Herausforderung Reisekostenmanagement

„The Power of Real-Time Insight“, so der Name der Erhebung, fand heraus:

• 60 Prozent der befragten Unternehmen wünschen sich besseren mobilen Zugang zu Reisekosten und -ausgaben
• In 59 Prozent der Unternehmen erfolgt die Analyse von T&E-Ausgaben über Tabellenkalkulation wie Excel
• Unter den elf an der Studie beteiligten Ländern nutzen die deutschen Unternehmen am häufigsten eine T&E-Lösung eines externen Anbieters (59 Prozent), bei der Mitarbeiter ihre T&E-Ausgaben manuell eintragen.
• 16 Prozent setzen auf eine automatisierte Lösung, die die T&E-Ausgaben der Mitarbeiter erfasst und Reports aufbereitet.

Forrester Consulting hat für die Studie im Auftrag von Concur, Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisekostenmanagement und die Reisekostenverwaltung, 348 internationale Finanzentscheider zum Thema Reisekostenmanagement in einer Online-Studie befragt.

Ein Ergebnis: Die meisten Unternehmen warten darauf, dass ihre Mitarbeiter ihre T&E-Daten manuell eingeben, nachdem die Ausgaben bereits getätigt wurden. Das bedeutet, dass sich das Reporting auf nachträgliche Compliance und Budgetierungen konzentriert. Geht es um Reisekostenprognosen, Trends oder potentielle Kostenoptimierungen, werden diese, wenn überhaupt, oftmals händisch in Tabellen eingetragen.

Weitere Ergebnisse der Studie formulieren die Autoren folgendermaßen:

Manuelle Dateneingabe kostet Zeit und verursacht Fehler: Bei 80 Prozent der befragten Firmen werden T&E-Daten von den Mitarbeitern manuell nach der Reise eingetragen – sogar wenn das Unternehmen ein automatisiertes System nutzt. Ein derartiges Vorgehen ist nicht nur zeitintensiv und fehleranfällig. Zugleich haben die Unternehmen keine Echtzeiteinblicke in Daten, um zu sehen, wie sich Ausgaben optimieren lassen.

Analyse von T&E-Ausgaben erfolgt mehrheitlich über Tabellenkalkulation wie Excel: Dies geben 59 Prozent aller befragten Unternehmen an. Die deutschen Unternehmen sind im internationalen Vergleich am fortschrittlichsten: Lediglich 47 Prozent analysieren hierzulande ihre Daten mithilfe von Tabellenkalkulation, in Frankreich sind es 54 Prozent, in den USA 63 Prozent und in Großbritannien 66 Prozent.

Datenintegration und Reportingmängel behindern Unternehmen: 42 Prozent der Unternehmen können keine Daten aus unterschiedlichen Quellen importieren, darunter auch externe Systeme. Für diese Firmen sind T&E-Analysen sehr zeitaufwändig und oftmals inakkurat.

Sehr wenige Unternehmen haben einen Echtzeitüberblick über ihre T&E-Ausgaben: Die Umfrage zeigt, dass die große Mehrheit der befragten Firmen keine Möglichkeiten hat, Rechnungen wie beispielsweise Hotel- oder Mietwagenkosten automatisch zu bearbeiten, um so die Transparenz und Kontrolle über ihr T&E-Budget zu verbessern.

T&E-Systemen mangelt es an mobilen Funktionen: 60 Prozent der Studienteilnehmer erklärten, dass der Zugriff auf Informationen über mobile Geräte zu eingeschränkt sei. Hier gibt es Optimierungspotenzial, so dass sich wichtige und geschäftsrelevante Daten unmittelbarer und besser einsehen lassen.

Die Studie wollte zudem herausfinden, welche Funktionen T&E-Analysetools im Moment fehlen – insbesondere wenn es um Geschäftseinblicke und eine datengestützte Entscheidungsfindung geht. Demnach lassen sich nicht nur keine Daten aus verschiedenen Quellen importieren. 43 Prozent der Umfrageteilnehmer wünschen sich außerdem, einfacher Berichte zusammenstellen und modifizieren zu können.
 

Über die Studie:

Forrester hat eine Online-Umfrage unter 348 Finanzentscheidern bei Unternehmen in den USA, Indien, Großbritannien, Mexiko, Japan, Frankreich, Deutschland, Kanada, Australien, China und Hongkong durchgeführt, um ihr Reise- und Unterhaltungsausgabenmanagement zu untersuchen. Zu den Teilnehmern gehörten Entscheidungsträger mit einem Überblick über T&E-Ausgaben. Die Befragten wurden gebeten, sich zu Fragen über Strategie, Softwareimplementierungen und künftige Pläne zu äußern. Die Studie wurde im Februar 2014 durchgeführt.

Weitere Informationen sowie die vollständige Untersuchung finden sich unter: https://www.concur.com/lp/forrester-CFO-real-time-insights

Bildquelle: Thinkstock / Purestock