Einfache tägliche Zusammenarbeit

IT-DIRECTOR: Herr Härtner, wie gestaltet sich das derzeitige Interesse von Großunternehmen an Unified-Communications-Lösungen (UC)?
M. Härtner: Das Interesse für UC-Anwendungen nimmt rapide zu. Zwar waren schon vor drei Jahren viele Großprojekte in der Planungs- und Ausschreibungsphase mit der Klassifizierung „Unified Communications“ versehen. Doch letzten Endes wurden diese häufig doch als reine IP-Telefonieprojekte umgesetzt. Das hat sich zwischenzeitlich geändert: Heute realisieren Großunternehmen tatsächlich Projekte, die teils sehr umfassend UC-Aspekte beinhalten.

IT-DIRECTOR: Internationale UC-Projekte in Großunternehmen sind eher aufwändig. Worauf gilt es bei deren Durchführung generell zu achten?
M. Härtner: Am Anfang muss eine umfassende Analyse stehen. Sprich: Wie definiert das Unternehmen Unified Communications? Welche Geschäftsprozesse sollen optimiert werden? Welche UC-Anwendungen kommen in Betracht? Sind diese Fragen beantwortet, kann die Planung in Angriff genommen werden. Wichtig ist auch, sämtliche Verantwortliche mit in die Vorbereitungen mit einzubeziehen. UC vereint beispielsweise sehr viele schon vorhandene Kommunikationsanwendungen, etwa E-Mail, Videokonferenz oder Instant Messaging. Mit Hilfe der Verantwortlichen hierfür können Synergien erkannt und letztendlich realisiert werden.

IT-DIRECTOR: Welche Vorraussetzung muss das Anwenderunternehmen mit sich bringen, um eine entsprechende Lösung einführen zu können?
M. Härtner: Für den Erfolg eines UC-Projektes ist eine leistungsstarke Datennetzinfrastruktur unabdingbar. Sie bildet die Basis für alle Kommunikationsanwendungen im Unternehmen. Nur wenn alle Geschäftsanwendungen reibungslos funktionieren, setzen die Mitarbeiter sie auch in der Praxis ein.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile können die Anwender allgemein aus einer umfassenden UC-Lösung ziehen?
M. Härtner: UC-Lösungen vereinfachen die tägliche Zusammenarbeit und sparen viel Zeit durch schnelleren und effizienteren Kommunikationsaustausch. Paradebeispiele hierfür sind die vereinfachte Terminkoordination oder kürzere Reise- und Pendelzeiten. Schon einfache Features bieten viele Vorteile. „Click-to-Dial“ zum Beispiel ermöglicht den Mitarbeitern eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme. Damit gehören zeitraubendes Suchen nach Kontaktdaten oder häufiges Verwählen am Telefon der Vergangenheit an.

IT-DIRECTOR: An welcher Stelle treten oftmals Probleme bei der Einführung auf?
M. Härtner: Es bestätigt sich immer wieder, dass eine Analyse der vorliegenden technischen Rahmenbedingungen im Vorfeld unabdingbar ist. Denn viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihr Netzwerk für UC geeignet ist. Während der Implementierung stellt sich aber dann oft heraus, dass Einschränkungen bestehen. Zum Beispiel im Hinblick auf die Security oder die Dienstgüte (QoS – Quality of Service), die für die Priorisierung der für Echtzeitanwendungen benötigten Bandbreiten sorgt.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter an Bord zu holen. Meist dauert es, bis sie die neuen Möglichkeiten tatsächlich nutzen. Das lässt sich aber ganz einfach umgehen, indem man den Einsatz der neuen Features auf allen Unternehmensebenen konsequent vorlebt.

IT-DIRECTOR: In welche Phasen lässt sich solch ein Projekt unterteilen?
M. Härtner: Die Phasen sind Bedarfsermittlung, Bestandaufnahme, unternehmerische Zielsetzung und Ausrichtung der IT-Architektur, Investitionsentscheidung und Anbieterauswahl, Projektplanung und Umsetzung eines Pilotprojekts sowie die allgemeine Lösungseinführung und Change-Management.

IT-DIRECTOR: Von welchen Kriterien ist es abhängig, an welcher Stelle bzw. an welchem Standort mit dem Projekt begonnen wird?
M. Härtner: Unternehmen unterscheiden sich in ihren Voraussetzungen. Der Startpunkt variiert also von Projekt zu Projekt. Wir ermitteln deshalb im Vorfeld, welche Unternehmensbereiche von einer UC-Lösung am meisten profitieren, und ob es Bereiche gibt, die auf einen Standort begrenzt sind und sich so für ein räumlich begrenztes Pilotprojekt eignen. Grundlegend ist darüber hinaus natürlich auch die Frage, an welchen Standorten bereits eine ausreichende IT-Infrastruktur vorhanden ist.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeitlichen, finanziellen und personellen Umfang hat der Anwender zu rechnen?
M. Härtner: Das lässt sich pauschal nicht beantworten. UC-Projekte sind in ihrer individuellen Ausprägung sehr unterschiedlich.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich auf internationaler Ebene die Mitarbeiterschulung für eine neue UC-Lösung durchführen bzw. gestalten?
M. Härtner: Am besten ist es, die neuen technologischen Möglichkeiten direkt vorzuführen. Web-Konferenzen können den Mitarbeitern beispielsweise durch Web-Konferenzschulungen näher gebracht werden – so zeigen sie den Nutzen des neuen Mediums am praktischen Beispiel. Hier bieten sich Train-the-Trainer-Konzepte an, bei denen ein UC-Beauftragter pro Abteilung als Ansprechpartner für die Kollegen fungiert.

IT-DIRECTOR: Welche Bedenken äußern oftmals die Betriebsräte eines Anwenderunternehmens gegenüber einem UC-Projekt?
M. Härtner: Im Rahmen von UC-Projekten wird häufig auch die Presence-Funktion als Basis für Corporate Instant Messaging eingeführt. Betriebsräte äußern in diesem Zuge manchmal Bedenken, dass Mitarbeiter dadurch kontrollierbar werden.

IT-DIRECTOR: Wie kann man jene Bedenken ausräumen?
M. Härtner: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter bei der Anschaffung neuer Kommunikationslösungen frühzeitig einbinden und die Zielsetzung, Leistungsumfang und -grenzen der Lösung sowie daraus resultierende Verbesserungen offen kommunizieren. Dann klappt es auch mit den Mitarbeitern!

IT-DIRECTOR: Was sollte eine zeitgemäße UC-Lösung alles beinhalten?
M. Härtner: Eine moderne UC-Lösung sollte Anwendungen für Sprach- und Videokommunikation ebenso umfassen wie Presence und Instant Messaging. Darüber hinaus erleichtern eine Sprachmailbox, Click-to-Dial-Funktionen oder die Einbindung mobiler Endgeräte oder Home-Office-Telefone die Kommunikation zusätzlich. Empfehlenswert ist es außerdem, das Unternehmensverzeichnis (Corporate Directory) sowie externe Verzeichnisse und Netzwerke wie Social Media zu integrieren.

IT-DIRECTOR: Inwieweit sollten die gesamten Social-Media-Komponenten eingebunden werden?
M. Härtner: Diese Entscheidung obliegt allein dem Kunden – er muss sie auf Basis seiner Social-Media-Strategie treffen. Aus technischer Sicht stellt die Einbindung von Social Media keine Herausforderung dar.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung im Bereich UC ein?
M. Härtner: Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Medienvielfalt ihre Mitarbeiter zu überfordern droht. Daneben zeichnet sich ab, dass die verschiedenen Kommunikationskanäle weiter zusammenwachsen. Die logische Konsequenz ist, dass Unternehmen heute intensiver als noch vor drei Jahren darüber nachdenken, die technischen Möglichkeiten zu nutzen und sie ihren Mitarbeitern an die Hand zu geben.

Aus meiner Sicht wird insbesondere die Videokommunikation in den nächsten Jahren zur Standardanwendung in der Unternehmenskommunikation. Sie spart den Mitarbeitern und Unternehmen viel Zeit und Kosten ein – hochauflösende Farbdisplays und Netzwerkbandbreiten schaffen die technische Basis.