Mit vollem Rechtemanagement

IT-DIRECTOR: Herr Rieche, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
W. Rieche: Aus unserer Sicht nicht, da es hier um generell unterschiedliche Ansätze geht. Dabei werden beide Themen, Unterstützung von mobilen Anwendungen wie auch Cloud-Fähigkeit der ECM-Lösung, von Kunden verstärkt angefragt. Bei mobilen Anwendungen geht es ja um die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von mobilen Endgeräten. Die Zielsetzung für Cloud-Lösungen ist eine höhere Flexibilität bei der Skalierung von IT-Applikationen, indem Hardware und Software inkl. Wartung in einem Paket in der Cloud gemietet werden. Dies generiert natürlich auch mehr Flexibilität auf der finanziellen Seite – durch die Umwandlung von Capital Expenses (Capex), also Kauf, in Operational Expenses (Opex), also Miete. Dabei macht die Cloud natürlich den Zugriff über mobile Lösungen einfacher, da die Cloud-Lösung außerhalb der Firewall ist. Aber genau das wollen viele Kunden nicht. Wichtig ist für Unternehmen vielmehr die Kontrolle über ihre Daten, weshalb auch cloud-basierte ECM-Lösungen mit mobilen Applikationen als potentieller Risikofaktor gesehen werden.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie selbst den aktuellen Markt für Mobile ECM/DMS und insbesondere das Interesse der Großunternehmen, die oft weltweite Standorte haben, an solchen Lösungen ein?
W. Rieche: Die Unterstützung von mobilen Endgeräten ist heute bei fast allen Ausschreibungen eine Standardfrage. Unsere Kunden wollen sicherstellen, dass sie zukünftig in der Lage sind, Anwendungen auf beliebigen Endgeräten zu unterstützen. Gerade bei globalen Unternehmen spielt hier natürlich das Thema „(Daten-)Sicherheit“ eine große Rolle. Dabei werden die Anforderungen komplexer, wenn weltweite Standorte mit unterschiedlichen Anforderungen bedient werden müssen. Dies können häufig nur ECM-Plattformen leisten, die dem Kunden die Möglichkeit geben, Anwendungen auch direkt auf mobilen Plattformen umzusetzen. Somit wird die Unterstützung von mobilen Endgeräten zu einer Standardfunktion für ECM/DMS-Lösungen.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
W. Rieche: Die Reichweite von mobilen Plattformen ist heute branchenübergreifend. Hier einige Beispiele: Im öffentlichen Bereich können z.B. Bürger ein Foto von einer defekten Parkbank über eine mobile App direkt an die Gemeinde senden und daraufhin wird automatisch ein Reparaturauftrag mit Geodaten und einem Foto des Schadens an einen Mitarbeiter geleitet. In der Fertigungsindustrie kann der Wartungsprozess von technischen Anlagen durch den Einsatz von mobilen Devices stark beschleunigt werden, indem der Mitarbeiter alle zur Wartung und Reparatur notwendigen Daten direkt vor sich hat. Im Finanzbereich bekommen Kunden direkten Zugriff auf alle ihre Unterlagen und Verträge über ein Portal. Die Beispiele für den Einsatz von mobilen Endgeräten im ECM-Umfeld ziehen sich durch alle Branchen. Auch innerhalb einer Branche gibt es eine Vielzahl von Anwendungsfällen, die sich für mobile Endgeräte anbieten. Führend sind natürlich insbesondere die Bereiche Vertrieb und Kundendienst, weil hier ein direkter Mehrwert für den Endkunden generiert werden kann.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
W. Rieche: Das Interesse für mobile Lösungen wird meist getrieben durch konkrete Anforderungen aus dem Businessbereich. Geschäftsprozesse sollen um die Interaktion auf mobilen Endgeräten erweitert werden. Unsere Kunden sind hierbei sehr pragmatisch. Der Einsatz der mobilen Endgeräte ist kein Selbstzweck, sondern muss einen Mehrwert für den Endkunden, eine Verbesserung der Prozessqualität oder Einsparungen bei den Prozesskosten mit sich bringen. Dabei soll die Funktionalität der bestehenden ECM-Anwendungen auf mobile Endgeräte erweitert werden. Neben den konkreten Businesslösungen wie Invoice Approval oder mobile Personalakte sehen wir auch den generischen Filesharing- und Collaboration-Ansatz. Insbesondere eine Integration solcher Dienste in Kernapplikationen wie SAP bietet einen besonderen Mehrwert. So kann der Mitarbeiter etwa direkt aus einem Arbeitsvorgang, Dokumente mit einem Geschäftspartner teilen, die dieser auch über ein mobiles Endgerät abfragen kann.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen? Und inwieweit können Sie als Anbieter den Anwendern ihre Unsicherheit bzw. Angst nehmen?
W. Rieche: Auch hier gibt es wieder unterschiedliche Aspekte. Zum einen benötigen unsere Kunden ein Rechtekonzept, um steuern zu können, welche Informationen über welchen Kanal für welchen Benutzer sichtbar oder editierter sein sollen. Zum anderen wollen Unternehmen auch Kontrolle darüber, wer denn eine mobile App überhaupt installieren darf, und ggf. die Möglichkeit, eine Installation, Upgrade oder Löschung einer App und der lokal vorhandenen Daten auch remote zu steuern. All das unterstützen wir bereits heute.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
W. Rieche: HTML5 wird hier aus unserer Sicht das Rennen machen. Häufig nutzen Kunden eine native App nur als Einstiegspunkt für eine HTML5-Applikation. Die Vorteile von HTML5 liegen hier ganz klar im plattformübergreifenden Einsatz. Dies verringert die Komplexität bei der Wartung und somit die Kosten.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung und Wichtigkeit schreiben Sie in diesem Zusammenhang einem „Responsive Webdesign“ zu?
W. Rieche: Ohne ein Responsive Design von mobilen Apps wird es keine Akzeptanz bei den Endbenutzern geben. Gerade die junge Generation ist es ja gewohnt, für jeden Anwendungsfall eine dedizierte App zur Verfügung zu haben, die kinderleicht zu bedienen ist. Diese Erwartungshaltung wird ganz klar auch an geschäftliche Applikationen gestellt.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
W. Rieche: Neben der Usabillity/End-User Experience und dem Thema „Sicherheit“ stehen ganz klar der Mehrwert und damit der Businessfall im Vordergrund. Die Entwicklung einer mobilen Applikationen sollte stets ein klares Ziel zur Verbesserung eines Prozesses haben, auf den sie optimal zugeschnitten ist.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features bzw. Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
W. Rieche: Neben dem vollen Zugriff auf die ECM-Funktionalität (Öffnen und Editieren von Dokumenten) mit vollem Rechtemanagement wird zunehmend die Verteilung und das Management der mobilen App selbst von größerer Bedeutung. Um zu gewährleisten, dass die Daten im Unternehmen sicher sind, benötigen unsere Kunden die Möglichkeit eines Remote-Managements der mobilen Applikation – also Installieren, Upgraden und Löschen auf mobilen Endgeräten durch einen Administrator. Zusätzlich erwarten unsere Kunden auch Funktionalitäten wie Mobile Capturing, Mobile Scanning, Filesharing, etc.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich die Einführung einer mobilen ECM/DMS-Lösung in Großunternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
W. Rieche: Der Aufwand für die Umsetzung von mobilen ECM-Lösungen lässt sich möglichst gering halten, indem das ECM-System selbst die mobilen Endgeräte unterstützt. Das heißt, über eine HTML5-Oberfläche und sogenannte Restful APIs kann direkt auf die Funktionalität des ECM-Systems zugegriffen werden. So lassen sich eine schnelle Umsetzung und Datensicherheit miteinander verbinden.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich das mobile ECM/DMS anschließend mit dem klassischen Dokumenten-Management-System im Unternehmen verknüpfen – insbesondere, wenn verschiedene Systeme im Einsatz sind? Welche Herausforderungen sind hierbei zu bewältigen von Anbieter- und Anwenderseite?
W. Rieche: Mobile Anwendungen und ECM sollten eine Einheit bilden. Die mobile Anwendung muss hierfür direkt vom ECM-System unterstützt werden. Zu viele Schnittstellen und Plattformen erhöhen nur die Kosten und verlangsamen die Zeit zur Umsetzung und reduzieren somit die Innovationskraft.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
W. Rieche: Mobile Lösungen sind ein weiterer Kanal für den Nutzer auf ECM-Funktionalität zugreifen können. Somit erhöhen mobile Anwendungen den Wirkungskreis von ECM, anstatt ihn zu verringern. Die ECM-Plattform ist also die Basis für neue mobile Anwendungen, unterstützt neue Geschäftsprozesse und generiert weitere Mehrwerte für das Unternehmen. Wichtig ist hierbei die ECM-Applikationen nicht getrennt von den klassischen Businessapplikationen (z.B. SAP, Oracle oder Microsoft) zu sehen. Vielmehr müssen beide Welten eng miteinander verknüpft sein, um Endnutzern einen wirklichen Mehrwert zu bieten.