Lektüre rund um die Uhr
Die sichere, webbasierte Informationsbereitstellung ermöglicht den Mitgliedern des Gremiums, so heißt es, die Lektüre der Dokumente rund um die Uhr und unabhängig vom Aufenthaltsort. Die Finanzmarktkrise 2008 veranlasste die BaFin, weitergehende Anforderungen an die Tätigkeit von Aufsichtsräten zu definieren. Um eine gute Sitzungsvorbereitung zu ermöglichen, sollte die Bank dem Aufsichtsrat Unterlagen und alle für die Beschlussfassung relevanten Informationen zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Aufsichtsratssitzung zur Verfügung stellen. „Vor Einführung von Brainloop haben wir unseren Aufsichtsräten die Sitzungsmappen aufgrund der hohen Vertraulichkeit nur in Papierform vor Beginn der monatlichen Sitzung vor Ort zur Lektüre vorgelegt. Die anschließende Klärung von Detailfragen und der Abgleich unterschiedlicher Informationsstände nahmen dementsprechend viel Raum ein“, beschreibt Jochen Porath, Bereichsleiter für Vorstandsassistenz bei der Volksbank Dreieich, das Prozedere in der Vergangenheit.
Heute können die Aufsichtsräte webbasiert bereits einige Tage vor der Sitzung im „Read-Only“-Modus auf die Unterlagen zugreifen und sich mit den an zentraler Stelle komprimiert und vollständig vorhandenen Dokumenten auseinandersetzen. Diese Art des Informationsaustauschs soll sicher, bequem und äußerst effizient sein. Die Umstellung auf das Arbeiten mit der Brainloop-Lösung haben die Aufsichtsräte positiv aufgenommen. Die strukturierte Ablage der Dokumente mit fortlaufender Nummerierung sei übersichtlich und gestatte, dass relevante Einzeldokumente punktuell über ein Inhaltsverzeichnis gesucht werden können. Dieses vereinfache den Umgang mit den bis zu 200 Seiten starken Sitzungsmappen. Die Abklärung von Detailfragen im Vorfeld der Sitzung ermögliche zudem, dass die Ergebnisse bereits aufbereitet in der Sitzung präsentiert werden können. Die Zusammenarbeit werde dadurch verbessert und erfolge zielorientiert und effizient.
www.vobadreieich.de
www.brainloop.de
Bildquelle: Wilhelmine Wulff/pixelio.de
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