Externe IT-Services groß in Mode

Heutzutage zählt der Handel zu den dynamischsten und anspruchsvollsten Wirtschaftsbereichen. Günstige Preise, nachhaltige Produktion, gutes Design, hochwertige Ware, flexible Verfügbarkeit, schnelle Lieferung: All das haben Konsumenten auf ihrem Wunschzettel und Einzelhändler auf ihrer Agenda. Global-Sourcing-Unternehmen wie Miles Fashion sind ein zentrales Bindeglied in diesem komplexen Geschäft. Dabei muss der Großhändler auch die Messlatte für die eigenen betriebswirtschaftlichen Strukturen, Prozesse und Systeme hoch ansetzen. Dabei hilft der Beratungspartner Plaut bei einer konsequenten kontinuierlichen Optimierung im Anwenderunternehmen.

„Social Compliance“, also die klare Orientierung der Wertschöpfungskette an sozialen Standards, ist ein wichtiges Thema für global operierender Einzel- wie auch Großhändler. Kunden wollen günstige Preise, aber sie wollen auch wissen, wie diese Preise zustande kommen. Vor diesem Hintergrund betreibt Li & Fung, die Muttergesellschaft von Miles Fashion, eine eigene Abteilung, die sich aufwendig mit der genauen Prüfung von Konditionen beschäftigt. Daneben steht die Umweltthematik zunehmend stärker im Fokus des internationalen Handels – u.a. in Amerika und Asien. Das Bewusstsein für die Umsetzung von Umweltstandards an Standorten und in Büros ist da, der Druck wächst.

Somit lauten die zentralen Zukunftsfragen für das Unternehmen: Wie kann man bestmöglich nachhaltig agieren und gleichzeitig organisch wachsen? Und wie kann man die Dinge möglichst simpel halten? Antworten darauf fordert der aktuelle Dreijahresplan ein, der 2014 startete. Ein Dreijahresrhythmus – anstatt der üblichen rollierenden Planung – ist eine Besonderheit, die in der Hongkong-chinesisch geprägten Herkunft des Mutterkonzerns Li & Fung begründet liegt, sich aber gut bewährt hat. Es wurde noch nie ein Dreijahresplan korrigiert.

Drei Säulen – eine Buchhaltung

Auf dem kommerziellen Feld agiert die Europa-Division von Li & Fung eigenständig, aber im Backoffice arbeitet die ganze Gruppe zusammen. Ziel ist es, möglichst viele Synergien zu nutzen und Kosten zu senken. Der Leitgedanke dabei: „Wir wollen kein Konglomerat aus Einzelunternehmen sein.“ Eine Handelsgruppe, die Vernetzung großschreibt und unzählige Standorte weltweit betreibt, muss auf einheitliche Unterstützungsfunktionen setzen – anders geht es nicht. Im Rahmen einer umfangreichen Harmonisierungsinitiative baute das Unternehmen die drei zentralen Säulen neu auf: Organisation, Prozesse und IT-Infrastruktur.

Organisationsseitig kümmert sich nun beispielsweise ein Shared Service Center am Standort Norderstedt um die Buchhaltung für alle Gesellschaften in Kontinental-Europa – und dies mehrsprachig. Die Buchhaltungsprozesse wurden umfänglich dokumentiert, angepasst und in einem Template abgebildet. Im Bereich IT-Infrastruktur hat man sich hier gemeinschaftlich für SAP FI-CO (Finance & Controlling) entschieden und alle übrigen Systeme abgelöst. So konnte es gelingen, ein Einkreissystem in einer Datenbank aufzubauen.

Wer im Handel die dynamische Marktentwicklung aktiv gestalten will, muss seine betriebswirtschaftlichen Strukturen, Prozesse und Systemlandschaften regelmäßig auf den Prüfstand stellen und immer besser machen wollen. Doch wie kann dies aussehen? Die interne IT von Miles ist stark aufgestellt, aber bei Systemimplementierungen oder komplexen Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Controlling und IT ist klar: Es werden immer wieder externe Experten mit Spezial-Know-how und Erfahrung gebraucht – Beispiel Managementcockpit oder Harmonisierungsinitiative. Umso besser, wenn so eine über zehnjährige Dienstleisterbeziehung wie mit Plaut besteht.

Eines der jüngsten gemeinsamen Projekte nahm im vergangenen Jahr die Erweiterung der FI-CO-Nutzung und die Optimierung der Zahlungsprozesse im Shared-Service-Center-Modell ins Visier. Das im Finanzbereich erfahrene Beraterteam befasste sich in Phase 1 intensiv mit der Funktion des elektronischen Bankauszugs – vom Auslesen der Bankdateien bis zur technischen Einrichtung des Bankauszugs, von der Dokumentation der Buchungsregeln bis zur Einrichtung des Testsystems. In Phase 2 standen elektronische Avise im Mittelpunkt. Umfangreiche Detailklärungen mit Kunden und Banken oder das Einlesen der häufig seitenlangen Avise gehörten genauso zum Projekt wie die Erstellung von Testszenarien und der anschließende Produktivstart. Das Ergebnis dieses „knackigen“ dreimonatigen Projekts: Miles kann einen deutlich verringerten administrativen Aufwand im elektronischen Zahlungsverkehr verbuchen.

Business Intelligence: Die Kunden kennen

In einem weiteren Projekt ging es um die hohe Kunst des automatisierten Berichtswesens – Business Intelligence. Die Kernaufgabe: Informationen über Kunden im Monatsreporting bereitstellen, Umsätze und Margen auf Abteilungs-, Kunden- und Produktebene abbilden – und das innerhalb der ersten drei Arbeitstage eines Monats. Anwendung finden sollte das eingeführte SAP-Modul zur Ergebnis- und Marktsegmentberechnung CO-PA (Profitability Analysis). Das Beraterteam brachte dafür zunächst ein eigenentwickeltes Analysetool zum Einsatz, das die derzeitige Systemlandschaft darstellte, die Anforderungen der IT und Fachabteilungen an das Berichtswesen definierte sowie priorisierte und die neue Ziellandschaft skizzierte.

Inzwischen ist das optimierte Berichtswesen eingeführt. Das Buchhaltungssystem stellt nun Informationen zu jeder finanziellen Bewegung auf Kundenebene zur Verfügung – und zwar korrekt und tagesaktuell. Danach werden die Daten an die Performance-Management-Schicht übergeben und auf dem mobilfähigen Dashboard des Managementcockpits dargestellt. Somit verfügt Miles heute auch über ein konsistentes Kundenreporting. Der Weg dorthin war nicht ganz ohne Hindernisse und hielt täglich neue Herausforderungen bereit – gerade angesichts begrenzter Ressourcen. Bekanntlich liegt der Teufel immer im Detail, zum Beispiel bei der Datenqualität und -migration. Auch musste dafür Sorge getragen werden, die Mitarbeiter von Beginn an adäquat einzubinden und mitzunehmen.

Was macht IT-Projekte demnach erfolgreich? Regel Nummer 1: Projekte sollten von der Finanzabteilung getrieben werden – mit der IT partnerschaftlich im Boot. Das geht am besten, wenn die eingesetzten Berater betriebswirtschaftliches Know-how und IT-Lösungen optimal verknüpfen. Nummer 2: Die Projektleitung muss tatsächlich etwas im Unternehmen beeinflussen und Menschen bewegen können – also Augen auf bei der Projektbesetzung.

Das Global-Sourcing-Unternehmen Miles Fashion sind ein zentrales Bindeglied in diesem komplexen Geschäft. Dabei muss der Großhändler auch die Messlatte für die eigenen betriebswirtschaftlichen Strukturen, Prozesse und Systeme hoch ansetzen.

Bildquelle: Miles Fashion