17.03.2017 Umgestaltung der Kommunikationsprozesse

Mit UCC zum Modern Workspace

Von: Lea Sommerhäuser

Die digitale Transformation ist Chance und Herausforderung zugleich und treibt Großunternehmen bereits seit einigen Jahren um. Dabei betrifft der Prozess nicht nur die Etablierung neuer Geschäftsmodelle, sondern u.a. auch die Umgestaltung der Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Unternehmen. „Genau hier setzt auch der Modern Workspace an“, meint Markus P. Keller, Geschäftsführer und Firmengründer der UC Point GmbH.

Markus P. Keller, UC Point

Markus P. Keller, UC Point: „Die Cloud ist die Grundlage für die Modern-Workplace-Strategie der Unternehmen.“

IT-DIRECTOR: Herr Keller, was sind Ihrer Ansicht nach die drei wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends (UCC) in 2017?
M. P. Keller:
1. Modern Workplace – UCC aus der Cloud; 2. Mobiles Arbeiten – endgeräteübergreifend, nahtlos und ohne Medienbruch; 3. Interoperabilität zwischen UC-Konferenzplattformen.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung schreiben Sie an dieser Stelle der „agilen Zusammenarbeit“ – Stichwort „Collaboration“ – zu?
M. P. Keller:
Die Modernisierung der Arbeitsplätze im Einklang mit der Attraktivität der Arbeitsplätze verbessert nicht nur die Mitarbeitergewinnung. Außerdem werden interne Prozesse und die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen deutlich effizienter. Diese positiven Veränderungen beschleunigen auch die Produktentwicklung, Service-Lieferung und Projektabwicklung. Unternehmen können sich mit agiler Zusammenarbeit also einen großen Wettbewerbsvorteil in der globalisierten Welt verschaffen.

IT-DIRECTOR: Wie sieht demnach der „Arbeitsplatz der Zukunft“ aus?
M. P. Keller:
Der Arbeitsplatz der Zukunft ist da, wo der qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu Hause ist. Der Home-Office-Arbeitsplatz nimmt dabei eine sehr wichtige Rolle ein. Denn der Mitarbeiter muss nahtlos und ohne Kompromisse in die Kommunikation integrierbar sein, auch wenn er beispielsweise zu Kunden unterwegs ist. Egal, wo der Mitarbeiter sich befindet, er kann nicht nur sicher und vollumfänglich kommunizieren, sondern auch Dokumente und Inhalte teilen. So hat z.B. Volvo als erster Automobilhersteller Skype for Business als UCC-Lösung in sein Onboard-Entertainment-System integriert. Skype for Business bietet u.a. die Möglichkeit, direkt mit Skype-Anwendern zu kommunizieren.

IT-DIRECTOR: Inwieweit befassen sich Großunternehmen bereits mit der Umsetzung eines „Modern Workspace“?
M. P. Keller:
Die digitale Transformation ist Chance und Herausforderung zugleich und treibt Großunternehmen bereits seit einigen Jahren um. Dabei betrifft der Prozess eben nicht nur die Etablierung neuer Geschäftsmodelle, sondern u.a. auch die Umgestaltung der Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Unternehmen. Genau hier setzt auch der „Modern Workspace“ an, der es Unternehmen erlaubt, nicht nur flexibler und fortschrifttlicher, sondern auch schneller zu werden. Das haben viele Unternehmen mittlerweile auf ihrer Agenda und richten UCC-Lösungen ein. Laut Microsoft nutzen weltweit beispielsweise schon 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen eine Cloud-Lösung, die auch „Unified Communications & Collaboration“-Tools beinhaltet. Wir befinden uns also mitten in der Umbruchs- und Umsetzungsphase.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile und Möglichkeiten ergeben sich durch die Gestaltung von flexiblen Arbeitsplätzen, mit welchen Nachteilen müssen Büronomaden zugleich rechnen?
M. P. Keller:
Das Positive an UCC-Services ist, dass sie allen Wünschen gerecht werden kann: Mitarbeiter, die das Home Office favorisieren, brauchen einfach nur einen Laptop oder PC und einen Internetanschluss inklusive Headset. Damit haben sie alles, was sie brauchen, um nicht den Anschluss an das Geschehen in ihren Büros zu verlieren. Die komplizierte Einrichtung von IT und Hardware entfällt und dank der endgeräteübergreifenden Kommunikation sind Büronomaden immer und überall dabei. Das fördert die Zusammenarbeit in virtuellen Teams über die Landesgrenzen hinweg, ermöglicht ein Mehr an Vielseitigkeit und Agilität.

IT-DIRECTOR: Welche UCC-Technologien unterstützen konkret die Umsetzung eines „Modern Workspace“?
M. P. Keller:
Ein „Modern Workplace“ soll in erster Linie helfen, Barrieren abzubauen und Mitarbeiter stärker zusammenzubringen, die sonst etwa durch Zeitverschiebungen und verschiedene Standorte getrennt sind. Diese Form des flexiblen Arbeitens braucht zunächst einfach umsetzbare Kommunikationslösungen – angefangen bei Audio- und Video-Telefonie. Darüber hinaus sollten UCC-Lösungen aber weitere Funktionen bieten, die ein produktives und einfaches Arbeiten ermöglichen, angefangen bei der mobilen und digitalen Organisation von Projekten, über die Erstellung und direkte Bearbeitung von Dokumenten bis hin zur Organisation ganzer Business Units.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt hier die Cloud? Inwieweit konnte sie bereits das Vertrauen der Anwender gewinnen?
M. P. Keller:
Die Cloud ist die Grundlage für die „Modern Workplace“-Strategie der Unternehmen. Gerade durch die Microsoft „Deutsche Cloud“ auf der Basis der deutschen Gesetzgebung zum Datenschutz und die Aufklärung in diesem Umfeld erleben wir einen starken Anstieg der Nachfrage. Das „Wie“ steht heute im Vordergrund der Beratungsgespräche, nicht mehr das „Warum“ und die Sicherheitsbedenken.

IT-DIRECTOR: Inwieweit konnten gesetzliche Fragen zu den Themen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ im Rahmen von Cloud-Telefonie geklärt werden?
M. P. Keller:
Überall, wo Daten verarbeitet und / oder übertragen werden, handelt es sich um sehr sensible Bereiche, die einen besonderen Schutz verlangen. Grundsätzlich sind bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen von Cloud-Services alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Gleichzeitig dürfen Dienste in der Cloud nicht zu einer Absenkung der Datenschutzstandards im Vergleich zur herkömmlichen Datenverarbeitung führen. Dem haben auch wir uns verpflichtet.

IT-DIRECTOR: Wie stellen Unternehmen fest, ob sie grundsätzlich für die Kommunikation aus der Wolke bereit sind?
M. P. Keller:
Wir empfehlen eine umfassende Ist-Soll-Analyse der Infrastruktur und der Prozesse, inklusive der wichtigsten Komponente – der „Use Case“-Definition. Daraus ergibt sich ein Konzept, das schrittweise eine nahtlose und sanfte Migration in die Cloud ermöglicht – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

IT-DIRECTOR: Welche Voraussetzungen müssen letztlich erfüllt sein, damit alle Kommunikationsdienste (Telefonie, Videokonferenzen, Desktop-Sharing, etc.) reibungslos funktionieren und der Kollaboration der Mitarbeiter unternehmensweit nichts im Wege steht?
M. P. Keller:
An erster Stelle steht zunächst der Anwender. Das Thema „User Adoption“ ist Garant für eine reibungslose Einführung und die Triebfeder für den Erfolg. Gleich danach muss sichergestellt sein, dass die Infrastruktur den reibungslosen Betrieb ermöglicht. Hierbei steht das Netzwerk an allererster Stelle. Die meisten Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in ihr Netzwerk investiert und die Bandbreiten drastisch erhöht. Das allein reicht aber nicht, wenn wir über Real-Time-Kommunikation sprechen. Die Sprach- und Video-Qualität bestimmt letztendlich die Anwenderzufriedenheit und den Erfolg eine UCC-Einführung. Hierbei ist dringend dazu zu raten, die Qualität des Netzwerks in Bezug auf Jitter, Paketverlust, Round Trip Delay und Inter Arrival Time mit entsprechenden Monitoring-Tools im Auge zu behalten. Gleichzeitig gilt es, Qualitätstrends zu verfolgen und pro-aktiv einzugreifen.

IT-DIRECTOR: An welchen Stellen sehen Sie aktuell noch viel Handlungsbedarf im Bereich „UCC“?
M. P. Keller:
Wir sehen heute vor allem Prozessanalyse, „Use Case“-Definition, Netzwerkqualität und Interoperabilität als Themen mit höchstem Handlungsbedarf. Darüber hinaus gibt es bei der WAN- und WLAN-Architektur einen wichtigen Schwerpunkt, um nachhaltig eine hohe Anwenderakzeptanz zu erzielen.

Bildquelle: UC Point

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