Für besseren Durchblick sorgen

Wettbewerbsvorteile entstehen durch schnelle und fundierte Unternehmensentscheidungen. Diese werden nur durch eine ganzheitliche Sicht über alle Abteilungen hinweg möglich. Um diesen Überblick zu erhalten, setzten viele Entscheider auf Business-Intelligence-Lösungen von SAP. Als zentraler Datenpool und Reporting-Plattform ist standardmäßig das Business Warehouse der Walldorfer, kurz BW, integriert. Hinsichtlich der Dokumentation sowie spezieller Fragestellungen bieten die SAP-internen Möglichkeiten jedoch nur wenig Hilfe.

SAP-BI-Systeme sind hoch komplex und entsprechend aufwendig zu betreiben: Neben der Entwicklung neuer Projekte gibt es immer wieder Anpassungen bestehender Projektzyklen. Hinzu kommen die Integration neuer Produkte sowie Upgrades auf neue Releases. Daneben gilt es Compliance- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Eine umfassende und übersichtliche Dokumentation dieser Entwicklungen hat klaren Nutzen für die Unternehmen: Das System lässt sich deutlich besser warten, Änderungen und ihre Auswirkungen können besser nachvollzogen und Compliance-Belange schnell geklärt werden.

Ohne eine detaillierte Dokumentation lassen sich Änderungen oft nicht mehr nachvollziehen oder rückgängig machen, der alte Stand ist unwiederbringlich überschrieben. Hinsichtlich gesetzlicher oder interner Auflagen wie einer Einsichtnahme durch Steuerprüfer oder Betriebsrat, kann die Berichterstattung ohne unterstützende Dokumentationswerkzeuge aufwendig sein. Dies gilt insbesondere für komplexe Themen wie den Datenschutz, d.h. das Ausklammern personenbezogener Daten in Berichten und Analysen. Nicht selten fordern auch Fachabteilungen eine verbesserte Dokumentation, um selber in der Lage zu sein, benötigte Informationen ohne Nachfrage in der IT-Abteilung einfach und anschaulich abzurufen. Darüber hinaus existiert wertvolles Know-how oft nur in den Köpfen der Mitarbeiter und ist somit flüchtig. Eine saubere Dokumentation gewährleistet, dass dieses Wissen allen zugänglich gemacht werden kann und nicht verloren geht.

Manuelle Dokumentation abschaffen

Die Dokumentation der Objekte der SAP-Software erfolgt in der Regel manuell in Text- und Tabellendokumenten. Stellt dies zu Beginn oft kein Problem dar, steigt der nötige Zeit- und Ressourceneinsatz zusammen mit der Größe des Systems deutlich an. Ab einem gewissen Umfang ist der Arbeitsaufwand für die zuständigen Abteilungen nicht mehr zu leisten und diese schränken die Dokumentation stark ein. Statt detaillierter Aufzeichnungen kommen einfache Screenshots zur Anwendung. Tauchen dann beispielsweise Rückfragen zu älteren Vorgängen oder ganz allgemein Probleme auf, sind Antworten schwer oder gar nicht zu finden. Ein weiterer Punkt ist, dass manuell erstellte Dokumentationen oft uneinheitlich und somit schwer les- und vergleichbar sind. Die monotone Arbeit kann die Mitarbeiter demotivieren und Fehler lassen sich kaum vermeiden. Außerdem erfordert es viel Disziplin und Kontrolle, die Dokumente nach einem einheitlichen Schema und Format zu erstellen.

Unterstützung in all diesen Punkten bieten spezialisierte Anbieter mit Dokumentationswerkzeugen wie dem BI Docu Performer von Bluetelligence. Diese Werkzeuge ermöglichen nicht nur eine automatisierte Dokumentation auf Knopfdruck, sondern sind auch in der Lage, schnell weitere Fragestellungen innerhalb der Unternehmen zu beantworten. Zusatzmodule erlauben beispielsweise eine Kommentierung und Analyse der Objekte im SAP BW. Damit reduzieren die Dokumentationswerkzeuge den Arbeitsaufwand und sparen Kosten.

Die Installation eines Dokumentationswerkzeugs kann dabei eine Sache von wenigen Minuten sein. Die Software wird lokal auf einem PC oder zentral auf einem Terminalserver installiert, Änderungen oder Installationen im SAP-System sind nicht nötig. Moderne Tools sind datenbankunabhängig und können in der einfachsten Installation mit SQLite, aber auch mit SQL-Server sowie Oracle-Datenbanken betrieben werden. Das Auslesen der Informationen erfolgt mittels remote-fähiger Standard-Funktionsbausteine und BAPIs (Business Application Programming Interfaces). Die Ausgabe der Dokumente erfolgt üblicherweise in Microsoft-Office- oder PDF-Dokumenten. Vorteilhaft ist es, wenn die Dokumente direkt als Open-XML-Dateiformate generiert werden können, da diese sehr performant erzeugt werden können und geringen Speicherbedarf haben.

Vorteile von Dokumentationswerkzeugen für SAP BW:
•    Optimierung von Prozessen
•    Unterstützung der Unternehmensperformance
•    Entlastung von Mitarbeitern und Abteilungen
•    Bessere Nachvollziehbarkeit von Änderungen im System
•    Probleme und komplizierte Abfragen schnell und komfortabel bewältigen
•    Vorhandenes Know-how zentral hinterlegen und sichern

Weitere Informationen: www.bluetelligence.de

Bildquelle: Andrea Damm/Pixelio.de