Knigge für das Social Business

IT-DIRECTOR: Herr Körner, inwieweit nutzen Großunternehmen aktuell Tools rund um das Social Business für ihre interne sowie externe Kommunikation?
I. Körner: Immer mehr Unternehmen sind derzeit mit dem Aufbau von Netzwerken und Communities zur Verbesserung von Kommunikation und Innovation beschäftigt. Bei uns nutzen bereits 400.000 Mitarbeiter Social-Software-Technologien. Dabei sind 67.000 Communities entstanden, es wurden 475.000 Dateien mittels sozialer Tools geteilt und wir tauschen jeden Tag 35 Millionen Instant Messages aus. Aber wir sind kein Einzelfall: In einer von uns im letzten Jahr durchgeführten CEO-Umfrage identifizierten 57 Prozent der Unternehmenslenker Social Business als Top-Priorität. Und was die externe Nutzung betrifft: Bei einer Umfrage unter 1.700 Chief Marketing Officers (CMO) gaben 82 Prozent der Befragten an, ihre Investitionen in Social Media in den nächsten drei bis fünf Jahren zu erhöhen. Nicht zuletzt bestätigen die Analysten diesen Trend: Laut Forrester übersteigt der Markt für Social Software 2016 die Sechs-Milliarden-Marke.

IT-DIRECTOR: Welche Tools werden besonders nachgefragt?
I. Körner: Besonders stark steigt die Nachfrage nach praktischen Kommunikations-Tools. Allen voran steht hier das wachsende Interesse an Instant Messaging, das mehr und mehr die klassische E-Mail als ein informelleres und schnelleres Tool ablöst. Hinzukommt das wachsende Interesse an einer kontextbezogenen Einbettung sozialer Funktionen in die vorhandenen Office- und Kommunikationstools in Form eines Activity Streams, wie wir ihn gerade auf unserer Hausmesse, der IBM Connect in Orlando, vorgestellt haben. In unserem neuen Notes-Release ist der Posteingang durch und durch „social“. So werden in der Inbox neben E-Mails auch andere Aktivitäten des Benutzers abgebildet, etwa Postings in firmeneigenen Foren oder das Teilen von Medien sowie Dokumenten – das ist durchaus ganz bewusst an die Erfahrung der privaten Social Networks angelehnt.

IT-DIRECTOR: Wer verantwortet in Großunternehmen die Umsetzung der Social-Media-Maßnahmen?
I. Körner: Initiativen für äußere Maßnahmen treiben in der Regel die Marketing- und Kommunikationsverantwortlichen voran. Aber auch andere Fachabteilungen haben mittlerweile erkannt, dass sie das Social Business für ihre Interessen gewinnbringend einsetzen können. Bereiche wie Human Resources, Sales oder Support holen rasch auf. Hier sind es dann in der Regel die Fachbereichsleiter, die die Maßnahmen verantworten.

Darüber hinaus gibt es mehr und mehr maßgeschneiderte Lösungen für die unterschiedlichen Bereiche wie etwa die neue webbasierte Social-Networking-Lösung für den HR-Bereich: die IBM Employee Experience Suite. Sie verbindet Connections und die Software von Kenexas zu Tools und Analysen für Recruiting, Einarbeitung, Trainings- oder Performance-Management.

Geht es um die interne Einführung, kommt es ganz auf den Umfang der Maßnahme an. Oder anders ausgedrückt: Mit der Transformation in ein Social Business geht ein kultureller Wandel einher, der das ganze Unternehmen umfasst. Hier ist es letztlich unabdingbar, dass die Unternehmensführung den Change-Prozess leitet und vorlebt. Es ist eine Frage der Unternehmens- und Führungskultur.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte der Verantwortliche bei der Organisation der eigenen Social-Media-Aktivitäten achten?
I. Körner: Social Business braucht Zeit und Geduld. Nicht alle Mitarbeiter sind Digital Natives, für viele bedeutet der Wandel eine nicht unbeträchtliche Umstellung ihrer Gewohnheiten. Der kulturelle Wandel hin zu einer internen „Shareconomy“ bedarf eines sorgfältigen Change-Managements, bei dem sich die Mitarbeiter mitgenommen fühlen müssen. Das bedeutet auch, dass die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und alle Beteiligten frühzeitig einbinden und für einen sanften Übergang sorgen müssen. „ Gute Erfahrungen haben Kunden zum Beispiel mit „Social Business Champions“ gemacht, d.h. man identifiziert Mitarbeiter, die bereits eine Affinität zu Social Media haben und diese fördern Kollegen bei Fragen oder Unsicherheiten.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist die Erstellung eines sogenannten „Social-Media-Knigge“ ratsam?
I. Körner: Eine Guideline ist sehr wichtig, gerade um Fehler zu vermeiden, den Mitarbeitern notwendige Hilfestellung zu geben sowie Ratschläge zu vermitteln. Im Social-Media-Umfeld sind private und berufliche Aktivitäten nicht selten miteinander verschränkt. Es entstehen Grauzonen, in denen der Mitarbeiter nicht genau weiß, wie er sich verhalten darf oder soll. Daher braucht er hier für die eigene Orientierung einen klaren Rahmen – zur eigenen Absicherung und der des Arbeitgebers. Wichtig ist nur, dass man keinen strengen Verbotskatalog vorschreibt, sondern durchaus ermunternd auf die Themen eingeht und offen und frei Vor- und Nachteile benennt. Wir haben dies mit unseren eigenen Richtlinien angestrebt, die die Mitarbeiter selbst entwickelt und öffentlich gemacht haben.

IT-DIRECTOR: Was passiert, wenn Mitarbeiter gegen solche Regeln verstoßen? Welche Strafen sind realistisch?
I. Körner: Es geht weniger um Verstöße gegen Social-Media-Regeln, sondern vielmehr darum, die sowieso bestehenden Regeln, die etwa im Arbeitsvertrag niedergeschrieben sind (Vertraulichkeit, Datenschutz etc.), auch kompatibel für Social Media zu machen. Dadurch entstehen keine neuen Strafkataloge und damit auch keine Unsicherheiten. Letztlich gelten im Social Business die gleichen Regeln wie überall im Unternehmen oder auf der Straße. Dies gilt es den Mitarbeitern über Richtlinien bewusst zu  machen.

IT-DIRECTOR: Welche Schwierigkeiten im Umgang mit Social Media sehen Sie momentan in Großunternehmen?
I. Körner: Eine Herausforderung besteht darin, Social Media in den täglichen Arbeitsalltag zu integrieren, ohne dass es Mitarbeiter als Zusatzbelastung empfinden. Außerdem sollte sowohl das Arbeiten im Büro als auch auf mobilen Endgeräten unterstützt werden. Dabei muss man sich immer wieder bewusst machen, dass es sich um einen Wandel handelt, der das ganze Unternehmen umfasst. Von daher müssen alle Mitarbeiter, Gremien und Interessengruppen mit ins Boot geholt werden – vom Betriebsrat über die Rechtsabteilung bis hin zur Führungsetage. Es gilt konstruktiv die Arbeitswelt zu gestalten – nur so kann Deutschland im globalen Wettbewerb bestehen.