Mehr als ein Modetrend

In den vergangenen Jahren wurden in den Unternehmen immer mehr Geschäftsprozesse digitalisiert. Ein Betrieb, der heutzutage komplett auf die Nutzung von Druckern oder Multifunktionsgeräten verzichtet, lässt sich allerdings nur schwerlich finden. Zwar konnte der Dokumenten-Output vielerorts drastisch reduziert werden – man denke nur an den rein elektronischen Rechnungsversand der Mobilfunkprovider an ihre Endkunden oder die zunehmende Verbreitung von Online-Banking –, gedruckt wird jedoch immer noch. Von daher bleibt es für die IT-Verantwortlichen unerlässlich, die Output-Strategie ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten.

Vor diesem Hintergrund treiben die Verantwortlichen verschiedene aktuelle Entwicklungen um: „Im Fokus stehen weniger Innovationen in der Hardware als vielmehr bei Softwarelösungen sowie deren Beitrag zur Vernetzung der Output-Systeme untereinander und mit mobilen Geräten. Vor allem intelligente Managed Document Solutions (MDS) gewinnen an Bedeutung, denn nach wie vor ist die Steigerung der Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur bei gleichzeitiger Kostensenkung ein zentrales Thema“, berichtet Christopher Rheidt, Geschäftsführer der Utax GmbH Norderstedt. Desweiteren steigt laut Rheidt die Nachfrage nach Lösungen für sicheres, vertrauliches Drucken. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen suchen nach Konzepten, die sich ihrem Bedarf und ihren finanziellen Möglichkeiten anpassen. Ebenfalls gefragt sind Anwendungen, die die Voraussetzungen für digitalen Workflow schaffen. „Speziell in diesem Segment haben wir unser Portfolio in den letzten zwei Jahren ausgebaut und kooperieren mit Anbietern wie Abbyy, Docuware und NSi“, so Rheidt.

Geht es um mögliche Kostensenkungen spielen derzeit Managed Print Services ­eine große Rolle. Diese Dienstleistungen beziehen sich auf alle Druckprozesse eines Unternehmens sowie deren Infrastruktur. MPS umfassen nicht nur die Überwachung und Verwaltung der Output-Landschaft, sondern beinhalten häufig eine vorhergehende Analyse der Output-Infrastruktur und Dokumentenprozesse. Neben der Implementierung einer optimierten Output-Umgebung übernehmen MPS-Anbieter anschließend auch Betrieb, Wartung und Support sowie notwendige Weiterentwicklungen.

Die Verbreitung von Managed Print Services schrei-tet voran. „Allein die Größe und Komplexität von Konzernstrukturen haben bei Großkunden zur Erkenntnis geführt, dass es für die Produktivität entscheidend ist, den Dokumentenfluss zwischen verschiedenen Orten und über Arbeitsabläufe hinweg möglichst effizient zu organisieren“, berichtet Philipp Schröder, Leiter Produktmanagement Applications & Services bei Konica Minolta Business Solutions. Generell sieht Schröder MPS nicht als kurzfristigen Modetrend oder neue Marketingstrategie, sondern als ein fundamentales Konzept, das Aspekte wie Bonitätswahrung oder das Vermeiden unnötiger Kapitalbindung betrachtet.

Doch nicht immer läuft ein Projekt zur Einführung von Managed Print Services rund. An der einen oder anderen Stelle kann es durchaus haken. „Primär werden Basisdienstleistungen eingekauft, die aber versteckte Kosten für ineffiziente Prozesse sowie überflüssige Hardware nur bedingt eliminieren“, erklärt Thomas Pempelforth, Channel-Vertriebsleiter MDS & Solution Business bei Kyocera. Nach wie vor würden Systeme am Bedarf der Anwender vorbei eingekauft und der Wildwuchs veralteter Geräte bliebe bestehen.

„Zwar haben die Unternehmen erkannt, dass intelligente Dokumenten-Management-Lösungen die Kosten für das Output-Management erheblich reduzieren, das komplette Einsparpotential wurde jedoch bisher noch nicht ausgeschöpft“, so Pempelforth. Hier stehe man noch am Anfang, wobei ein Hemmschuh oftmals in althergebrachten Zweifeln liege: Man wolle zwar sparen, fürchte aber, dass die Neuausrichtung mit erheblichen Veränderungen verbunden sei. „Mitarbeiter fühlen sich durch neue Lösungen vielleicht zu sehr kontrolliert, müssen auf Arbeitsplatzdrucker verzichten oder Schulungen durchlaufen. Die Veränderung erfordert von den Projektverantwortlichen viel Überzeugungskraft und Kommunikationsgeschick“, konkretisiert Pempelforth die Zweifel.

Argumente, die Stefan Kugele, Business Manager Office Printing Solutions bei der Hewlett-Packard GmbH, gut kennt. Seiner Ansicht nach lassen sich solche Bremsklötze jedoch vermeiden. „Bereits vor der Implementierung von Managed Print Services sollten die Mitarbeiter kontinuierlich informiert und in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden. Geschieht dies nicht, kann es zu Widerstand bei den Anwendern kommen“, betont Kugele. Nicht zuletzt verweist Jürgen Krüger von Samsung auf einen weiteren Hemmschuh für erfolgreiche MPS-Projekte. „Unternehmen misstrauen häufig den Fernzugriffsmöglichkeiten der Servicepartner und möchten Altgeräte so lange wie möglich weiter nutzen“, so Krüger.

Auf den Energy Star achten

Neben Managed Print Services steht nach wie vor die Schaffung einer energieeffizienten Unternehmens-IT auf der Agenda vieler Verantwortlicher. Daher versuchen sie auch im Output-Bereich, den Energieverbrauch der Geräte zu senken und Kosten zu sparen. Bei der Suche nach energieeffizienten Modellen gilt es, einige Aspekte zu beachten. „So gibt das Energy Star Label dem Geschäftskunden eine Orientierung über den Stromverbrauch des Systems“, weiß Thomas Pempelforth von Kyocera. Beim Vergleich sollte man jedoch darauf achten, dass die Systeme die gleiche Geschwindigkeitsklasse besitzen. Zudem sollten die IT-Verantwortlichen stets die Total Cost of Ownership (TCO) des Systems bewerten. Entscheidend sei dabei, wie viele Verbrauchsmaterialien der Drucker benötigt.

Um Aufschluss über den Energieverbrauch der Modelle zu erhalten, verweist Jürgen Krüger, Director IT Printing bei Samsung Electronics, auf folgende Punkte: „Energieeffiziente Output-Systeme verfügen über einen möglichst niedrigen TEC-Wert (Total Energy Consumption), bieten hohe Ausgabeleistungen und schnelle Aufwärmzeiten.“

Stefan Kugele von HP führt weitere Parameter an: „Drucker mit Auto-On/Auto-Off-Funktion gehen in den Tiefschlafmodus, wenn sie nicht genutzt werden und sparen Energie.“ Desweiteren schone es Ressourcen, Druckjobs nach vorheriger Authentifizierung, zum Beispiel durch eine Näherungskarte, an jedem Drucker im Unternehmen abzurufen. Ausdrucke werden so nicht im Gerät vergessen oder doppelt in Auftrag gegeben und sie können Abteilungen zugeordnet werden. Laut Kugele achten immer mehr Firmen darauf, dass die Drucker möglichst energiesparend arbeiten und sich die Tintenpatronen oder Tonerdruckkassetten wiederverwerten lassen. Dies entspricht auch dem Prinzip des Anbieters: HP recycelt Zubehör durch sein Planet-Partners-Programm bereits seit 1991.

Philipp Schröder von Konica Minolta ergänzt: „Um das Optimum an Nachhaltigkeit zu erzielen, sollten grüne Technologien und Funktionen den gesamten Produktlebenszyklus der Systeme betreffen, von den Rohstoffen bis zur Entsorgung.“ Demnach reichen die Maßnahmen des Anbieters dabei vom Einsatz pflanzenbasierten Biokunststoffs in der Hardware bis zur ausschließlichen Beauftragung von Entsorgungsfachbetrieben, die nach zertifiziertem Qualitäts- oder Umweltmanagement arbeiten.

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