Fünf Tipps zum De-Mail-Einstieg

Wie eine aktuelle Umfrage von United Internet Dialog zeigt, planen mehr als zwei Drittel der Unternehmen den Einsatz des neuen rechtssicheren Mail-Standards. Als großen Pluspunkt sehen viele demnach vor allem das Einsparpotential. Rund die Hälfte der Befragten nennen hier an erster Stelle die Portokosten, gefolgt von Prozesskosten im Postausgang oder -eingang.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die sogenannte Sunrisephase für De-Mail-Domains verlängert. Firmen und Institutionen, die bereits eine .de-Domain nutzen, haben dadurch noch bis zum 30.06.2014 die Möglichkeit, sich eine De-Mail-Adresse zu sichern, die optimal zu ihrer aktuellen Internet-Adresse passt.   
 
Um Gewerbetreibenden den De-Mail-Einstieg zu erleichtern, hat die 1&1 Internet AG fünf Tipps zusammengestellt.

1. Rechtzeitig Domain sichern: Firmen und Institutionen können De-Mail unter ihrer eigenen, speziellen De-Mail-Domain betreiben. Der Gesetzgeber hat den Inhabern von .de-Domains ein exklusives Vorgriffsrecht eingeräumt, um ihnen die Möglichkeit zu geben, im Web über eine rechtsverbindliche De-Mail-Adresse zu kommunizieren, die optimal zu ihrer aktuellen Internet-Adresse passt. Gerade bei gängigen Namen dürfte die Nachfrage besonders stark sein. Hinzu kommt, dass die rechtlichen Auflagen für die zulässigen Varianten den Namensraum sehr viel enger als für Internet-Adressen machen. Es lohnt sich also, schnell zuzugreifen.
 
2. Schrittweise einsteigen: Der Einstieg in De-Mail erfordert weder zeitaufwändige Projektarbeit noch teure Vorinvestitionen oder gar eine neue Infrastruktur. Der Standard lässt sich komfortabel in die bestehende Mail-Umgebung integrieren, etwa über eine webbasierte Schnittstelle oder ein Outlook Plug-In. Für einzelne Mitarbeiter oder ganze Fachabteilungen können problemlos eigene De-Mail-Postfächer eingerichtet werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich ein schrittweiser Einstieg. Je nach Bedarf kann De-Mail dann immer tiefer in die internen Systeme und Prozesse eingegliedert werden.
 
3. Identifizierung am Arbeitsplatz: Alle Antragsteller erhalten erst nach erfolgreicher Identifizierung und Verifizierung ein De-Mail-Konto. Bei Firmen und Institutionen wird nur "die Firma" als Teilnehmer am De-Mail-System identifiziert, also die juristische Person. Dazu muss zum einen die Firma selbst geprüft werden (z.B. anhand des Handelsregisterauszugs). Zudem muss eine vertretungsberechtigte natürliche Person identifiziert werden. Die Identifikation der natürlichen Person kann bequem am Arbeitsplatz erfolgen. Wichtig: Ein gültiges Ausweisdokument.
 
4. Finden statt suchen: Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die effiziente Verwaltung und Ablage von Daten. Bei De-Mail brauchen Sie keine ausgeklügelten Archivierungssysteme wie in der Papierwelt, sondern nur eine gute Suchfunktion. Wer den Standard eine Zeit lang genutzt hat, wird mit der Eingabe eines Stichworts in seinem De-Mail Posteingang schnell und an jedem Ort wichtige Dokumente wiederfinden - egal ob Kontoauszug, Gehaltabrechnung oder Behördenschreiben.
 
5. Kunden informieren: Gewerbetreibende, die per De-Mail kommunizieren, sollten ihre De-Mail-Adresse bekannt machen. Besonders leicht geht das durch einen Eintrag im providerübergreifenden Verzeichnisdienst von De-Mail. Wählen Sie die Daten aus, die Sie veröffentlichen wollen (Name des Unternehmens, Adresse, Telefonnummer, De-Mail-Adresse etc.). Natürlich sollten Sie Ihre De-Mail-Adressen auch auf Visitenkarten und Briefbögen drucken. Vergessen Sie außerdem Ihre Firmen-Homepage nicht. Ebenso ist es ratsam, Ihr Profil in sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn und Vermerke in gedruckten Verzeichnissen (Gelbe Seiten o.ä.) zu aktualisieren.

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