Mobile Geschäftsstrategien umsetzen

Laut der aktuellen IDC-Studie „Enterprise Mobility in Deutschland 2013“ arbeitet mehr als jeder zweite Angestellte (57 Prozent) heute zumindest teilweise mobil. Befragt wurden 276 IT- und Fachbereichsentscheider aus deutschen Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern. Der Vergleich mit der Untersuchung aus dem Vorjahr (2012: 54 Prozent) zeigt, dass der Trend weiter nach oben geht. Flexible Arbeitsplatzkonzepte wie die Möglichkeit, vom Home Office aus zu arbeiten, sollen zu dieser Entwicklung beitragen. Somit kommt der Ausstattung von Mitarbeitern mit mobilen Geräten und Applikationen eine immer wichtigere Bedeutung zu. „Die meisten Geschäftsprozesse sind ohne mobile Mitarbeiter und Lösungen überhaupt nicht mehr abbildbar“, bekräftigt Christoph Thomas, MSSSI Vice President and Sales Director bei der Motorola Solutions Germany GmbH, die Studienergebnisse. „Enterprise Mobility“ sei hier wichtig für die Produktivität und Effizienz und damit den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Auch eine von Infor und PAC kürzlich durchgeführte Studie unter deutschen Unternehmen bestätigt, dass das Thema „Mobilität“ derzeit ganz oben auf der Investitionsagenda steht. „Fast 90 Prozent der befragten Manager sehen durch mobile Anwendungen Möglichkeiten, den Kundenservice zu verbessern“, berichtet Gerhard Knoch, Vice President und Managing Director DACH von Infor. „Fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) plant innerhalb der nächsten zwei Jahre konkrete Investitionen in die Nutzung von Unternehmenssoftware auf mobilen Endgeräten.“

Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit

Einige Unternehmen stehen der Verwendung mobiler Devices hingegen noch kritisch gegenüber, „weil Mitarbeiter meist ihre Privatgeräte nutzen – Stichwort ‚Bring Your Own Device’ (BYOD)“, fügt Christoph Thomas an. „Ihnen fehlen geeignete Security- und Device-Management-Systeme, um einen wirklich effizienten und sicheren Einsatz im Unternehmen zu gewährleisten.“

Außerdem macht es das vielfältige Angebot an Plattformen und Endgeräten den Unternehmen schwer, eine Entscheidung zu fällen. Schließlich will niemand auf das falsche Pferd setzen, weiß Gerhard Knoch. Gleichzeitig hebt er die Wichtigkeit einer Unternehmensmobilisierung hervor, denn Mobilität bedeute Effizienzgewinn: „Wenn Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind, um Aufgaben zu erledigen, sondern sie auf der Stelle abarbeiten können, sparen sie Zeit.“ Das gelte beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter, die zwischen zwei Kundenterminen von unterwegs Aufträge erfassen, für Wartungsingenieure, die Daten zu einer Maschine schon während des Prüfprozesses aufnehmen, oder für Lagermitarbeiter, die Warenannahmen unverzüglich scannen und an das Warenwirtschaftssystem übergeben.

„Außerdem ist es möglich“, so Stefan Rapp, Product Manager Enterprise Solutions bei der Samsung Electronics GmbH, „Kundenanfragen schneller und ortsunabhängig zu beantworten, sodass Prozesse insgesamt reibungsloser ablaufen.“ Das stärke die Beziehung zu den Kunden und mache es einem Unternehmen möglich, neue Vertriebskanäle schneller aufzubauen. „Ein Verzicht auf mobile Technologien bedeutet meist die Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit“, fügt Oliver Gürtler, Leiter des Geschäftsbereichs Windows von Microsoft Deutschland, an. „Ohne eine Business-Mobility auf Basis eines ganzheitlichen Ökosystems riskieren Unternehmen nicht nur Wachstum auf Kundenseite“, auch die Attraktivität bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter werde eingeschränkt.

Den Stein ins Rollen bringen

Die Einsatzfelder von mobilisierten Geschäftsprozessen sind vielfältig, „da wir erst am Anfang der technischen Möglichkeiten stehen“, ist sich Michael Brettner, Associate Partner, Mobility Leader DACH bei IBM Global Business Services, sicher. „Derzeit etabliert sich der mobile Kanal schon vielversprechend in der Vermarktung und dem Vertrieb von Produkten und als initialer Kanal der Kundeninteraktion.“ Wesentliche Potentiale erwarte er auch im Machine-to-Machine-Geschäft (M2M), bekannt unter den Bezeichnungen „Internet of Things“ oder „Industrie 4.0“. Darüber hinaus ist es praktisch, wichtige Dokumente wie Verträge, Meeting-Protokolle und Aufzeichnungen auf dem Smartphone oder Tablet immer dabei zu haben, um Details nachzuschauen und stets aussagefähig zu sein. Sehr wertvoll ist laut Stefan Rapp von Samsung auch der mobile Zugriff auf die firmeninterne Netzwerkinfrastruktur, „sodass Mitarbeiter Informationen und Daten mit Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten können.“

Die Umsetzung einer mobilen Strategie im Unternehmen wird dabei zunehmend von Bereichen angestoßen, in denen der Bedarf einer Mobility-Lösung am stärksten ist – beispielsweise dem Vertrieb. „Die IT-Abteilungen unterstützen hier und setzen die entsprechenden ‚Business Needs’ in den einzelnen Projekten um“, weiß Markus C. Müller, Geschäftsführer von Blackberry Deutschland. Oliver Gürtler von Microsoft sieht das etwas anders: „Solche Strategien entstehen oftmals von unten. Mitarbeiter, die eigene Devices mit in die Unternehmen bringen, stellen IT-Verwaltungen vor die Herausforderung, diese Geräte nahtlos in das Firmennetzwerk einzubinden.“ Das führe letztendlich zu einem Nachdenken über die Ausrichtung des IT-Gesamtsystems. Laut Stefan Rapp bringt indes die Geschäftsführung in der Regel den Stein ins Rollen, da die Ausarbeitung einer mobilen Strategie ein großes Unterfangen ist. Die Umsetzung des Projekts liege dann aber in den Händen des IT-Verantwortlichen, der die passenden Partner und Lösungen auswählt.

Ein gemeinsamer Fahrplan

Eine sorgfältige Planung ist hier unabdingbar. Zunächst muss sich ein Unternehmen klar sein, was es durch die Einführung einer mobilen Strategie erzielen möchte. Hierbei sollten laut Rapp folgende Fragen geklärt werden: Reicht es, wenn Mitarbeiter von unterwegs ihre E-Mails per Smartphone bearbeiten können? Wird ein voller mobiler Zugriff auf alle Daten des Unternehmens benötigt? Ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit an bestimmten Daten oder Modulen gewünscht? Welche Sicherheitsfreigaben müssen bei den einzelnen Mitarbeitern eingehalten werden? Oder darf der Mitarbeiter sogar das firmeneigene Smartphone privat nutzen? „Bei der Auswahl der Lösungen“, so Christoph Thomas von Motorola, „sollten dann vor allem Qualität, leichte Bedienbarkeit, hoher Funktionsumfang und starke Leistungsfähigkeit, geringe Gesamtbetriebskosten über den gesamten Lebenszyklus, entsprechende Mobile-Device-Management-Lösungen und Sicherheitsfeatures sowie Service und Support im Fokus stehen.“

Nachdem die Mobility-Strategie klar definiert wurde und sich zudem alle Beteiligten aus den Bereichen Business, IT, Sicherheit und Strategie auf einen gemeinsamen Fahrplan geeignet haben, „sind Pilotprojekte in der Regel die ersten Schritte zur Umsetzung“, weiß Markus C. Müller von Blackberry. „Hier sollte der Fokus neben den technologischen Themen auch klar auf der Akzeptanz der Nutzer wie auch der Usability der Lösung liegen.“ Denn nur wenn eine Strategie im Resultat technologisch sauber implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wurde, stellen sich die gewünschten positiven Effekte ein, die innerhalb der Strategie definiert wurden.

Fallstricke vermeiden

Ein solch zentrales und zukunftsweisendes Thema sollte zwar grundsätzlich intern vorangetrieben werden. „Mit Unterstützung von außen bekommen Unternehmen jedoch eine neutralere Sicht hinsichtlich der digitalen Bedürfnisse ihrer Kunden und Mitarbeiter“, betont Michael Brettner von IBM. „Außerdem lassen sich viele Fallstricke bei der Veränderung von Prozessen und der Integration mobiler Technologien mit fundierten Kenntnissen und Erfahrungen aus digitalen Transformationsprojekten vermeiden.“ Auch Motorola empfiehlt, interne Ressourcen mit externem Know-how zu kombinieren. „Schließlich kennen die Fachbereiche die Anforderungen ihrer mobilen Mitarbeiter am besten“, so Christoph Thomas. „Externe Technologieexperten wiederum verfügen über die notwendige Expertise, um die mobile Lösung genau auf die Bedürfnisse der Nutzer und IT-Umgebung im Unternehmen zuzuschneiden.“ Auf lange Sicht sei aber eine interne Lösung praktikabler, „um einen reibungslosen Betrieb auch dauerhaft zu gewährleisten“, betont Stefan Rapp. Denn interne IT-Experten können schneller bei Fragen von Mitarbeitern reagieren und Probleme rascher und unkomplizierter lösen.

Schließlich sind bei der Umsetzung einer Enterprise-Mobility-Strategie häufig Hürden zu überwinden. Nicht immer funktioniert alles so problemlos, wie es sich ein Unternehmen wünscht. Arbeitstrends wie BYOD führen in der Regel dazu, dass Devices unterschiedlichster Hersteller auf eine einheitliche Firmenplattform treffen. „In der Folge werden mobile Geräte viel zu häufig verstärkt als Insellösungen und unabhängig von bestehenden Geschäftsprozessen und IT-Systemen eingesetzt“, bemerkt Oliver Gürtler von Microsoft. „Dieses stellt die IT-Verwaltungen vor die große Herausforderung, eine ausreichende Sicherheit sowie Verwaltbarkeit der Geräte sicherzustellen.“

Selbstkritische Betrachtung und Offenheit

„Das Mobile Device Management muss alle vorliegenden Systeme des Unternehmens unterstützen und so schützen, dass jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Sicherheitsfreigabe reibungslos arbeiten kann“, weiß Stefan Rapp. Ein Geschäftsführer habe beispielsweise andere Sicherheitsvorgaben als ein Angestellter im Vertrieb. Die größte Hürde stellt laut Michael Brettner jedoch meist die Ernsthaftigkeit dar, mit der mobile Projekte bearbeitet werden. „Erforderlich für den Erfolg sind Verantwortungsübernahme in der Geschäftsführung“, betont er, „selbstkritische Betrachtung und Offenheit für Veränderung sowie eine transparente Umsetzungsstrategie mit konkreten Meilensteinen und Ergebnissen.“

Aus technischer Sicht ist noch zu bedenken, dass die stärkere Nutzung mobiler Geräte durch Mitarbeiter die Anforderungen an die WLAN-Infrastruktur hinsichtlich der Bandbreiten erhöht. Das Bedürfnis, jederzeit und überall auf Anwendungen und Daten zugreifen zu wollen, führt zur Nutzung der IT-Infrastruktur auch außerhalb der Geschäftszeiten und wirkt sich entsprechend auf den Betrieb und die Wartung aus. „Die IT-Netzwerke müssen die Flexibilität und Dynamik der mobilen Lösungen abbilden“, bringt es Christoph Thomas von Motorola auf den Punkt. Dies bedeute beispielsweise, dass eine zuverlässige Übermittlung und Weiterverarbeitung der mit den mobilen Geräten erfassten Daten gewährleistet sein sollte. Hierfür müssen u.a. Datenbank- und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) auf dem neuesten Stand der Technik sein.

Sehr gewinnbringend für die Umsetzung einer Mobility-Strategie im Unternehmen wäre die Ernennung eines Chief Mobility Officer (CMO). Denn um alle beteiligten Bereiche wie z.B. IT-Infrastruktur, Netzwerk, Security, Operations usw. bei komplexeren Projekten zu koordinieren, könnte eine zentrale Instanz als Schnittstelle zum Business äußerst hilfreich sein. Viele Unternehmen werden jedoch ohne einen CMO auskommen, meint Gerhard Knoch von Infor. Worauf sie hingegen nicht verzichten sollten, sei ein Projektmanager.

Plattformübergreifendes Ökosystem

Viele Unternehmen haben die Notwendigkeit mobiler Flexibilität erkannt und wollen diese auch für ihre Mitarbeiter nutzen. Doch die Entwicklung ist hier noch längst nicht abgeschlossen. Durch immer leistungsstärkere mobile Produkte wird sich dieser Trend weiter fortsetzen. „Die Verbreitung mobiler Lösungen können wir auch anhand von Umfrageergebnissen beobachten“, wirft Stefan Rapp ein. „Im Geschäftsleben haben sich Smartphones längst einen festen Platz erobert. Bereits heute sind dem Marktforschungsunternehmen Gartner zufolge 47 Prozent der Informationen auf mobilen Endgeräten Unternehmensdaten.“ Auch die Verbreitung von Tablets im professionellen Umfeld soll zügig voranschreiten: Dieses Jahr werden laut Forrester 12 Prozent aller 186 Mio. Tablets weltweit schon in Unternehmen zum Einsatz kommen. Jedes dritte Unternehmen in Deutschland setze mittlerweile Tablets ein.

Auch Christoph Thomas geht davon aus, dass die Anzahl mobiler Mitarbeiter und damit die Nachfrage nach professionellen mobilen Lösungen weiter zunimmt. „Gleichzeitig steigt u.a. die Anforderung, plattformübergreifend mobile Applikationen zu entwickeln, die mit identischem Aussehen und gleicher Handhabung auf unterschiedlichen mobilen Geräten laufen – unabhängig vom Betriebssystem; sei es in Android-, Windows-Mobile- oder Apple-Umgebungen.“ Die Zukunft von Enterprise Mobility liegt letztlich in einem ganzheitlichen Angebot, „das mit einem Betriebssystem über alle Devices hinweg zu einem plattformübergreifenden Ökosystem verschmilzt“, stimmt Oliver Gürtler von Microsoft zu. „Denn nur über eine einheitlich-gewohnte Benutzeroberfläche findet Business-Mobility uneingeschränkte Akzeptanz bei den Mitarbeitern und führt auf direktem Weg zu mehr Produktivität sowie Effizienz.“

Fünf Schritte zu Enterprise Mobility

• Zunächst gilt es, Ziele zu stecken und Anforderungen abzuklopfen: Welche Plattform soll genutzt werden? Wie steht das Unternehmen zu Bring Your Own Device (BYOD)? Kommt man mit vorgefertigten Out-of-the-Box-Apps aus oder braucht es individuelle Apps?
• Schritt zwei ist die Integrationsfrage: Wie kann eine mobile Lösung mit den Bestandssystemen integriert werden?
• Schritt drei dreht sich um die Frage der Sicherheit, zu der neben Netzwerk- und Datensicherheit auch Bereiche wie Device Management und Policies für den Fall von Diebstahl oder Verlust gehören.
• Beim vierten Schritt dreht sich alles um den Anwender: Der Erfolg von mobilen Apps liegt in ihrer Benutzerfreundlichkeit. Sind die Funktionen so durchdacht, dass mit hoher Akzeptanz zu rechnen ist?
• Schließlich empfiehlt es sich, klein anzufangen und die mobilen Funktionen schrittweise zu erweitern, nachdem sich die Entscheidungen aus den ersten vier Schritten bewährt haben.

Quelle: Gerhard Knoch, Infor

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