03.03.2017 Effizientes Informations- und Geschäftsprozess-Management

Migration verliert ihren Schrecken

Von: Dominik Adams, Lea Sommerhäuser

Hier ein Archiv im Rechnungswesen, da ein Dokumenten-Management-System (DMS) in der Personalabteilung, dazu mehrere File-Verzeichnisse sowie Workflow-Software verteilt über das ganze Unternehmen – effizientes Informations- und Geschäftsprozess-Management sieht definitiv anders aus.

„Never change a running system” – sich darauf zu verlassen, wäre schlechter und teurer Rat.

Durchschnittlich vier verschiedene Systeme setzen die meisten deutschen Unternehmen für die Verwaltung von und die Arbeit mit Dokumenten laut der aktuellen IDC-Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“ ein. Bei international agierenden Konzernen mit vielen eigenständigen, global verteilten Einheiten sind es zum Teil deutlich mehr. Neben Enterprise-Content-Management- (ECM), Archiv- und Dokumenten-Management-Lösungen sind dies z.B. Dateiverzeichnisse, Cloud-Lösungen für das Teilen von Dokumenten oder Social-Collaboration-Tools, wozu etwa Sharepoint zählt.

Derart organisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften sind nicht kosteneffizient und unterstützen unternehmensweite Prozesse sowie die Zusammenarbeit in internationalen Teams nicht optimal. Allein der Betrieb erfordert hohen Wartungs- und Personalaufwand, ganz abgesehen von notwendigen Trainings und Schulungen für Administratoren und Anwender. Hohe Lizenz- und Wartungskosten für Altsysteme verringern den Spielraum im IT-Budget.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass in die Jahre gekommene Archiv-, DMS- und Workflow-Lösungen Anforderungen an modernes Informationsmanagement nicht erfüllen. Ihre veralteten Software-Architekturen stoßen an Grenzen, was die Menge verwalteter Dokumente, Akten oder Geschäftsprozesse und die Anzahl der Nutzer angeht. Nicht vorhandene Schnittstellen behindern die Integration mit anderen Anwendungen. Die fehlende Unterstützung aktueller Speichertechnologien verteuert die Aufbewahrung und verlangsamt das Abrufen von Informationen.

Die Folge sind undurchsichtige Ablagestrukturen, redundante Datenhaltung und das Entstehen von Informationssilos. Das erschwert den Austausch von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens, aber auch mit externen Partnern wie etwa Lieferanten und Kunden. Nimmt man die typischen Schattenablagen in E-Mail-Software und in persönlichen Verzeichnissen hinzu, wird klar, dass in einer solchen Konstellation viel Effizienzpotential verschenkt wird und von rechtskonformer Datenhaltung keine Rede sein kann. Wer derart den Überblick verliert, lebt mit einem massiven Compliance-Risiko.

Schlechter und teurer Rat


„Never change a running system” – sich darauf zu verlassen, wäre schlechter und teurer Rat. Selbst wer trotz der geschilderten Probleme bisher mit seiner Anwendungslandschaft leben konnte, muss spätestens dann handeln, wenn der Support eingesetzter Software-Lösungen ausläuft. Das Gleiche gilt, wenn das Know-how zum System im Unternehmen mit der Zeit verloren geht. Bei einem Systemausfall ist an dort hinterlegte Informationen im schlimmsten Fall überhaupt nicht mehr heranzukommen. IT-Konsolidierung bietet die Chance, die Komplexität der Anwendungslandschaft zu reduzieren und die Betriebskosten zu senken. Die dadurch frei werdenden Kapazitäten können aktiv dazu eingesetzt werden, das Informations- und Geschäftsprozess-Management zu verbessern und so Wettbewerbsvorteile in Zeiten der kontinuierlich fortschreitenden Digitalisierung zu erzielen.

Wie löst man also die mit der Zeit entstandenen dschungelartigen IT-Strukturen sinnvoll auf? Wichtig ist eine stabile Basis, eine ausbaufähige Integrations- und Technologieplattform. Moderne Enter­prise-Content-Management-Systeme vereinen ECM und BPM auf einer gemeinsamen Plattform. Diese Kombination ermöglicht es, Informationen mit Geschäftsprozessen und Collaboration in einem System zusammenzuführen, unabhängig davon, ob Dokumente im Zentrum eines Vorgangs stehen oder nur punktuell relevant sind. So lässt sich Informations- und Geschäftsprozess-Management (BPM) systemübergreifend realisieren.

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Eine Migration setzt Expertise voraus, zumal nicht nur Daten und Dokumente, sondern auch Kontext und Relationen verlustfrei vom Quell- in das Zielsystem übernommen werden sollten. Dabei muss die Revisionssicherheit des Migrationsprozesses sichergestellt sein. Diese umfasst das gesamte Migrationsverfahren von der Daten- und Dokumentenmigra­tion über die Tests bis hin zur Dokumentation. Darüber hinaus sind die spezifischen Mengengerüste zu betrachten. All das verlangt nach einem praxiserprobten Migrationskonzept, das es Unternehmen ermöglicht, eine schrittweise Datenmigration im laufenden Betrieb durchzuführen. Im Gegensatz zu einer klassischen Migration können Unternehmen hierbei zeitliche und finanzielle Ressourcen einsparen. So lassen sich alte DMS- bzw. Archivsysteme bereits nach Abschluss der Metadatenübernahme außer Betrieb nehmen und somit teure Betriebs- und Wartungskosten reduzieren.


Anlässe …
… für die Ablösung von DMS- und Archivaltsystemen sowie für die Konsolidierung


Technologisch:

  •   Fehlende Schnittstellen und/oder Integrationsmöglichkeiten
  •   Hoher Wartungsaufwand, ­Wartungsanfälligkeit
  •   Schlechte Performance, nicht ­skalierbar
  •   Fehlende Plattformunterstützung
  •   Kein Ausbau der Lösung möglich
  •   Keine eigene Weiterentwicklung möglich
  •   Funktional nicht mehr wett­bewerbsfähig
  •   Fehlende Nutzerfreundlichkeit


Ökonomisch:

  •   Hohe Betriebskosten
  •   Hohe Support- bzw. Wartungs­kosten
  •   Systemhersteller nicht mehr am Markt
  •   Konsolidierung nach Akquise oder Zusammenschluss von Unter­nehmen


Organisatorisch:

  •   Auslaufender Support für System oder wichtige Teile des Systems
  •   Schlechter Support des Anbieters
  •   Fehlendes Know-how beim Anbieter für veraltetes Produkt
  •   Keine funktionalen/technolo­gischen Erweiterungen oder ­Updates des Herstellers
  •   Anforderungen von Anwendern und Administratoren werden nicht abgedeckt.


Quelle: SER Solutions Deutschland GmbH


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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