Mit Budgetierung und Finanzplanung starten

IT-DIRECTOR: Herr Springer, der jährliche Budgetmarathon ist ein wenig geschätztes Ritual. Warum ist das eigentlich so?
A. Springer: Das liegt zum Teil an der Software: Die allgemeine Tabellenkalkulation Excel ist mit 86 Prozent sehr stark verbreitet. Allerdings zeigen Studien, dass lediglich 17 Prozent der Anwender damit in ihren Planungsprozessen keine Probleme haben. Am meisten bemängelt werden eine ungenügende Flexibilität, fehlende Planungsfunktionen wie zum Beispiel eine Was-wäre-wenn-Simulation, sehr oft eine unzureichende Datenqualität und vor allem der immense Aufwand, der für eine Planung à la Excel anfällt. Und das wird in Zukunft sicher nicht einfacher, im Gegenteil: Die Planung wird deutlich detaillierter und integrierter.

IT-DIRECTOR: Ist die Budgetplanung für das Folgejahr in den Unternehmen noch immer „in Stein gemeißelt“?
A. Springer: Vielfach ist das leider immer noch so. Wenn man einmal im Jahr mit hohem Aufwand ein Budget erstellt, das mit dem Ist unterjährig lediglich verglichen wird, dann hilft das in volatilen Zeiten nicht unbedingt weiter. Hier gehen Gewinnmargen verloren, da Ressourcen nicht optimal zugeordnet sind. Mehr und mehr Unternehmen denken hier gerade um.

Man sollte dies jedoch nicht falsch verstehen: Es ist nach wie vor unerlässlich, einmal im Jahr ein Budget zu erstellen, und dieser Prozess sollte Top-down geschehen. Auf die Volatilität des Geschäfts kann man hervorragend mit rollierenden Forecasts reagieren, die wiederum Bottom-up generiert werden sollten. So kann das Unternehmen „hart am Wind segeln“ und die Zukunft besser antizipieren.

IT-DIRECTOR: Was ist in Ihren Augen ein zeitgemäßes Budgetierungs-Tool?
A. Springer: Ich würde ein System einsetzen, das die Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse sowie das Berichtswesen, die Ad-hoc-Analysen und die Simulation voll integriert unterstützt. Außerdem sollte es in jedem Fall Workflow-Funktionalität besitzen.

IT-DIRECTOR: Was ist mit der Finanz- und Kostenstellenplanung?
A. Springer: Das sind auch ganz wichtige Punkte. Das Tool sollte deshalb nicht nur funktional, sondern auch inhaltlich integriert sein. Hilfreich sind Kosten-, Umsatz-, Absatz-, Personal- und Investitionsplanungen mit einer Ergebnisplanung auf Gewinn-, Verlust- und Bilanzebene sowie natürlich die Cashflow- und Liquiditätsplanung. Und zu guter Letzt sollte die Integration auch auf zeitlicher Ebene gegeben sein: also die Verknüpfung der langfristigen mit der mittelfristigen und der kurzfristigen Perspektive.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig sind in Ihren Augen Simulationen?
A. Springer: Was-wäre-wenn-Simulationen und Szenariorechnungen sind unerlässlich. Dazu gehören Simulationen auf Basis von Umsatz, Kosten, Finanzdaten und KPIs. Aber auch Ad-hoc-Analysen, Hitlisten, Benchmarks, automatische Soll-Ist- und Vorjahresvergleiche oder Hochrechnungen müssen problemlos realisierbar sein.

IT-DIRECTOR: Bedeutet so eine integrierte und IT-gestützte Planungslösung gleichzeitig das Ende von Excel?
A. Springer: Excel eignet sich hervorragend als Werkzeug, um schnell einfache, kleine Kalkulationen durchzuführen. Bei diesem Einsatz ist es aber in vielen Unternehmen nicht geblieben, sondern es haben sich oftmals große, verteilte Excel-Landschaften entwickelt, die nicht mehr einfach beherrschbar sind. Ab einer bestimmten Komplexitätsstufe oder bei einer hohen Anzahl von Anwendern oder Dimensionen kommt man an einer professionellen Planungslösung nicht vorbei.

IT-DIRECTOR: Sind die Anwender bereit, sich auf ein neues Tool einzulassen?
A. Springer: Ein deutliches Ja. Gute Planungs- und Budgetierungstools helfen den Unternehmen, sich optimal zu steuern. Wir bekommen von Kunden ganz klar die Rückmeldung, dass der Stellenwert der Planung aus Unternehmenssicht noch weiter zunimmt. Sie haben auch erkannt, dass sie den Anforderungen nach detaillierterer Planung, mehr Langfristigkeit, Integration und Simulation mit ihren alten Hausmitteln nicht mehr gewachsen sind. Der Nutzen, sich hier auf ein neues Tool einzulassen, liegt klar auf der Hand.

IT-DIRECTOR: Was sagen Sie zum Thema konsistente Datenbasis?
A. Springer: Das ist nicht zu unterschätzen. Dafür gibt es in den Systemen automatisierte Schnittstellen zu den Beständen unterschiedlicher Datenbanken, die die Übernahme von Daten beschleunigen und die Gefahr von Abweichungen minimieren. Hier machen sich vor allem softwarebasierte Planungswerkzeuge bezahlt, die mit allen vorhandenen Quellsystemen zurechtkommen, also nicht nur mit SAP oder Microsoft. Außerdem kann durch eine leistungsfähige IT-Umgebung in Verbindung mit einer Softwarelösung die Geschwindigkeit bei der Verarbeitung und Zusammenführung der Planungsdaten deutlich erhöht werden.

IT-DIRECTOR: Wie schaut es mit der Mobility aus?
A. Springer: Auch ein großes Thema. Gerade Ad-hoc-Fragen müssen heute extrem schnell beantwortet werden. Da kann man nicht darauf warten, bis jemand wieder an seinem Schreibtisch sitzt. Außerdem müssen Datenanalysen und individuelle Reports für bestimmte mobile Anwendergruppen möglich sein, und zwar über einfach bedienbare Applikationen auf Smartphones und Tablets.

IT-DIRECTOR: Vielleicht noch ein letzter, pragmatischer Tipp?
A. Springer: Ich würde mir als Anwender niemals ein Tool ins Haus holen, das ich nicht selbst anpassen kann.