Kommunikation auf Führungsebene

Kommunikation auf der Führungsebene von Unternehmen muss heutzutage nahezu in Echtzeit passieren. Obwohl in den Vorstandsetagen Smartphones und Tablets längst gang und gäbe sind, ist es eigentlich erstaunlich, dass Vorstandsunterlagen in vielen Firmen noch immer ausschließlich auf Papier gedruckt und per Post an die Meeting-Teilnehmer geschickt werden. Dass der digitalen Kommunikation auch hierzulande die Tür zum Aufsichtsrat nicht mehr lange verschlossen bleiben wird, erwartet Charlie Horrell, Geschäftsführer EMEA bei Diligent Boardbooks. Das Unternehmen hilft mit seiner Applikation Unternehmen dabei, ihre Gremienkommunikation zu digitalisieren. Ziel ist: Zeitersparnis, effiziente Kommunikation, aktuelle Informationen, weniger Papiermüll und ein leichterer Transport der Unterlagen.

IT-DIRECTOR: Herr Horrell, warum arbeiten viele Führungskräfte auch heute noch so gerne mit Papier?
C. Horrell: Die Arbeit auf Papier ist den meisten Entscheidungsträgern seit jeher vertraut. Das Markieren und Kommentieren direkt in den Unterlagen zur Vorbereitung auf eine Sitzung praktizieren sie oft schon mehrere Jahrzehnte lang. Wenn man sich einmal ein System geschaffen hat, das für das eigene Gremium funktioniert und alle anderen Mitglieder auch so arbeiten, gibt es kaum Veranlassung, daran etwas zu ändern. Viele sahen deshalb über Nachteile wie die mangelnde Flexibilität, den schwierigen Transport der Unterlagen und das Blättern in Hunderten von Seiten hinweg.

Doch die Zahl derer, die über einen Wechsel zur elektronischen Kommunikation nachdenken, steigt. Für die Anbieter liegt die Herausforderung darin, digitale Lösungen zu schaffen, die den Arbeitsgewohnheiten entgegenkommen, die die Nutzer vom Papier her kennen. Dies gilt es, mit den Vorteilen digitaler Kommunikation zu verbinden.

IT-DIRECTOR:  Was sind die Vorteile, wenn Unternehmen ihren Vorständen den mobilen Zugriff auf vertrauliche Informationen ermöglichen.
C. Horrell: Führungskräfte erhalten immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt und können dadurch fundierte Entscheidungen treffen. Da es häufig noch zu Änderungen in letzter Minute kommt, läuft man bei Papierunterlagen Gefahr, dass nicht allen Sitzungsteilnehmern die neueste Version zur Vorbereitung vorliegt. Mit einer mobilen App sind Updates und deren Verteilung hingegen nur eine Sache von wenigen Minuten. Das entlastet gleichzeitig die Sekretariate und Assistenten, denn bei der Zusammenstellung und Änderungen von Unterlagen entfallen das Kopieren und der Versand – das spart Zeit und Geld.

IT-DIRECTOR: Es gibt einige Beispiele dafür, wie Unternehmen durch digitale Kommunikation Opfer von Datenlecks geworden sind – lässt sich dies vermeiden?
C. Horrell: Es gibt verschiedene Wege, die Unternehmen einschlagen, um ihre Kommunikation zu digitalisieren und nicht alle davon sind gleich sicher. Das Teilen von Informationen über nicht verschlüsselte E-Mail-Adressen mag für nicht vertrauliche Informationen in Ordnung sein, aber unternehmenskritische Daten gehören nicht in ein E-Mail-System. Übrigens ebenso wenig in frei zugängliche Public-Cloud-Services – was zuweilen aus Mangel an Alternativen oder aus der Not heraus passiert. Ein digitales Portal für Vorstandsinformationen sollte ein abgeschlossenes System sein, bei dem das Unternehmen auf eine Infrastruktur zurückgreift, die von niemandem sonst genutzt wird. Darüber hinaus muss gesteuert werden, wer Zugang zu welchen Informationen hat, denn nur so können Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten. Eine maßgeschneiderte Lösung sollte alle wesentlichen Funktionen rund um die Erstellung von Unterlagen mitbringen, damit nicht wegen einzelner Anforderungen auf unsichere Services von Drittanbietern zurückgegriffen werden muss.

IT-DIRECTOR: Wie vollzieht sich der Wechsel zur digitalen Gremienkommunikation und was ist dabei zu beachten?
C. Horrell: Zunächst sollten die Ziele genau definiert werden, die durch die Umstellung erreicht werden sollen. Wer beispielsweise nur die Verteilung der Unterlagen vereinfachen möchte, könnte in verschlüsselten E-Mails eine kostengünstige Lösung finden. Soll aber gewährleistet sein, dass vertrauliche Informationen jederzeit und von überall aus zur Verfügung stehen und sicher geschützt sind, ist eine meist nur scheinbar kostengünstigere Übergangslösungen nicht zu empfehlen. Um Vorständen und Aufsichtsräten sicheren Zugang zu Informationen zu gewährleisten und ihrer Arbeitsweise entgegenzukommen, muss eine Lösung so einfach und intuitiv zu nutzen sein wie ein Buch. Darüber hinaus erhöht sich durch eine leichte Handhabung auch die Sicherheit. Wenn die geeignete Lösung erst einmal gefunden ist, gestaltet sich der Wechsel meist schneller und unkomplizierter als erwartet, denn viele Führungskräfte nutzen ohnehin bereits Tablets mit verschiedenen Apps und gewöhnen sich schnell an digitalen Sitzungen. Die Umstellung bedarf meist nicht mehr als ein kurzes Training und schon ein Meeting später gehören Papierunterlagen der Vergangenheit an.