04.05.2017 Wie Klingspor Kosten spart

Klares Lizenzmodell für SAP-Arbeitsplätze

Mit dem Einsatz eines Konverters, der EDI-Nachrichten in lesbarer Form archiviert, baut die Klingspor-Gruppe derzeit ihre bestehende SAP-Archivierungslösung der KGS aus. Für das Archivsystem ContentServer4Storage hatte sich das Unternehmen entschieden, um für neue SAP-Arbeitsplätze nicht permanent Extra-Archivlizenzen hinzukaufen zu müssen.

Klingspor-Gebäude

Klingspor ist Hersteller hochwertiger Produkte für die Bearbeitung von Oberflächen und das Trennen von Werkstoffen.

Bei KGS fand Klingspor ein klares Lizenzmodell, mit dem das Unternehmen nach eigenen Angaben viel Geld spart, welches mit dem bisherigen Dokumenten-Management-System (DMS) für zusätzliche Archivlizenzen hätte aufgebracht werden müssen. An der neuen Lösung beeindruckte die IT-Abteilung von Klingspor außerdem, dass sie schlank ist und technisch bedingt keine Datenbank mehr benötigt. Das spare noch einmal Kosten, denn der Anwender konnte so auch seine bisherige SQL-Datenbank für das Archiv abschalten. Mehrere Millionen Dokumente (rund ein TB) wurden über die Migrationssoftware Migration4ArchiveLink vom Altarchiv übertragen. Gespeichert werden die Dokumente direkt im Filesystem. Dabei werden die Dokumente über iCas von iTernity vor Manipulationen und ungewolltem Löschen geschützt und auf ihre Integrität hin geprüft.

Eine wesentliche Funktion des Altsystems – die Einrichtung verschiedener Sichten auf Dokumente – musste die neue Archivlösung mitbringen. KGS erfüllte das K.O.-Kriterium mit seinem Produkt Zadoc. Der Dienstleister bot diese Aktenfunktionalität zum Festpreis an und setzte sie entsprechend um. Der Aktenmanager Zadoc wird über eine separate Transaktion aufgerufen und ermöglicht den SAP-Anwendern nun die Verwaltung aus- und eingehender Belege zu allen SAP-Modulen.

Mit Zadoc können verschiedene Sichten auf Belegarten erstellt werden. Man öffnet z.B. einen Kundenauftrag in der SAP-SD-Auftragsmappe und sieht alle Dokumente zum Kunden – also Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege usw. Mit den SAP-Standardfunktionalitäten ist dies so nicht möglich. Gesteuert wird der Aktenzugriff über ein Berechtigungskonzept, das vorschreibt, wer welche Sichten sehen darf. Der Anbieter stellte Klingspor außerdem einen User Exit für SAP zur Verfügung, der die anwendereigenen Berechtigungsobjekte integriert.

Bildquelle: Frank Zscheile

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