02.03.2017 Collaboration 2017

„Eine UCC-Lösung ist wie ein gutes Paar Schuhe“

Von: Lea Sommerhäuser

„Um in virtuellen Teams genauso gut und produktiv zusammenzuarbeiten wie aus dem herkömmlichen Büro gewohnt, brauchen die Mitarbeiter das richtige Werkzeug“, betont Stefan Ried, CTO von Unify, der Tochterfirma von Atos für Kommunikationssoftware und -services, im Interview. Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit, die technisch hoch belastbar sind und nicht frühzeitig an ihre Grenzen kommen, seien hier unabdingbar.

Stefan Ried, Unify

„Insgesamt zeigt sich bei der Kommunikation ein Trend hin zu All-IP“, so Stefan Ried, CTO von Unify.

IT-DIRECTOR: Herr Ried, die Art, wie Menschen arbeiten, ändert sich rapide. Was sind aus Ihrer Sicht die aktuell wichtigsten Veränderungen?
S. Ried:
Die Wirtschaft entwickelt sich hin zu einer On-Demand-Economy – Ressourcen werden also punktuell auf Abruf gebraucht, Teams müssen schnell und flexibel je nach Projekt zusammengestellt werden. Die digitale Transformation spielt dabei ebenso eine wichtige Rolle. Die Veränderungen für die Mitarbeiter sind bereits jetzt deutlich spürbar, wie die Studie „The Way We Work“ zeigt: Virtualität ist für viele Teams die neue Realität. Global gaben mit 52 Prozent bereits über die Hälfte, in Deutschland mit 34 Prozent immerhin schon rund ein Drittel der Wissensarbeiter an, dass sie jetzt stärker in virtuelle Teams eingebunden sind, als das früher der Fall war. Virtuell bedeutet in diesem Fall, dass die Teams über verschiedene Büros und Standorte, also über größere Entfernungen hinweg, zusammenarbeiten. Generell steigt die Bedeutung von Technologie. Fast die Hälfte der Befragten weltweit sowie in Deutschland gaben an, dass ihr Unternehmen eher durch Technologie und Kommunikation funktioniert statt auf Basis von lokalen Büros und Standorten. Für die Umfrage in unserem Auftrag wurden weltweit 9.000 Wissensarbeiter befragt, 3.019 davon in Deutschland.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei Lösungen für Unified Communications & Collaboration (UCC)?
S. Ried:
Kommunikation ist dabei ein Faktor, der kaum hoch genug einzuschätzen ist. Um in virtuellen Teams genauso gut und produktiv zusammenzuarbeiten wie aus dem herkömmlichen Büro gewohnt, oder sogar noch besser, brauchen die Mitarbeiter das richtige Werkzeug. Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit, die technisch hoch belastbar sind und nicht frühzeitig an ihre Grenzen kommen, sind hier unabdingbar. Solche Tools für Unified Communications und Collaboration integrieren idealerweise alle Kommunikationskanäle auf einer übersichtlichen, leicht bedienbaren Oberfläche – so, wie die Mitarbeiter das aus den privat genutzten Apps und Portalen gewohnt sind.

IT-DIRECTOR: Worauf ist bei der Auswahl einer UCC-Lösung zu achten, um die agile Zusammenarbeit in einem Unternehmen zu fördern?
S. Ried:
Damit das wie gewünscht funktioniert, müssen UCC-Lösungen nahtlos in bestehende Infrastrukturen eingebunden werden. Dafür sind offene Standards und Programmierschnittstellen entscheidend. Außerdem müssen sie flexibel skalierbar sein, damit neue Teammitglieder schnell und einfach eingebunden werden können. Dazu gehören sowohl neue und bestehende Mitarbeiter als auch Freelancer oder externe Partner und Zulieferer. Das wird künftig noch wichtiger werden, wenn Teams ganz im Sinne des On-Demand-Ansatzes kurzfristig und projektbezogen zusammengestellt, vergrößert und dann möglicherweise auch wieder aufgelöst werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Bedienkomfort: Idealerweise hat eine UCC-Lösung eine einheitliche, intuitiv verständliche Bedienoberfläche, die auf allen Endgeräten gleich ist. Dort sollten sämtliche Informationen in den notwendigen Kontext eingebettet und über eine Suchfunktion zuverlässig auffindbar sein. Außerdem ist die Wahl des Anbieters wichtig: Eine proprietäre Lösung kann für sich genommen noch so gut sein. Passt sie nicht zu anderen Komponenten der Infrastruktur, dann sollte sie aus der engeren Wahl fallen.

IT-DIRECTOR: Welche Stolpersteine gibt es häufig bei der Einführung von UCC-Lösungen und wie lassen sie sich vermeiden?
S. Ried:
Eine UCC-Lösung ist wie ein gutes Paar Schuhe – nur wenn sie gut passen, läuft es sich bequem. Verantwortliche in Unternehmen sollten also ihren Bedarf genau kennen. So ist beispielsweise ein kleinerer Mittelständler mit einem Kommunikationssystem für Großkonzerne schlecht beraten. Er bezahlt für Ressourcen, die er definitiv nicht nutzen kann. Im schlechtesten Fall ist eine solche Firma mit der Instandhaltung überfordert, etwa, wenn die eigene IT-Mannschaft zu klein ist.

Dagegen brauchen große Unternehmen möglicherweise eine flexible Lösung, um möglichst schnell skalieren zu können. Hier kommen cloud-basierte Angebote ins Spiel, die schnell und einfach gebucht und wieder gekündigt werden können. Wenn kein eigenes IT-Team vorhanden ist, das die Installation und Wartung übernimmt, dann ist die Wahl des richtigen Service-Partners ausschlaggebend. Auch hier kann es sich anbieten, alles aus einer Hand zu beziehen. Bei der Wahl des Service-Partners sollten die Verantwortlichen genau auf die vereinbarten Service-Level-Agreements achten – je nach Branche können beispielsweise einige Stunden Downtime völlig unproblematisch sein oder aber das Geschäft gefährden.

IT-DIRECTOR: Inwieweit spielt noch die klassische Telefonie eine Rolle in der neuen Arbeitswelt?
S. Ried:
Die klassische Telefonie war nie weg, sie spielt nach wie vor eine wichtige Rolle. Allerdings ist sie inzwischen als Voice-Komponente ein Bestandteil unter mehreren eines UCC-Systems. Das Tischtelefon erfreut sich auch weiterhin großer Beliebtheit, keine Frage. Wir haben vor kurzem erst mit der Deskphone-CP-Familie eine neue Reihe an Geräten herausgebracht. Neue UCC-Technologien erweitern hier den Funktionsumfang und binden Telefonie in den Gesamtkontext ein.

Mit dem vollständigen Umstieg auf IP-Verbindungen, den die Telekom für 2018 angekündigt hat, ist die klassische Telefonie endgültig ein fester Bestandteil des UCC-Werkzeugkastens. Unternehmen, die noch keine IP-fähige Telefonanlage haben, müssen sich übrigens keine grauen Haare wachsen lassen. Die Migration ist in verschiedenen Schritten möglich, sodass Investitionen geschützt bleiben.

IT-DIRECTOR: Welche weiteren Trends sehen Sie anno 2017 im Bereich UCC?
S. Ried:
Die Entwicklung hin zum digitalen Arbeitsplatz wird weitergehen und noch stärker Fahrt aufnehmen. Ein wichtiger Vorteil moderner digitaler Arbeitsplätze ist es, die Zusammenarbeit mit klassischen Office-Dokumenten und Medien wie Sprache und Video an einer Stelle und im Team-Kontext anzubieten. Dadurch verändert sich die Art und Weise, wie Menschen miteinander arbeiten. Textnachrichten werden Sprache außerdem als die wichtigste Kommunikationsform am Arbeitsplatz ablösen. In einigen Bereichen sind wir schon so weit, aber 2017 werden wir eine breite Konsolidierung der textbasierten Messenger-Dienste sehen.

Insgesamt zeigt sich bei der Kommunikation ein Trend hin zu All-IP, wie schon gesagt. Mehr und mehr Firmen sind an punktgenauer Nutzung von Diensten aus der Cloud interessiert. Gleichzeitig ist das Verständnis, dass derartige On-Demand-Services auch anders vergütet werden sollten, wenig ausgeprägt. Einer durchaus fortschrittlichen Haltung zur Nutzung steht eine recht konservative Einstellung zur Vergütung entgegen. Es ist zu erwarten, dass sich Angebot und Nachfrage ausbalancieren und neue Kommerzialisierungsmodelle Einzug halten.

Wir werden außerdem beobachten können, dass große Konzerne ihre Belegschaft in kreativere Umgebungen verlagern, die sie selbst nicht bereitstellen können, Co-Working-Spaces etwa. Dazu gehören dann natürlich auch die entsprechenden Tools und Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit, die auch im kommenden Jahr an Bedeutung gewinnen werden.

Bildquelle: Unify

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