung neuer Software muss immer der Lizenzmanager eingeschaltet werden und prüfen, ob auch andere Lizenzmodelle durch die Neuanschaffung betroffen sind. Wir empfehlen außerdem den Einsatz einer Softwarelösung, die es ermöglicht, den Software-Lizenzbestand mit dem Ist-Bestand installierter Software abzugleichen und dabei alle marktüblichen Lizenzmodelle und –metriken abbildet sowie umfassend auf ein Lizenzaudit vorbereitet. Die eingesetzte Lösung sollte dabei auch über einen starken Scanner verfügen und verschiedene Scanverfahren unterstützen, z.B. auch Geräte erfassen können, die nicht oder nicht ständig im Unternehmensnetzwerk eingebunden sind.

IT-DIRECTOR: Wie lassen sich Lizenzlücken proaktiv vermeiden?
B. Brand:
Eine aktuelle „Lizenzübersicht“ oder „Lizenzbilanz“ sollte in jedem Unternehmen jederzeit abrufbar sein. Laut einer KPMG-Studie stufen 68 Prozent der Unternehmen ihr IT-Asset- und Lizenzmanagement als „verbesserungswürdig bis schlecht“ ein. 78 Prozent der Unternehmen verfügen über kein Software-Dokumentationssystem. Hier ist der erste Ansatzpunkt gefunden.

Generell kann gesagt werden, dass nur durch eine professionelle Tool-Unterstützung die positiven Effekte von Lizenzmanagement oder auch „Software Asset Management (SAM)“ zu erreichen sind.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte grundsätzlich beim Kauf von Software bzw. Lizenzen geachtet werden?
B. Brand:
Da jeder Softwarehersteller eigene Lizenzbedingungen hat, empfehlen wir bei Lizenzfragen spezialisierte Software-Asset-Management-Partner zu kontaktieren, sofern im Unternehmen keine eigenen Spezialisten beschäftigt werden. Grundsätzlich sollten aber vor dem Kauf einer Software bestimmte Fragen geklärt werden, z.B. wie es mit dem Recht zur Mehrfachnutzung aussieht oder ob zusätzliche Zugriffslizenzen wie z.B. CALs für Server oder Datenbanken benötigt werden und ob hier dann auch die richtigen Modelle vom Händler angeboten worden sind.

IT-DIRECTOR: Die Menge an unterschiedlichen Lizenzbedingungen und Lizenzklauseln ist hoch, sodass schnell der Überblick verloren geht. Wie bleiben die Verantwortlichen auf dem aktuellen Stand?
B. Brand:
Es gilt, kontinuierliche Lizenzmanagementprozesse im Unternehmen zu definieren, zu etablieren und am Laufen zu halten. Ein verantwortlicher Lizenzmanager muss die Beschaffung, Nutzung und Erneuerung von Software und Lizenzmodellen im Auge behalten, also weit mehr tun, als nur den bestehenden Lizenzpool zu überwachen. Er muss den Lizenzbedarf im Betrieb erkennen sowie Analysen und Reportings durchführen. Beispielsweise sollte die Lizenzbilanz periodisch aufgestellt und auf Plausibilität geprüft werden, um regelmäßig einen aktuellen Statusbericht über den Software- und Lizenzbestand zu erhalten. Damit lassen sich Fehllizenzierungen, egal ob Über- oder Unterlizenzierung zeitnah erkennen und beheben.

IT-DIRECTOR: Was gilt es in Sachen „Gebrauchte Software“ und Lizenzsicherheit zu beachten?
B. Brand:
Es wird eine gesonderte Ausweisung dieser Lizenzen im Lizenzmanagement empfohlen, da die Rechtslage bei „gebraucht beschaffter Software“ diffizil ist. Aus unserer Sicht sollten gebrauchte Lizenzen nur nach eingehender Prüfung der Rechtmäßigkeit eines Erwerbs eingesetzt werden.

IT-DIRECTOR: Welche konkreten Auswirkungen hat die Virtualisierung auf den Lizenzbestand?
B. Brand:
Die Virtualisierung bringt nicht unbedingt neue Lizenzmodelle hervor, allerdings wird es vermehrt eine Verschiebung zu anderen als den bisher üblichen geben, z.B. hin zu Cluster-Lizenzen und Named-User-Lizenzen.

IT-DIRECTOR: Und inwiefern hat die Nutzung der Cloud neue Lizenzmodelle erforderlich gemacht/hervorgebracht?
B. Brand:
Es gibt hier neben vielen alten Modellen (z.B. Weiterführung von On-Premise-Lizenzen beim Provider) auch neue Modelle, wie z.B. Abrechnung „tatsächlich genutzter Software“. Die Überwachung und Abrechnung solcher Modelle, die übrigens von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sind, liegt in der Regel beim Lizenzgeber, bzw. Cloud-Betreiber. Er misst das Nutzungsverhalten der User und rechnet dementsprechend ab. Fehlende Standards und unterschiedliche Abrechnungsmodelle führen hier möglicherweise zu Problemen mit der Compliance.

IT-DIRECTOR: Welche Maßnahmen sollten Unternehmen vor dem Audit durch den Hersteller ergreifen?
B. Brand:
Eine wesentliche Maßnahme ist die Implementierung eines umfassenden Asset- und Lizenzmanagement-Prozesses in die Unternehmensstruktur.

Das Softwareinventar, also der Bestand an installierter bzw. genutzter Software auf Rechnern und Servern muss aktuell sein. Zudem sollte eine SAM-Software mit folgenden Grundfunktionen implementiert sein: Softwarekatalog, Mapping, Lizenzmodelle mit unterschiedlicher Metrik, Upgrade- und Downgrade-Historien, Verträge und Rahmenverträge sowie Lizenzbedarfe. Dies ist die Basis für einen sauberen Soll-Ist-Vergleich und damit für eine ordentliche Lizenzbilanz.

IT-DIRECTOR: Geben Sie zwei Einschätzung ab ...
... Wie hoch sind die Kosten, die mittels Lizenzmanagement eingespart werden können?
B. Brand:
Die Aberdeen Group und Gartner haben in vielzitierten Umfragen aus den Jahren 2002 und 2007 die Einsparpotentiale durch Prozessoptimierung und Softwarebestandsmanagement bereits damals mit bis zu 30 Prozent des IT-Budgets beziffert. Da Lizenzmanagement aber auch Kosten durch Schulung von Mitarbeitern und/oder Consulting sowie Verwaltungsaufwand verursacht und Fehler nie ausgeschlossen werden können, gehen wir konservativ von bis zu 25 Prozent des Softwarebudgets aus.

... Wie hoch ist der Anteil ungenutzter Lizenzen in Großunternehmen?
B. Brand:
Laut der oben zitierten Gartner-Studie bleiben 38 Prozent der Softwarelizenzen ungenutzt. Wir gehen davon aus, dass das stimmt. Allerdings gibt es auch immer die andere Seite, nämlich die Unterdeckung bei anderen Lizenzen. Diese wird häufig bei solchen Berechnungen vergessen, die sich auf bereits beschaffte Software beziehen.

IT-DIRECTOR: Welche Empfehlungen können Sie für eine erfolgreiche Audit-Strategie geben?
B. Brand:
Ein Unternehmen benötigt einen ausgebildeten Lizenzmanager entweder intern oder extern, der weiß, welche Lizenzmodelle benötigt werden und im Einsatz sind.

Daneben ist eine Softwarelösung möglich, die die installierte Software trackt und ein Software-Inventar über alle Rechner aufbaut. Dieses muss vom Lizenzmanager im Tool mit den entsprechenden Lizenzmodellen, Metriken und Lizenzverträgen verknüpft werden (sogenanntes „Mapping“). Links zum DMS oder Fotos von Lizenznachweisen und eine Dokumentation des Ablageorts der Lizenzen sind sehr ratsam. Ein gutes System ist anschließend selbst in der Lage, die benötigten Lizenzen aus dem Pool zu entnehmen oder diese wieder dem Pool zuzuführen. Wichtig ist es außerdem, dass das eingesetzte Tool auch alle marktüblichen Metriken und Lizenzmodelle unterstützt. Unternehmen tun gut daran, auf zertifizierte SAM-Tools zu setzen. Die KPMG prüft Lizenzmanagement-Anwendungen in einem sehr aufwändigen Verfahren auf Herz und Nieren und vergibt das Siegel „KPMG assesed SAM-Tool“ nur für Top-SAM-Lösungen.

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