IT-Projekte erfolgreich meistern

Wer scheitert, spricht in der Regel nicht darüber. Das gilt sowohl für politische Angelegenheiten wie auch für IT-Projekte. Trotzdem haben unterschiedliche Studien in den vergangenen Jahren gezeigt, dass eine Vielzahl von IT-Vorhaben scheitert oder nur teilweise erfolgreich abgeschlossen wird. Als gescheitert gilt ein Vorhaben, sobald es länger gedauert hat als geplant, wesentlich mehr kostete oder am Ende sogar ein anderes Ergebnis als erwartet herauskam. Andere IT-Projekte mussten abgebrochen werden, getreu dem indianischen Sprichwort: „Wenn du merkst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.“ So stehen nicht selten Projektteams nach der Durchführung eines IT-Projektes vor einem Scherbenhaufen. Gründe dafür mag es viele geben: Wird kein gemeinsames Kernziel festgelegt, arbeiten Abteilungen in einem Unternehmen aneinander vorbei. Auch Uneinigkeit über den Umfang bzw. die Dauer des Vorhabens, unklare Zuständigkeiten oder Budgetgrenzen führen zu Misserfolg. Ein IT-Projekt steht und fällt mit seinem Grundgerüst. Für Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte ist daher eine Projekt-Management-Software unabdingbar, die als Anleitung zum gemeinsamen Ziel dient. „Dank Projekt-Management-Lösungen (PM) bleiben viele IT-Projekte im Plan, auch was Budget- und Zeitvorgaben betrifft. Schließlich sollte eine gute Projekt-Management-Lösung die IT in die Lage versetzen, einen Top-Down-Look auf das gesamte Applikationsportfolio zu werfen, Redundanzen zu erkennen und zur Wertschöpfung beizutragen, indem ein belastbares Szenario für zukünftige Investitionen geschaffen wird“, erklärt Lori Ellsworth, Senior Vice President and General Manager for Compuware Changepoint.

Unternehmen tun gut daran, schon die Auswahl und Implementierung einer Software als eigenständiges und langfristig angelegtes Projekt zu betrachten, das in Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, IT-Abteilung und Projektmanager sowie den Mitarbeitern, eine Liste mit Anforderungen und Bedarfen im Vorfeld erforderlich macht. Viel zu oft werden die Konsequenzen, die mit der Auswahl, Vorbereitung und Einführung einhergehen, unterschätzt – so können von der Auswahl bis zum Übergang in den Regelbetrieb gut und gerne sechs bis neun Monate vergehen. Michael Tufar, Senior Consultant, Pre­sales bei CA Technologies, weiß, „dass zwei Einflussgrößen den notwendigen Aufwand zur Einführung einer Projekt-Management-Software bestimmen: Projektkomplexität und Anzahl. Sowohl eine hohe Komplexität weniger Projekte als auch eine eventuell größere Anzahl gegebenenfalls einfacher strukturierter Projekte rechtfertigen sehr schnell die Anfangsinvestition.“

Doch selbst die beste Projekt-Management-Software führt zu Fehlinvestition, wenn der Endanwender sie nicht nutzt. Am Anfang steht daher eine Bedarfsanalyse, im Zuge derer entschieden wird, welche Aufgaben die künftige Anwendung abdecken soll und ob diese nur für interne Zwecke genutzt wird oder auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Zudem müssen Fragestellungen wie „Wie viele Projekte werden jährlich durchgeführt? Wie groß sind diese Projekte? Wo liegen Schwachstellen, die aus der Vergangenheit bekannt sind?“ berücksichtigt werden. „Richtige“ Software-Angebote gibt es zuhauf. Marktübersichten, wie sie beispielsweise die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) bietet, können bei der Orientierung helfen.

Großprojekte aus der Politik machen vermehrt durch ihren explodierenden Kostenrahmen von sich reden und auch beim Zeitmanagement hapert es meistens. Beispiele dafür sind die Hamburger Elbphilharmonie, Stuttgart 21 oder das leidige Thema des Berliner Flughafens, bei denen ein Ende nicht in Sicht ist. Da Unternehmen unter einem höheren Erfolgsdruck stehen, helfen zwei spezielle Tools dabei, den Überblick zu behalten. Um Kosten und Budget stets im Auge zu behalten, ist eine Kosten- und Budgetverfolgung unerlässlich. Da kaum ein Projekt – mag die Planung noch so gut sein – vollständig nach Plan abläuft, lässt ein zusätzliches Risiko- und Changemanagement das Projektteam auf Diskrepanzen oder Probleme angemessen reagieren. In den eher seltenen Fällen kann so auch eine Minderungsaktion durchgeführt werden.

Seit der zuletzt bekannt gewordenen Abhör- und Ausspähaktionen ausländischer Geheimdienste wie der National Security Agency (NSA) mit dem Überwachungsprogramm Prism oder des Government Communications Headquarters (GCHQ) mit Tempora ist die generelle Zurückhaltung deutscher Unternehmen gegenüber der „Wolke“ aus guten Gründen noch gestiegen. Und trotzdem bieten cloud-basierte Projekt-Management-Lösungen Vorteile: eine einfache und schnelle Implementierungen und gleichzeitige Senkung der IT-Kosten, automatisch verfügbare Systemerweiterungen und Updates sowie der nicht ganz unwichtige Aspekt, dass Anwender von überall aus auf Projektdaten zugreifen können. „Üblicherweise können Zugriffsrechte an Gruppen oder Mitglieder vergeben werden. Was das länderübergreifende Arbeiten angeht, bieten Cloud-Anbieter oftmals große Vorteile, da die Projektmitglieder über diese Plattform standortunabhängig agieren können“, betont Marko Cakalic, Projectplace Country Manager DACH. Dennoch gibt er zu bedenken, dass es  „eine hundertprozentige Sicherheit nicht gibt. In jedem Fall sollte bei der Auswahl der Tools darauf geachtet werden, dass es sich um europäische, zertifizierte Anbieter handelt, damit die Einhaltung europäisch gültiger Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist.“ Die Einbindung des Betriebsrates ist an dieser Stelle ratsam. „Solche Entscheidungen sollten grundsätzlich in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat des Anwenderunternehmens getroffen werden. Im Rahmen des Ressourcen-Managements geht es um personenbezogene Mitarbeiterdaten und somit um einen Kernaufgabenbereich von Betriebsräten“, so Michael Tufar.

Obwohl die Palette der Managementfunktionen stetig wächst, ist Pragmatismus das richtige Stichwort, um die Menge an Funktionalitäten überschaubar zu halten. Nicht nur die direkten Projekt-Management-Funktionen sind ausschlaggebend, auch die Anbindung bzw. Integration an ein Enterprise-Ressource-Planning-, Dokumenten-Management- oder E-Mail-System ist wichtig. „Viele Anbieter bieten bereits ein ‚All-in-one Modell‘ an. Ansonsten erfolgen Anbindungen an bestehende Systeme in der Regel über API-Schnittstellen“, weiß Marko Cakalic zu berichten. Und Annette Großer, Marketingleiterin Mindjet DACH & Eastern ­Europe, erklärt: „Unsere Software hat Standardschnittstellen zu anderen Systemen. Diese sind vor allem für die Microsoft-Welt so vorkonfiguriert, dass sie ,out of the box‘ funktionieren. Weiterhin wird das Einbinden von Informationen und die Synchronisation zur Vermeidung von Redundanzen durch die bidirektionale Anbindung an externe Datenquellen ermöglicht.“

Erfolgreich im Projektteam arbeiten

Ist der erste Schritt auf dem Weg zu erfolgreichen Projekten in Form des Auswahlverfahrens gemacht, ist Teamarbeit gefragt. Der Projektmanager zeichnet sich zwar verantwortlich für das Gelingen des Projektes und damit auch für den regelmäßigen Austausch mit dem Team und der „Kontrolle“, ob alle Mitglieder die Software auch tatsächlich nutzen, doch lebt ein erfolgreiches Projekt von Kommunikation. Wöchentliche Treffen – wenn auch nur virtuelle – bringen alle Beteiligten auf den neuesten Stand und durch verbindliche Update-Termine werden Statusmeldungen und Fortschritte, aber auch Verzögerungen oder andere Probleme früh erkannt. Eine gute Software „macht mögliche Verstöße gegen Reporting-Pflichten transparent, kann Erinnerungen erzeugen oder Manager informieren. Daraus resultierende Sanktionen sind ein organisatorisches Thema, welche jedoch auf Wunsch angesteuert werden“ können, berichtet Tufar über die hauseigene PM-Lösung. Dem Team dauerhaft auf die Finger zu schauen, ist nicht ratsam, obwohl „es stimmt, dass manche IT-Projekte Service Level Agreements (SLAs) haben, die Vertragsstrafen beinhalten. Diese Strafen können finanzieller Natur sein oder mehr interner. Was auch immer das Strafmaß ist, IT-Unternehmen haben ein Interesse daran, dass ihr Geschäft reibungslos abläuft und dass Risiken minimiert werden, wo immer es geht“, bestätigt Lori Ellsworth.

Eine Projekt-Management-Software richtig eingesetzt kann viele Prozesse unterstützen und somit die Zahl der gescheiterten Vorhaben deutlich senken –  doch ist sie kein Allheilmittel. Der Mensch, der sie nutzt, gilt immer noch als wichtigster Risiko- sowie Erfolgsfaktor. So werden künftige Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit und Erweiterungen der Analysemöglichkeiten immer am Mitarbeiter ausgerichtet sein. „Der Mensch wird sicherlich im Fokus stehen, d.h., die Anwendungen müssen den Anforderungen in Zukunft noch stärker genügen. Jedenfalls wäre das mein Wunsch an jede Art von Software: Sie soll mich unterstützen und nicht einengen“, sagt Annette Großer abschließend.

Tipps für die Projektplanung

•   Kommunikation zwischen allen Interessengruppen während der Planung beugt späteren Nachforderungen im laufenden Projekt vor.
•   Die Einbindung aller Entscheider sichert Akzeptanz im Unternehmen.
•   Hoher Aufwand bei der Planung minimiert das Risiko für Fehler. Je klarer die Definition der Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen beschrieben ist, desto reibungsloser ist die spätere Umsetzung.
•   Die Fokussierung bei der Zieldefinition sollte klar auf dem Nutzen liegen, der mit dem IT-Projekt generiert werden soll.
•   Die angewendeten Methoden sollten genügend Spielraum für individuelle Arbeitsweisen bieten, doch trotzdem beherrschbar sein.
•   Die angewendeten Werkzeuge sollten auf die Bedürfnisse zugeschnitten sein, aber zwingend die Bestandteile Ressourcenzuteilung, Aufgabenverwaltung, flexibel anpassbare Projektpläne und Finanzcontrolling enthalten.

Quelle: Thomas Müller, Solcom Unternehmensberatung GmbH

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