Länderübergreifende Digitalisierung

Der auf das Outsourcing von Geschäftsdokumenten spezialisierte Dienstleister digitalisiert länderübergreifend für alle Tochtergesellschaften die eingehenden Papierrechnungen. Überdies leistet er bei den Lieferanten den Wechsel zum elektronischen Versenden von Rechnungen. Die SGH bereitet die Papierrechnungen zunächst für den Prozess zum Scannen vor. Dazu gehört auch das Entklammern der einzuscannenden Belege. Die Mitarbeiter extrahieren beim Scannen Kopf-, Fuß- und Positionsdaten. Der gesamte Bearbeitungsprozess unterliegt ständigen Kontrollen. Der Transfer der Daten im XML-Format samt den gescannten Bildern als PDF-Dateien erfolgt über eine Schnittstelle von SGH zu LSG Sky Chefs. Der Airline Cateringspezialist übernimmt die Datensätze in ein Workflowsystem und verbucht sie automatisch.

„Die SGH empfängt und verarbeitet sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungen in unterschiedlichen Formaten. Auf der Basis fest vereinbarter Service Level erhalten wir ein Rechnungsbild mit qualitätsgesichertem Datensatz. Beides übernimmt unser ERP-System über eine einheitliche Schnittstelle. Die für das Verarbeiten notwendige Hochsicherheitsinfrastruktur und entsprechend qualifiziertes Personal hält die SGH vor“, so beschreibt Harald Dietrich, Manager IT Application Architecture Solutions bei LSG Sky Chefs, die Vorteile der Zusammenarbeit.

Zum Steigern der Effizienz in der Finanzprozesskette forciert LSG Sky Chefs das Umstellen auf elektronische Rechnungen bei seinen Lieferanten. Das Unternehmen vertraut auch bei diesem Schritt auf die SGH. Die Lösung des Outsourcing-Spezialisten garantiert Einsparpotentiale, ohne in bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen einzugreifen. Die Lieferanten von LSG Sky Chefs installieren den SGH-Viper-Connector (Virtual Paper) wie einen Druckertreiber. Anstatt die Rechnung auf Papier auszudrucken, überträgt der Lieferant einen verschlüsselten Datenstrom in das Online-Document-Center der SGH. Dort erhält das Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur.

Danach steht es als Bild und Datensatz zur Verfügung. Der Vorteil: Papierbasierte und elektronische Belege durchlaufen bei der SGH zuvor mehrere Prüfungen, z.B. nach Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach erhält LSG Sky Chefs die Daten zum weiteren Bearbeiten über die einheitliche Schnittstelle. „Wir freuen uns, LSG Sky Chefs mit unserer betriebswirtschaftlichen Prozesskenntnis unterstützen zu dürfen. Wir haben das Instrumentarium zum Verarbeiten der sensiblen Daten und das Know-how für das elektronische Anbinden der internationalen Lieferanten“, ergänzt Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH.

www.lsgskychefs.com
www.sgh-net.de

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