Konvertierung nach PDF/A als effiziente Option

Je nach Dokumentenart gestaltet sich der Konvertierungsprozess nach PDF/A unterschiedlich. Am einfachsten ist die Verarbeitung von Briefen. Sie werden gescannt und dann mittels Konverter in das PDF/A-Format umgewandelt. Da sie oft farbig sind, empfiehlt es sich, eine Software zu nutzen, die über layer-orientierte Kompressionstechnologien verfügt und somit die Dateigrößen minimiert. Bei Telefaxen gestaltet sich das Prozedere ähnlich. Elektronische Faxdokumente haben in der Regel das TIFF-G4-Format, das sich ebenfalls problemlos nach PDF/A konvertieren lässt.

Für die Verarbeitung von E-Mails gelten ganz andere Herausforderungen. Dies ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass die Anhänge unterschiedlichste Formate haben können: digital erzeugte Dateien, z.B. Office-Dokumente, gepackte Dateien, also ZIP- oder RAR-Dateien, oder Video- bzw. Audio-Files.

Um nicht mit einer nahezu unendlichen Menge von Formaten konfrontiert zu sein, sollten mit Kunden und Lieferanten Vereinbarungen darüber getroffen werden, in welchem Format die Anhänge akzeptiert werden. Zusätzlich sollten die Prozesse so aufgesetzt sein, dass sie möglichst automatisiert ablaufen und über ein Eskalationsmanagement eventuelle Fehlermeldungen abfangen. Denn es ist durchaus wahrscheinlich, dass sich nicht jedes Quellformat automatisiert nach PDF/A konvertieren lässt. Dies tritt am häufigsten auf, wenn PDF-Dateien mit einem Passwortschutz versehen sind. Desweiteren kann eine schlechte Qualität der Ursprungsdatei die Konvertierung verhindern. Um den gesamten Prozess nicht zu unterbrechen, muss definiert sein, wie das System bei solchen Ereignissen verfahren soll. Die Konvertierung nach PDF/A als solches sollte natürlich möglichst automatisiert erfolgen. So wählt z.B. die neue Version des PDF Compressor der Luratech Europe GmbH automatisch den bestmöglichen Modus für die zu verarbeitenden Dateien aus. Somit können heterogene Dokumentenstapel ohne vorheriges Sortieren nach PDF/A umgewandelt werden.

Welcher Normteil von PDF/A zum Einsatz kommen soll, hängt davon ab, was der Anwender nach der Konvertierung vorfinden will. Wer sich von den Quellformaten nicht „trennen“ will, sollte PDF/A-3 nutzen. Denn damit ist es möglich, Dokumente oder auch ­E-Mails samt Anhängen sowohl im PDF/A-Format als auch in ihrem ursprünglichen Format in einer ­Datei zu verbinden. Das heißt, dass eine PDF/A-3-Datei aus ­einem Archivteil und einem Nicht-Archivteil besteht. Beide haben unterschiedliche ­Ansprüche: Der Archivteil soll ­dauerhaft aufbewahrt werden und muss damit den bekannten PDF/A-Konventionen entsprechen.

Die eingebettete Datei erfüllt einen anderen Zweck: Sie beinhaltet Zusatzinformationen, die nur für eine gewisse Zeit relevant sind – nämlich so lange, wie sie noch ver- oder bearbeitet werden soll.

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