Methodenmix für den IT-Projekterfolg

Oftmals zeigt die Praxis, dass Unternehmen ihre Projektpläne allzu oft in Excel und Powerpoint erstellen – sie investieren manuellen Aufwand und verlieren dabei den Überblick. Die resultierende Planung ist kaum analysierbar und wenig belastbar. In der Folge werden die Planungspflege und das Project-Controlling insbesondere bei komplexen Projekten in Großunternehmen zur Sisyphus-Aufgabe. Um von vornherein gut aufgestellt zu sein, empfiehlt sich eine strukturierte Projektplanung.

Das richtige Handwerkszeug und eine geordnete Vorgehensweise sind das A und O einer effizienten Projektplanung. An allererster Stelle steht eine Top-Down-Planung – ausgehend vom Projektauftrag –, die durch ein Planungsteam erstellt wird.

Im Anschluss empfiehlt sich ein strukturiertes Brainstorming der dazu erforderlichen Aktivitäten und wichtigen Abhängigkeiten. Die identifizierten Aktivitäten werden dann aus Nutzersicht zu sogenannten Epics aggregiert. Dies sind einzelne „Funktionsblöcke“, in die das Projektteam die notwendigen Aufgaben einteilt, um eine grobe Übersicht der Projektanforderungen zu erhalten. Dabei ist es wichtig, neben der Unternehmens­perspektive auch technische, techno­logische und organisatorische ­Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Bis hierhin sollten am besten nur Papier und Stift zum Einsatz kommen.

Im weiteren ist es allerdings ratsam, ein gängiges Projektplanungstool einzusetzen. Hier können essentielle Rahmenbedingungen wie arbeitsfreie Zeiten (z.B. für Feiertage oder Urlaubszeiten) im Kalender eingetragen sowie Planungsverantwortliche und Personen, die diese Planung freigeben müssen, festgelegt werden.

Die aus der übergreifenden Projektplanung vorgegebenen Meilensteine bilden als sogenannte „Key Milestones“ die Basis für das Reporting und werden gekennzeichnet. So wird sichergestellt, dass immer der tatsächliche Projektfortschritt berichtet und zusätzlicher Aufwand vermieden wird.

Im Anschluss tragen die Verantwortlichen die Epics als Sammelvorgänge in das Projekttool ein und erstellen einen initialen Bottom-up-Plan. Hierbei wird von ­unten nach oben („Bottom-up“) vorgegangen: Ausgehend von den Detailaufgaben schätzt das Projektteam deren Aufwand, Einschränkungen und Ressourcenbedarf für das Gesamtprojekt ein. Ist nach mehreren Iterationen ein gewisser Reifegrad erreicht, startet das Risikomanagement: Hierzu bewertet das Projektteam die Arbeitsschritte einzeln qualitativ und erfasst diese ausschließlich im Projektplan. Das quantitative Risikomanagement schließt sich an, indem zunächst Min-/Max-Zeiten für die Planungselemente erfasst werden – stets mit der qualitativen Einschätzung im Blick.

Für die tatsächliche Bewertung ­eines Projektplans bietet sich die Monte-Carlo-Simulation an: Bei dieser Methode wird automatisiert eine große Anzahl an Szenarien berechnet und aggregiert. Das Ergebnis zeigt, wie realistisch deren Umsetzung ist, indem die Wahrscheinlichkeiten verschiedener Projektlaufzeiten ausgewiesen werden („Mit 90 Prozent Wahrscheinlichkeit wird das Projekt in zehn oder weniger Monaten abgeschlossen sein.“). Mithilfe entsprechender Tools gibt die Sensitivitätsanalyse schließlich Aufschluss darüber, welche Planungselemente beson­dere Aufmerksamkeit erfordern.

Generell geht es bei dem vorgestellten Methodenmix darum, von vornherein den richtigen Ansatz und die passenden Werkzeuge zu wählen. Beratungsunternehmen wie etwa Mm1 können dabei unterstützen.

Besser planen

Unternehmen ­benötigen für eine ­pro­fessionelle ­Projektplanung:

•   ein (durch)gängiges Projekt­planungstool für Aktivitäten, ­Abhängigkeiten, Ressourcen und assoziiertes Risiko
•   ein Add-on für die stochastik-­basierte Risikobewertung
•   einen Planungscampus
•   einen starken interdisziplinären Projektmanager

Quelle: Mm1

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