18.08.2015 App Unterschriftenmappe

Mobiles Arbeiten im Rechnungswesen

Von: Gesa Müller

Mobiles Arbeiten in der Finanzverwaltung? Dabei sollten Unternehmen genau hinsehen, welche Aufgaben der jeweilige Mitarbeiter inne hat – sowohl im Hinblick auf die Datensicherheit, als auch auf ein möglichst komfortables Arbeiten. Mitarbeiter in der Finanzverwaltung arbeiten mit komplexen Systemen, die eine Vielzahl an Prozessen abbilden und sich – alleine der Darstellungs-Größe wegen – nur schwierig mit einem mobilen Gerät bedienen lassen. Bei Führungskräften hingegen, die in diesem Gesamtprozess ausschließlich Zahlungen freigeben oder stornieren, sieht das anders aus.

In keinem anderen Geschäftsbereich sind Kontrolle und der nötige Überblick so entscheidend wie im Rechnungswesen. Denn sind diese Informationen nicht verfügbar oder falsch kann das schwerwiegende Auswirkungen haben. „Diese hohe Komplexität lässt sich in einer mobilen Lösung heutzutage noch nicht abbilden. Hier sind immer noch komplexe Systeme gefragt", erklärt Marco Schöning, Star Finanz. Geschäftsführer, Prokuristen und andere unterschriftsberechtigte Personen hingegen stehen in diesem komplexen Prozess meist nur an einzelnen Entscheidungspunkten – sie geben Zahlungen frei oder stornieren diese und verschaffen sich regelmäßig einen Überblick über die Finanzen.

Hier bietet sich eine mobile Lösung an, mit der sich Zeichnungsberechtigte über die aktuelle finanzielle Situation informieren sowie Zahlungen freigeben oder stornieren können. Wenn Führungskräfte eine Zahlungsfreigabe schnell und einfach via Smartphone oder Tablet erteilen können, anstatt sich lokal einzuloggen, sparen sie nicht nur eine Menge Zeit, sondern schonen auch ihre Nerven.

Möglich ist dies beispielsweise mit der App „Unterschriftenmappe“ der Star Finanz. Damit können Zeichnungsberechtigte Zahlungen im Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS) unterschreiben oder stornieren. Besonders in mittleren und großen Unternehmen, wo oftmals verschiedene Personen zeichnungsberechtigt sind, kann eine solche App interessant sein. Denn die Freigabe-Entscheidung lässt sich über das Schieben eines Balkens mit dem Finger auf grün (unterschreiben) oder rot (stornieren) tätigen. Anschließend ist die Eingabe eines Passwortes als zusätzliche Autorisierung erforderlich. Da dieses Passwort nicht in der App gespeichert werden kann, wird sichergestellt, dass ausschließlich der Unterschriftsberechtigte einen Zahlungsvorgang abschließt.

„Mobiles Arbeiten ist im Rechnungswesen nur an bestimmten Stellen sinnvoll. Während Mitarbeiter in der Finanzverwaltung auf komplexe Systeme angewiesen sind, die eine Vielzahl an Prozessen abbilden, ist eine mobile Lösung für Führungskräfte durchaus von Vorteil", resümmiert Marco Schöning.