Globale IT-Kostenverrechnung

Die Unternehmensgruppe Franke ist ein Schweizer Anbieter von Lösungen für private Küchen, Bädern und Systemgastronomien. Dabei erstreckt sich der Konzern über mehrere Kontinente und ist mit den Geschäftsbereichen „Kitchen“, „Foodservice“, „Water“, „Coffee“ sowie „Beverage Systems“ breit aufgestellt. Diese stellt eine besondere Herausforderungen an den Geschäftsbetrieb der IT.

Um von einer zentralen Stelle aus zu arbeiten, ist eine interne Abteilung für die Bereiche „Plattform-Services“ (Infrastruktur, Netzwerke, E-Mail, Arbeitsplatz und Managed-Services) sowie „Applikationen“ (SAP, CAD-Software und weitere Geschäftsapplikationen) verantwortlich. Sie hat Service-Verträge mit den rund 70 Landesgesellschaften geschlossen. Da die Technikexperten als Profit-Center agieren, stellen sie ihre Dienste entsprechend in Rechnung – bei der Vielfalt der Zweigstellen kein leichtes Unterfangen.

Seit Mitte 2013 verfolgt Franke unternehmensweit eine Restrukturierung. In diesem Zusammenhang entschied sich die IT-Abteilung, ihre Software zur Abrechnung der Kosten im Bereich „Plattform-Services“ zu ersetzen. Bislang hatte Franke hierbei auf eine Eigenlösung auf MS-Access-Basis vertraut, die jedoch nicht ausreichend flexibel war. Für die Suche nach einer neuen IT-Kosten-Management-Software hatten die IT-Projektverantwortlichen Dr. Thomas Fischer, Head of CIO Office, und Christian Ratzlaff, IT-Service und Projektmanager, feste Vorstellungen. „Unser Ziel war es, den manuellen Pflegeaufwand zu reduzieren und eine größtmögliche Stabilität, Sicherheit und Kostentransparenz zu erreichen“, erklärt Fischer. So sollte im Zuge der Neuausrichtung zunächst die Altlösung eins zu eins ersetzt und anschließend die Abrechnungsprozesse konsolidiert werden. „Vor dem Systemwechsel waren zehn verschiedene Abrechnungsmethoden im Einsatz und es gab verschiedene Rechnungsdaten, so dass wir den Rechnungsprozess dringend vereinfachen wollten“, ergänzt Ratzlaff.

Transparente Prozesse

Die Weichen für das Migrationsprojekt wurden Anfang 2014 gestellt. Das Ziel: Im Januar 2015 sollte der erste Rechnungslauf über die neue Lösung abgewickelt werden. Im Sommer wurden die Berater von Aspediens ins Boot geholt, die nicht nur das gesamte Lösungsdesign entwickelt haben, sondern auch für die technische Umsetzung verantwortlich zeichneten.

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Während der Evaluierungsphase entschieden sich die IT-Experten für ein neues IT-Cost-Management. Da Franke bereits seit 2010 Servicenow als weltweite Lösung für ITIL-Prozesse nutzt, lag die Entscheidung für Fischer und seine Kollegen nahe, auch für die Kostenabrechnung auf den Anbieter von Cloud-Lösungen für das Service-Management zu setzen. „Wir konnten bereits mit dem Modul Discovery gute Erfahrungen sammeln, was die Grundlage für viele Abrechnungsprozesse ist, so dass dies für uns ein logischer nächster Schritt war“, sagt Ratzlaff. Außerdem: Alle auf der Plattform laufenden Dienste werden in einem so genannten „Single System of Record“ verwaltet. Damit sind für die Administratoren alle Prozesse transparent.

Auf die Cloud gesetzt

Auf Basis der neu angeschafften IT-Kosten-Management-Lösung stellt die IT-Abteilung von Franke nun den Landesgesellschaften ihre Plattform-Services in Rechnung. Für die einzelnen Dienste sind in so genannten „Rate Cards“ die jeweiligen Kosten hinterlegt, die pro Anwender und pro Service kalkuliert werden. Die daraus resultierenden Kosten werden über die Anwendung quartalsweise an die Gesellschaften weiter berechnet. „Wir haben unser Ziel erreicht und zum Jahres- auch den Plattformwechsel umgesetzt“, sagt Ratzlaff. „Unsere Anforderungen nach Sicherheit und der Möglichkeit zur Konsolidierung der Rechnungsprozesse konnten wir damit erfüllen.“

Nachdem sich Franke vor fünf Jahren mit Discovery erstmals für den Cloud-Anbieter entschieden hatte, wurde die Nutzung in der Folge ausgebaut: Mittlerweile setzt das Unternehmen auf Lösungen für typische ITIL-Prozesse wie Incident, Problem und Change, CMDB und nun auch das IT-Cost-Management.


Die Franke-Unternehmensgruppe
… ist ein Anbieter von Produkten und Lösungen für private Küchen und Badezimmer, die professionelle Systemgastronomie, Kaffeezubereitung, Getränkelieferung sowie halb- und öffentliche Waschräume. Die Gruppe besteht aus fünf Geschäftsbereichen: Franke Kitchen Systems, Foodservice Systems, Water Systems, Coffee Systems sowie Beverage Systems. Mit Hauptsitz im schweizerischen Aarburg beschäftigt man mehr als 9.000 Personen in 72 Niederlassungen und exportiert in über 100 Länder. Die Gruppe erwirtschaftete zuletzt einen Umsatz von ca. 2,1 Mrd. Franken.


Bildquelle: Franke