Klarheit (nicht nur) bei Windows 8-Lizenzen

Neu ist beispielsweise der fehlende COA (Certificate of Authenticity)-Aufkleber bei OEM (Erstausrüster)-Lizenzen. Dieser wies bisher die Echtheit der mit der Hardware erworbenen Lizenz nach. Hier müssen künftig neue Wege, etwa der Nachweis über Rechnungen, beschritten werden.

Lizenzrechtliche Anpassungen ergeben sich auch aus den neuen Funktionen von Windows 8. So sind beispielsweise das Multilanguage User Interface und BitLocker bereits in der Professional Edition verfügbar. Neu ist auch Windows To Go, mit dem der Nutzer Windows 8 auf einem USB-Stick installieren und an einem anderen Rechner in seiner gewohnten Umgebung arbeiten kann. Mit Windows RT ist sogar eine komplett neue Edition auf den Markt gekommen: Die schlankere Version findet sich vor allem auf Tablets. Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass es bei einer Migration weder zu einer Unter- noch zu einer Überlizenzierung kommt?

Alle Ressourcen im Blick

Einen sicheren Weg, Lizenzfallen zu umgehen, bietet ein professionelles Software Asset Management (SAM). Es sorgt dafür, dass der Software-Einsatz die erworbenen Lizenzrechte weder übersteigt, noch dass die Lizenzen ungenutzt bleiben und Kosten verursachen. Auch gibt es über sämtliche Maßnahmen zur Beschaffung, Verteilung, Nutzung und Wartung der Software Auskunft. So berücksichtigt es neben den eigentlichen Lizenzkosten auch den Aufwand für die Implementierung, für Um- und Neuinstallationen sowie für Mitarbeiterschulungen. Zudem lassen sich mit SAM auch rechtliche Risiken, etwa Urheberrechtsverletzungen, vermeiden.

Gerade bei der Überlegung, neue Software-Versionen wie Windows 8 einzuführen, kann ein professionelles SAM klare Fakten für die Entscheidung liefern. Benötigt ein Unternehmen ältere Betriebssysteme für die genutzten Anwendungen und setzt daher auf Virtualisierung, ist der Einsatz von Windows 8 Enterprise ratsam. Voraussetzung dafür ist allerdings ein Software-Assurance-Vertrag für Wartung und Support. Mit einem SAM können die Verantwortlichen schnell erkennen, ob Vorgaben wie die notwendige Basislizenzierung beim Kauf von Volumenlizenz-Upgrades oder die laufende Software-Assurance dafür erfüllt sind.

Das richtige SAM finden

Erwägt eine Organisation die Einführung eines SAM, sollten alle Beteiligten vom Einkauf über die IT- bis zur Rechtsabteilung von Anfang an mit einbezogen werden. Für die Entscheidung ist wichtig, den finanziellen Nutzen zu dokumentieren. Der erfolgreiche Einsatz von SAM setzt neben der Integration in die übrigen IT Prozesse auch voraus, Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Prozesse klar zu definieren. Um mit technischen Entwicklungen wie Cloud-Computing oder Bring your own Device (BYOD) Schritt zu halten, muss auch das SAM kontinuierlich angepasst werden. Je nach vorhandenen Ressourcen empfiehlt es sich daher, SAM als Managed Service in Betracht zu ziehen.

Rund zwanzig geeignete SAM-Tools bietet der Markt. Um genau das Werkzeug zu finden, das den jeweiligen Anforderungen entspricht, entwickeln Experten zunächst einen individuellen Anforderungskatalog auf Basis von Best Practices. Er deckt alle wichtigen Bereiche sowie die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Darauf aufbauend erfolgt die Auswahl einer geeigneten Lösung. Da den Verantwortlichen meist die Zeit und die Erfahrung dafür fehlen, zahlt sich eine professionelle Beratung schnell aus.
Mit oder ohne Windows 8: Wichtige Kennzahlen immer im Blick
Der transparente Überblick über vorhandene Software-Lizenzen lohnt sich – und zwar unabhängig von der Einführung von Windows 8. Denn ein professionelles SAM schafft klare Fakten über:

• die Summe, mit der vorhandene Lizenzen tatsächlich zu Buche schlagen inklusive Maßnahmen zur Beschaffung, Verteilung, Nutzung und Wartung von Software,
• Unter- oder Überlizenzierung,
• versteckte Ressourcen,
• Wartungskosten für die Dauer einer Lizenzierung,
• enthaltene Upgrade-Optionen, die mitunter ungenutzt bleiben,
• rechtliche Konsequenzen,
• die Erfüllung von Compliance-Anforderungen sowie
• Pro und Contra beim Erwägen eines Technologiewechsels

Verzwicktes Lizenzrecht

Ein Unternehmen mit einem Microsoft Enterprise Agreement (EA) für 5.000 Clients plant für 500 Mitarbeiter zusätzlich die Einführung von Tablets, die mit Windows 8 ausgestattet sind und den Zugriff auf eine VDI (Virtual Desktop Intrastructure) ermöglichen. In diesem Fall hängt die Lizenzierung von der Edition des Betriebssystem ab: Ist das Gerät mit einer Windows 8 RT-Lizenz ausgestattet, deckt das erste qualifizierte Gerät mit einer Windows Enterprise Lizenz aus dem EA die Lizenzierung ab. Dabei greift das Nutzungsrecht der Windows RT Companion VDA (Virtual Desktop Access), welches Bestandteil der Windows 8 Enterprise Lizenz ist. Handelt es sich bei dem Tablet-Betriebssystem um eine Windows 8 Professional Lizenz, so muss das Unternehmen das Gerät im jährlichen True-Up, also der Erfassung aller qualifizierten Desktops und Nutzer sowie der genutzten zusätzlichen Produkte, melden.

Bildquelle: Comparex