Kleine Fehler – große Wirkung

Unternehmen werden tagtäglich mit einer enormen Menge an Informationen konfrontiert. Zum größten Teil liegen diese Daten in unstrukturierter Form vor, z.B. als E-Mail, Fax oder als Papierdokumente. Eine große Herausforderung besteht deshalb darin, diese unstrukturierten Inhalte so schnell wie möglich zu erfassen und in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter wachsendem Zeitdruck. Dadurch wird es immer schwieriger, Abläufe in der erforderlichen Qualität mit den vorhandenen Ressourcen – seien es menschliche oder technische – und in angemessener Geschwindigkeit zu realisieren.

Softwarelösungen für die Posteingangsverarbeitung können dabei helfen, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Entscheidend ist hier vor allem der Grad der Automatisierung, den diese Lösungen bieten: Je höher dieser Automatisierungsgrad ist, desto geringer ist der manuelle Aufwand. So ordnen viele Lösungen Rechnungen beispielsweise aufgrund von Regeln, Zonen oder Templates zu. Sobald sich jedoch ein bestimmter Bestellbezug wie beispielsweise die Lieferantennummer an einer anderen Stelle des Dokuments befindet, wie laut Regel vorgegeben, kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.

Templates hingegen stützen sich auf vordefinierte, strikt einzuhaltende Textfragmente. Diese Templates müssen zum einen mit hohem Aufwand erstellt werden. Zum anderen sind sie sehr fehleranfällig, da diese Methode davon ausgeht, dass jede Rechnung auf die gleiche Art und Weise aufgebaut ist – was in der Realität selten der Fall ist. Auch vertauschte Buchstaben z.B. in einer Lieferantenadresse führen dazu, dass sich eine Rechnung nicht mehr automatisch zuordnen lässt und manuell eingegriffen werden muss. Dadurch ist der Anteil der Rechnungen, die mit diesen Methoden automatisiert erfasst werden können, relativ gering.

Intelligente Rechnungseingangsverarbeitung

Einige intelligente Softwarelösungen kommen bei der automatischen Rechnungseingangsverarbeitung auch ohne Regeln, Templates oder Zonen aus, was den Automatisierungsgrad entscheidend erhöht. Diese lernfähigen Lösungen lesen Informationen wie etwa die Adresse des Lieferanten, Datum, Bestell- oder Rechnungsnummer automatisch aus – unabhängig von Schreibfehlern oder davon, an welcher Stelle auf dem Dokument sich die Bezüge befinden. Da die Software bei jeder Rechnung „mitlernt“, erfolgt die Posteingangsverarbeitung umso schneller, je länger die Lösung im Einsatz ist. Erfahrungen zeigen, dass nach dieser Methode 80 bis 90 Prozent aller Rechnungen richtig zugeordnet werden können.

Ein Vorteil dieser intelligenten Erfassungssysteme besteht darin, nachfolgende Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Indem Dokumente und Inhalte den passenden, nachfolgenden Prozessen zugeordnet werden, lassen sich Kundenanfragen zügiger bearbeiten und Mitarbeiter in der Poststelle oder der Auftragserfassung werden von trivialen Routineaufgaben entlastet. Neben einer reduzierten Fehlerquote ermöglicht die Methode zudem eine gesetzeskonforme Handhabung und Verarbeitung von Informationen. Darüber hinaus verbessert der Verzicht auf physische Ablagesysteme auch die Umweltbilanz des Unternehmens.

Die Wahl der richtigen Software

Bei der Auswahl einer Softwarelösung empfiehlt es sich laut Perceptive Software, zunächst zu prüfen, ob die Lösung den gestellten Anforderungen in vollem Umfang entspricht und sich flexibel an bestehende und zukünftige Änderungen im unternehmerischen Alltag anpassen lässt. Die Softwarelösung sollte intelligent und lernfähig sein, um einen hohen Automatisierungsgrad zu gewährleisten. Auch eine einfache Handhabung der Lösung sowie die Erfahrung und Kompetenz des Lösungspartners spielen eine entscheidende Rolle, denn unternehmerischer Alltag bietet keinen Freiraum für Software-, Lösungs- und Realisierungsexperimente.

Und schließlich ist die Verzinsung des für diese Lösung eingesetzten Kapitals entscheidend. ROI-Zeiten von unter einem Jahr sind in den zuvor skizzierten Fällen keine Seltenheit. Wenn der Anbieter sein Geschäft versteht, seine Softwarelösung intelligent und robust arbeitet und seine Integrationskompetenz stimmt, dann darf der Projektpreis nicht höher liegen als die Summe der gemeinsam errechneten Einsparungen im er¬sten Jahr. Daran müssen sich Lösungen zur intelligenten Informationserfassung in den nächsten Jahren messen lassen.

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