IT-Migrationen mit System

Seit vielen Jahren nutzen gesetzliche Krankenkassen die Standardsoftware ISKV-Basis. Um diesen Softwarekern herum hat jede Kasse im Laufe der Jahre eine eigene IT-Landschaft aufgebaut. Da sich der technische Lebenszyklus des Kernsystems dem Ende entgegen neigt und der Aufwand sowie die Kosten für Pflege und Weiterentwicklung steigen, haben Kassen frühzeitig die Entwicklung einer neuen Kernsoftware begonnen. Das Nachfolgesystem Iskv_21c wurde in den Kernfunktionalitäten auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Kassengrößen ausgerichtet und basiert weitgehend auf Marktstandards. Der zentrale Softwarekern berücksichtigt als Grundlage für die Leistungserbringung dabei alle gesetzlichen Regelungen des Sozialgesetzbuches. Da Kassen sich insbesondere durch individuelle Services und Leistungen im Wettbewerb von anderen Kassen abheben müssen, können sie über die Anbindung weiterer Zusatzsoftware ihr spezifisches Angebot auch IT-seitig abbilden.

Nach der Produktentwicklung und erfolgreichen Tests galt es, im nächsten Schritt die Herausforderungen der Migrationen zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Bereits 2005 und 2006 erfolgten erste kundenindividuelle Umstellungen bei kleineren Pilotkassen. Die Migration vom Altsystem auf die neue Branchensoftware lief reibungslos ab, was auch auf die überschaubare Zahl von angebundenen Umsystemen zurückzuführen war. Allerdings waren viele Personen in das Migrationsprojekt eingebunden und die Umstellungen recht zeitintensiv. Da große Krankenversicherungen eine deutlich komplexere IT-Landschaft nutzen und eine große Zahl von Umsystemen im Einsatz haben, musste der Umstellungsprozess auch für große Unternehmen weiterentwickelt werden. Weitere Herausforderungen waren die unterschiedlichen Kassenarten innerhalb der Gesetzlichen Krankenkassen sowie die Abbildung neuer gesetzlicher Rahmenbedingungen in den IT-Systemen. Vor diesem Hintergrund entschied sich der IT-Dienstleister dafür, Standards für eine Serienumstellung zu definieren.

Erfolgsfaktoren für die Serienumstellung

Die Unternehmensgruppe Bitmarck hat als verantwortlicher IT-Dienstleister ihre Erfahrungen aus vorangegangenen Migrationen strukturiert analysiert und ein Vorgehensmodell für eine Serienumstellung entwickelt. Auf diesem Weg wickelt der IT-Dienstleister den komplexen Prozess von technischer Umstellung, aber auch von Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter für das reibungslose Arbeiten nach der Big-Bang-Umstellung ab. So kann Iskv_21c auch parallel bei mehreren Kassen eingeführt werden. Anfang November 2014 wurde mit der Handelskrankenkasse (hkk) die 100. Umstellung auf die moderne GKV-Branchensoftware abgeschlossen.

Der IT-Dienstleister setzt bei den Umstellungsprojekten feste Projektteams ein. Bei Kassen mit bis zu 50 Mitarbeitern begleiten vier Mitarbeiter den Umstellungsprozess. Bei Krankenversicherungen mit mehr als 100.000 Versicherten besteht das Team aus acht Personen plus Projektleiter als zentralen Ansprechpartner. Gleichzeitig dauert das Projekt nur sechs Monate von der Vorbereitungsphase bis hin zur Nachbereitung. Pro Projektteam kann der Dienstleister vier bis fünf Kassen im Jahr auf iskv_21c umstellen.

Dabei bildet ein zentrales Migrationszentrum den Mittelpunkt sämtlicher Umstellungsprojekte. Standardaufgaben wie die Migration aller Datensätze vom Altsystem auf Iskv_21 oder die Umstellung zentraler Dokumente werden routiniert durchgeführt. Dabei werden auch Schreibweisen maschinell als auch manuell vereinheitlicht und Datensätze bereinigt.

Mit Bitprojekt nutzt der IT-Dienstleister ein Projekttool, um den reibungslosen Ablauf der Umstellungen sicher zu stellen. Wesentliche Funktionen für das Projektmanagement wie ein Ticketsystem oder ein Berichtsmodul unterstützen sowohl das Projektteam als auch die Krankenkasse. Für die Qualitätssicherung lassen sich Kennzahlen wie z.B. die Zahl der Versicherten zwischen Altsystem und Iskv_21c vergleichen und Differenzen bei den Datenbeständen erkennen. Darüber hinaus kann das Projekttool auch für Bestandszusammenführungen bei Fusionen von Krankenkassen eingesetzt werden.

Ein Erfolgsfaktor für eine fristgerechte und erfolgreiche Umstellung lag in der proaktiven und zielgerichteten Kommunikation. Schon frühzeitig erhielten die Kassen alle relevanten Informationen über die Abläufe, Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts. Die Mitarbeiter der beteiligten Kasse wurden mittels Multiplikatorenkonzepts durch eigene Kollegen geschult. Durch das gezielt Training-on-the-Job lernen sie den Umgang mit dem neuen System und können direkt nach der Umstellung damit arbeiten.

IT-Landschaften modernisieren

Ein weiterer Schritt für die erfolgreiche Migration lag im Vorfeld der Umstellung. Hier hat der IT-Dienstleister ein Testsystem eingerichtet und in Absprache mit der Kasse wichtige Prozesstests definiert. Während dieser Vorbereitungsphase wurde auch die Kompatibilität der eingesetzten Add-ons getestet und notwendige Anpassungen etwa bei Schnittstellen vorgenommen. Viele Krankenversicherungen nutzten die Iskv_21c-Umstellung dazu, die angebundenen Umsysteme in Bezug auf deren Zukunftsfähigkeit zu überprüfen. Zahlreiche Versicherungen haben im Rahmen des Projektes veraltete Umsysteme durch zeitgemäße Standardlösungen ausgetauscht.

Die vollständige Ablösung des Altsystems erfolgte im Rahmen der gewählten Big-Bang-Strategie, um die Arbeitsfähigkeit der Kasse durchgehend zu ermöglichen. Sämtliche Prozesstests, Datenmigrationen und die Anbindung der Umsysteme waren termingerecht auf die Big-Bang-Umstellung ausgerichtet. Durch die umfassenden Schulungen im Vorfeld können Mitarbeiter nach dem Umstellungswochenende mit dem neuen System arbeiten. In der Nachbereitungsphase lassen sich gemeinsam mit dem Projektteam Fragen klären und Themen für mögliche Anpassungen identifizieren.

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