Gemeinsam das Flugziel bestimmen

Der zentrale Personaldienstleister des Lufthansa Konzerns nutzt für die Bewerberansprache und -verwaltung moderne Wege. Der Einsatz professioneller und praxisorientierter Softwarelösungen trägt maßgeblich zur Optimierung des Auswahlprozesses bei, denn ein integriertes Bewerbermanagementsystem unterstützt diesen Teil-Prozess des Talentmanagements. Darüber hinaus lädt ein moderner Recruitment Prozess das Markenimage der Lufthansa positiv auf.

Zur Schaffung eines „embedded recruiting“ wurde der Personalbeschaffungsprozess innerhalb des Lufthansa Konzerns in den vergangenen Jahren grundlegend umstrukturiert. Vor allem die Konzerntöchter und Personalbereiche mit dem größten Personalbedarf wurden von vielen kleineren Insel-Anwendungen in ein zentrales Bewerbermanagementsystem überführt. Flankiert wird dieses System innerhalb des Bewerbungsprozesses von einer Lösung, die für die Planung, Steuerung und Bearbeitung der Ressourcen, Veranstaltungen und Teilnehmer im Rahmen des Bewerbungsprozesses zuständig ist. Diese Lösung, kurz RVT, ist ein elementarer Prozessbaustein im Bereich der Personalauswahl bei der Deutschen Lufthansa AG. Zentrale Aufgabe von RVT ist das Planen von Veranstaltungen und Ressourcen sowie das Administrieren des aktuellen Veranstaltungskatalogs im täglichen Arbeitsprozess der Personalabteilungen. Grundlage von RVT ist Veda HR SeminarIS. Die HR-Management-Lösung ist auf die Belange der Lufthansa zugeschnitten. Sie soll die dynamische und flexible Planung der Auswahl-Veranstaltungen für die Bewerber sowie die Veröffentlichung und Bebuchung dieser Veranstaltungen auch aus dem Intranet sowie über das Karriereportal www.be-lufthansa.com ermöglichen.

RVT wird vom zentralen Personaldienstleister im Konzern sowie vom Fachbereich Personalauswahl genutzt. Weitere Rekrutierungsbereiche sind an das Bewerbermanagementsystem angebunden und können darüber auf RVT zugreifen. Darüber hinaus existiert für die größte Bewerbergruppe, die Flugbegleiter, ein Webprozess, der es ihnen ermöglicht, ihre Terminbuchung für Vorstellungsgespräche und Lehrgänge im RVT als Internet-Self-Service auszuführen.

Online-Bewerbungen in den Prozess integriert

Lufthansa hat das Bewerbungsverfahren schon seit mehreren Jahren auf Online-Bewerbungen umgestellt. Je nach angestrebter Position werden auch die relevanten Fähigkeiten des Bewerbers mit eignungsdiagnostischen Online-Tests geprüft. „Wir nutzen für die Personalauswahl qualitativ hochwertige Instrumente und Verfahren, die uns objektive Beurteilungen ermöglichen. Testparcours und Videosequenzen aus dem Berufsalltag bieten zudem einen transparenten Überblick über die Anforderungen. Damit schaffen wir eine partnerschaftliche Bewerbungssituation, von der Unternehmen und Bewerber gleichermaßen profitieren“, betont Gabriele Schlee, Leiterin Auswahlberatung der Lufthansa.

Hat der Bewerber die Online-Bewerbung erfolgreich abgeschlossen, steht als nächster Schritt die Teilnahme an einer psychologischen Eignungsuntersuchung an. An diesem Punkt des Prozesses kommt RVT ins Spiel. Die Datenübergabe aus dem Bewerbermanagementsystem zum RVT erfolgt automatisch im Hintergrund, wenn die auswählenden Fachbereiche der Lufthansa auf die Veranstaltungen buchen. Bei der Bewerbergruppe Flugbegleiter besteht die Online-Verbindung aus dem Karriereterminal im Self-Service.

Die Plattformoffenheit der Lösung ermöglicht es laut Unternehmen, RVT und Bewerberverwaltungssystem über Schnittstellen so zu vernetzen, dass das Handling von Bewerberdaten (zum Beispiel Selektionen) und alle Funktionen (Buchen, Stornieren etc.) auch direkt aus dem Bewerbermanagement über einen speziellen Web-Client funktional möglich sind.

Intelligentes und offenes System für die flexible Planung

Im Rahmen des weiteren Auswahlprozesses werden sowohl interne als auch externe Bewerber einem je nach Anforderungsprofil der zu besetzenden Stellen unterschiedlichen Auswahlverfahren unterzogen. Die dafür benötigten Ressourcen zur Durchführung, wie Räume, PCs und Recruiter, werden aus RVT heraus flexibel gesteuert. Das System ist auf eine Kapazität bis zu 5.000 Veranstaltungen im Jahr mit bis zu 50.000 Teilnehmern (Bewerbern) ausgelegt. In der Ressourcenverwaltung kann es bis zu 100 verschiedene Veranstaltungstypen, an max. 200 Orten, 200 Räume sowie circa 100 Recruiter verarbeiten. Die Auswahlverfahren können in ihrer Dauer und auch bezüglich des Ressourcenbedarfs variieren. Außerdem finden täglich mehrere unterschiedliche Veranstaltungen parallel statt, die aber immer auf den gleichen Pool von Ressourcen zurückgreifen. Da je Ressource nur eine gewisse Anzahl Teilnehmer „bewältigt“ werden kann, kommt der zeitnahen Berechnung der Veranstaltungskapazitäten extrem hohe Bedeutung zu.

In einem partnerschaftlichen Prozess haben Software-Berater und -Entwickler gemeinsam mit den Verantwortlichen der Lufthansa SeminarIS so angepasst, dass es alle diese system- sowie prozessrelevanten Kriterien und Ressourcen zur Verfügung stellt, intelligent steuert und verteilt. Ziel war es, allen Anwendern ein System an die Hand zu geben, das Vieles automatisiert im Hintergrund steuert, dabei aber nicht zu komplex in der Handhabung ist. Außerdem sind die Steuerungsmechanismen manuell pflegbar. Dieser Eingriff für einen berechtigten Anwender ist nötig, da sich im Auswahlprozess Planungsgrundlagen oder Parameter häufig kurzfristig ändern.

Ressourcen planen und pflegen

Um eine möglichst breite Einsatzmöglichkeit der Recruiter der Lufthansa zu gewährleisten, wurden einige Besonderheiten im RVT berücksichtigt. Die Recruiter können via Self-Service ihre Verfügbarkeit über eine Datenmaske mit Kalenderfunktion eingeben, oder diese gegebenenfalls auch ändern. Außerdem können sie über das System ihren aktuellen Planungsstatus aufrufen. Für die Planungssicherheit der Fachabteilung Personalauswahl der Lufthansa ist es allerdings unverzichtbar, dass alle diese Eingaben lediglich Wünsche oder Absichtserklärungen darstellen. Das Ändern von eingeplanten Terminen ist nur dem zuständigen Planungsteam möglich. Mit einem klaren Ziel und einer weichen Landung haben die Beteiligten eigenen Angaben zufolge ein System geschaffen, das dem Anspruch der Lufthansa Rechnung trägt, einer attraktiver Arbeitgeber zu sein und gute Mitarbeiter zu finden.

Die Deutsche Lufthansa AG
Die Deutsche Lufthansa AG ist ein weltweit operierendes Luftverkehrsunternehmen. Der Konzern ist in fünf Geschäftsfeldern aktiv, die Mobilität mit hohem Qualitätsanspruch und Dienstleistungen für die Fluggesellschaften anbieten. Passage Airline Gruppe, Logistik, Technik, Catering und IT Services nehmen jeweils eine führende Rolle in ihrer Industrie ein. Zum Lufthansa Konzern gehören insgesamt über 400 Tochterunternehmen und Beteiligungsgesellschaften. Der Lufthansa Konzern beschäftigte Ende 2010 rund 117.000 Mitarbeiter und erzielte einen Jahresumsatz in Höhe von rund  27,3 Mrd. EUR
Im Internet: www.lufthansa.com

Bildquelle: Udo Kröner/Lufthansa