Kein Potential verschenken

Der „Ricoh Process Efficiency Index“ zeigt auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Mio. Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Mrd. Euro verursachen. Dabei untersucht der Index die Prozesse des geschäftskritischen Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten häufig auf und wirken sich direkt auf Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aus. Gleichzeitig identifiziert der Bericht Optimierungsmöglichkeiten und zeigt den wirtschaftlichen Nutzen auf, der sich durch diese erzielen lässt.

Mit der Nutzung sog. Managed Document Services (MDS) kann brachliegendes Potential im Dokumentenmanagement gehoben werden. Hinter den MDS verbirgt sich das gesamte Leistungs­portfolio des Anbieters. „Es steht für ein Konzept, mit dem wir den Kunden eine maßgeschneiderte Gesamtlösung für unternehmensweite Dokumentenprozesse bieten“, erläutert Mike Hahm, verantwortlicher MDS-Manager bei Ricoh Deutschland, und weiter: „Mit unseren MDS bilden wir den gesamten ­Lebenszyklus eines Dokumentes im Unternehmen ab – vom Scanvorgang am Multifunktionssystem über das Dokumenten- bis hin zum Outputmanagement.“
Für den Anbieter spricht dabei unter anderem seine internationale Aufstellung, die in weltweiten Output-Projekten einheitliche Service Level Agreements sowie ein durchgängiges Monitoring aller eingesetzten Systeme ermöglicht.

Um den bestmöglichen Prozess für einen Kunden aufzusetzen, arbeitet der Dokumentenspezialist mit einer TÜV-zertifizierten Office Consulting Division. Sie übernimmt zunächst die Analyse der Ist-Situation beim Kunden, u.a. auf Basis von Vor-Ort-Begehungen und Mitarbeitergesprächen. Das Ziel ist dabei oft eine Reduzierung der Gerätezahl und der Output-Kosten. Denn ein großes Multifunktionssystem ist laut Hahm in der Regel wirtschaftlicher als der Einsatz vieler kleiner Geräte.

Nach der Hardwarekonsolidierung folgt die Etablierung des Dokumentenworkflows. Hierzu erläutert Mike Hahm: „Gemeinsam mit den Kunden klären wir, wo sich unnötige ­Prozessschritte befinden.“ Auch kann es zum Beispiel um das Aufsetzen von elektronischen Posteingangslösungen gehen. Nicht zuletzt steht laut Hahm das Thema Archivierung oben auf der Agenda vieler IT-Verantwortlicher. Hierbei geht es ihnen vor allem um eine verbesserte Indizierung und damit um eine schnellere Suchfunk­tion. Bei der Optimierung der Doku­mentenprozesse legt Ricoh zudem großes Augenmerk auf den Aspekt Umwelt. „So berechnen wir beispielsweise den Energie- und Papierverbrauch des Kunden“, berichtet Hahm. Je nach Nutzerverhalten können bereits Kosten gespart werden, indem man den Duplexdruck als Standardfunktion nutzt.