08.03.2017 Globale Geschäftsprozesse

Mit ECM kontrolliert auf Dokumente zugreifen

Von: Lea Sommerhäuser

Mithilfe eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) lässt es sich vermeiden, vertrauliche Informationen als Dokumentenanhang oder E-Mail-Text „durch die Welt“ zu schicken. „Stattdessen werden diese an zentraler Stelle gespeichert“, so Merten Slominsky, Vice President EMEA von Alfresco, „um Mitarbeitern oder Partnern darauf selektiv und kontrolliert Zugriff zu geben.“

Merten Slominsky, Alfresco

„Eine Verschlüsselung der Inhalte an sämtlichen Speicherorten gehört ebenso zur Sicherung vor Missbrauch wie eine Verschlüsselung der Dateiübertragung“, betont Merten Slominsky, Vice President EMEA von Alfresco.

IT-DIRECTOR: Herr Slominsky, welche Rolle spielt das Thema „Globalisierung“ für das Dokumenten-Management?
M. Slominsky:
Je verteilter Menschen zusammenarbeiten, umso bedeutender wird das Dokumenten-Management und damit zusammenhängende Geschäftsprozesse, die auch grenzüberschreitend funktionieren müssen. Ein typisches Beispiel dafür sind Industrieunternehmen, die Forschung und Entwicklung in Deutschland betreiben und in Osteuropa oder Indien produzieren. Außerdem darf es keinen Unterschied machen, ob die involvierten Personen Mitarbeiter oder externe Partner sind. Alle an der Wertschöpfungskette beteiligten Personen müssen alle relevanten und aktuellen Informationen, die sie benötigen, stets und unmittelbar zur Hand haben, sonst verlieren sie zu viel Zeit damit, Informationen zu suchen oder Unterlagen von anderen Mitarbeitern per E-Mail hin- und herschicken zu lassen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
M. Slominsky:
Die Vergangenheit war geprägt von Insellösungen sowie von großen monolithischen Systemen. Diese waren bzw. sind aber so schwerfällig, dass kaum jemand gerne damit arbeitet. Kunden suchen heute eher nach einer Plattform, die den Informationsfluss durch das Unternehmen sowie einen digitalen Workflow  unterstützt. Der Plattform kommt dabei die Aufgabe zu, die verschiedenen Content-Silos miteinander zu verbinden. Sie muss dazu auch in Cloud-Umgebungen funktionieren. Entscheidend ist dabei eine schnelle Anpassbarkeit an laufende Veränderungen und das Zusammenspiel von Content-Services und Process-Services.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
M. Slominsky:
Grundsätzlich ist der Einsatz verschiedener Lösungen kein Nachteil – so lange Abläufe ohne Medienbrüche durchgängig digital verarbeitet werden. Aber wenn die beteiligten Systeme nicht offen genug sind, Dateien und Daten mit anderen Repositories auszutauschen, wird es problematisch – und solche Medienbrüche kosten dann häufig Zeit und Geld.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
M. Slominsky:
Kaum ein Unternehmen startet heute noch auf der grünen Wiese. Und die Investitionen in bestehende Systeme waren einfach zu hoch, als dass man sie ignorieren könnte. Da ist es häufig kostengünstiger, mit einer offenen Plattform Anwender, Prozesse und Content so zu integrieren, dass die betrieblichen Abläufe durchgängig unterstützt werden. Das DMS ist ja nur ein Mittel, um einem reibungslosen Informationsfluss und eine höhere Produktivität zu erreichen.

IT-DIRECTOR: Worin bestehen zugleich die Herausforderungen (z.B. zeitlich, personell, finanziell...) bei der Einführung? Welche Stolpersteine gibt es oftmals?
M. Slominsky:
Bei der Einführung einer Lösung überstrahlt die Diskussion technischer Features oft entscheidende Fragen grundsätzlicher Natur: Wann braucht welcher Mitarbeiter welche Informationen? Wie und mit welchen Endgeräten und Anwendungen arbeiten die Nutzer wirklich? Passen die Prozesse, die Organisationsstrukturen? Der Nutzer sollte von Anfang an im Mittelpunkt stehen – Stichwort „Design Thinking“. Die Lösung kann technisch noch so versiert sein: Wird sie von den Nutzern nicht angenommen, scheitert das Projekt. Und man sollte auch nicht den Fehler machen, jahrelange, sehr große Projekt auf einmal stemmen zu wollen. Agile Ansätzen wie MVP sind hier wesentlich moderner und versprechen schnelleren ROI.

IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
M. Slominsky:
Das hängt sehr stark vom DMS ab. Viele der über elf Millionen Anwender, die mit unserer Lösung arbeiten, haben sich, ohne aufwändige Schulungen, mit Tutorials gut zurechtgefunden. Die Anwendung ist so intuitiv, dass der Einstieg leicht fällt – das ist ja auch für Mitarbeiter, die nach dem offiziellen Rollout neu zum Unternehmen kommen, entscheidend.

IT-DIRECTOR: Die gesetzliche Regelung im Umgang mit Daten und Dokumenten ist von Land zu Land unterschiedlich. Inwieweit wird dies von einem Dokumenten-Management-System berücksichtigt?
M. Slominsky:
Für die nötige Compliance sorgen die Mitarbeiter, das System ist hier lediglich ein „Enabler“. Es muss den nötigen Rahmen bereitstellen, etwa Funktionen für Aktenführung, Archivierung und flexible Workflows, die ganz nach Bedarf und Land durch entsprechende User konfigurierbar sind. Ein kritischer Faktor ist eine flexible Rechtevergabe bis auf Dateiebene. Wir bieten hier ein frei individualisierbares Sicherheitskontrollsystem und entsprechende Records-Management-Funktionen.

IT-DIRECTOR: Wie wird das Thema „sprachliche Barrieren“ angegangen?
M. Slominsky:
Die automatisierte Zuweisung passender Meta-Daten erleichtert hier vieles. Lokalisierte Nutzeroberflächen in der Sprache des jeweiligen Nutzers sind außerdem essentiell.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg gewährleistet?
M. Slominsky:
Mithilfe eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) lässt es sich vermeiden, vertrauliche Informationen als Dokumentenanhang oder E-Mail-Text „durch die Welt“ zu schicken. Stattdessen werden diese an zentraler Stelle gespeichert, um Mitarbeitern oder Partnern darauf selektiv und kontrolliert Zugriff zu geben. Auch die Möglichkeit, den Zugang jederzeit wieder zu entziehen, dient der Sicherheit. Dies ist technisch heute leicht möglich. Moderne Software bietet zudem die Möglichkeiten der „Online-Diskussion“ (Stichwort: Social Enterprise) und kann so den Austausch via E-Mail gut ersetzen.

Eine Verschlüsselung der Inhalte an sämtlichen Speicherorten (inklusive Laptops, Mobilgeräten und Cloud-Servern) gehört ebenso zur Sicherung vor Missbrauch wie eine Verschlüsselung der Dateiübertragung. Beides sollte heute eigentlich selbstverständlich sein.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
M. Slominsky:
Sie muss integriert, offen und modern sein. Das bedeutet: Sie vereint Prozesse, Daten und Governance-Mechanismen. Offene APIs und offene Standards erlauben die Integration in jede bestehende Infrastruktur. Und ein modernes User Interface und Funktionen für das Arbeiten von unterwegs und im Team steigern die Produktivität; dabei darf aber an der Firmen-Firewall nicht Schluss sein. Nahtlose Lösungen, die „on premise“ mit Cloud kombinieren, sind heute State-of-the-Art.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen, E-Rechnung und mobile Applikationen?
M. Slominsky:
Alle genannten Technologien spielen eine Rolle und sollten in modernen Applikationen berücksichtigt werden. Der Mobile-Kanal spielt eine herausragende Rolle, da immer mehr Anwender ausschließlich mobil und viele mit Tablets und Smartphones an Prozessen teilnehmen, wie z.B. im Bankensektor. Unsere Lösung unterstützt daher Verfahren wie mobile Nutzung, um beispielsweise auf Dokumente oder Prozesse unterwegs zuzugreifen, und auch die elektronische Signatur durch spezialisierte Anbieter ist heute Realität. Auch auf der Capture-Seite, um beispielsweise Rechnungen elektronisch zu erfassen, bieten wir eine Lösung an.

Bildquelle: Alfresco

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