13.03.2017 Collaboration 2017

Modern Workspace: Agile Zusammenarbeit dank UCC

Von: Lea Sommerhäuser

Für Unternehmen wird Collaboration 2017 ein prägendes Thema sein und zugleich die Arbeitsplätze umgestalten. Doch wie schaut ein „Modern Workspace“ aus und welche Rolle spielen hierbei UCC-Technologien?

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird sich wohl ganz nach dem entscheidenden Element für den Geschäftserfolg richten: dem Mitarbeiter.

Fragt man hiesige Kommunikationsexperten nach den wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends (UCC) in diesem Jahr, rücken sie vor allem Schlagworte wie „Mobilität“, „Cloud“ und „Integration“ in den Vordergrund. UCC-Lösungen müssen vermehrt dem Anspruch der Mitarbeiter gerecht werden, die in ihrem privaten Umfeld bereits sehr mobil agieren und ständig ihr Smartphone oder Tablet bereithalten. Daher ist für Unternehmen das Angebot eines mobilen Arbeitsumfelds zunehmend ein Wettbewerbsvorteil im Wettstreit um Talente. Daraus ergibt sich ein direkter Bedarf an Cloud-Applikationen, auf die die Mitarbeiter flexibel – auch von unterwegs – zugreifen können. Am wichtigsten bleibt laut Sepp Blank, Geschäftsführer der Speedpoint Next Generations GmbH, allerdings der Aspekt kompatibler Technologien und benutzerfreundlicher Oberflächen. Denn: „Der Gradmesser für die erfolgreiche Implementierung jeder UCC-Strategie ist die Nutzung durch die Mitarbeiter“, so Blank. „Die einzelnen Tools und Anwendungen müssen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und sich intuitiv bedienen lassen. Nur so finden sie Eingang in die tägliche, operative Praxis und machen interaktive Zusammenarbeit real.“

Ein gutes Stichwort, denn viele Großunternehmen arbeiten standortübergreifend und sind damit auf eine dynamische Kommunikation und schnelles Entscheidungsmanagement angewiesen. Dokumente und Daten werden innerhalb von Teams organisiert, verwaltet und bearbeitet, manchmal von Teammitgliedern gleichzeitig, manchmal auch zeitversetzt. Jeder muss Zugriff auf den aktuellen Stand der Dateien haben. Agile Zusammenarbeit bzw. Collaboration ist aber „bei Weitem kein ‚altruistischer‘ Ansatz moderner Unternehmen“, meint Blank, „sondern dient der Sicherung von Wettbewerbsvorteilen und unterliegt harten Return-on-Investment-Kriterien (ROI)“. Kürzere Entwicklungszeiten und mehr Output bei vergleichbaren Kosten seien eindeutig messbar. Eine höhere Kundenzufriedenheit könne man ebenfalls nachvollziehen. Eine agile, interaktive Zusammenarbeit und ein modernes Arbeitsumfeld würden somit den langfristigen Erfolg des gesamten Unternehmens sichern.

Arbeitsplatz der Zukunft


Doch wie sieht solch ein moderner Arbeitsplatz, auch „Modern Workspace“ genannt, eigentlich konkret aus? Thomas Muhr, Regional Manager DACH & NL bei Shoretel, beschreibt ihn wie folgt: „Am Arbeitsplatz der Zukunft, der nicht mehr an einen festen Ort gebunden ist, stehen dem Mitarbeiter alle denkbaren Kommunikationsoptionen zur Verfügung.“ Dieser kann dann selbst wählen, welche Kanäle die besten für sein jeweiliges Anliegen sind, und genießt dadurch jederzeit die entsprechenden Vorzüge. Somit eröffnet ein Modern Workspace – sowohl räumlich als auch zeitlich – jedem Einzelnen die Möglichkeit, flexibler und dem Anlass entsprechend optimal zu agieren. „Das klassische Konzept, dass es für jeden einzelnen Mitarbeiter einen festen Büroarbeitsplatz gibt, wird nicht mehr als selbstverständlich gelten“, ergänzt Daniel Wille, Produktmanager bei der Auerswald GmbH. Laut ihm wird man in Zukunft immer häufiger auf Shared-Desk-Modelle treffen.

„Der Trend geht vom klassischen Einzel- bzw. Großraumbüro zu offenen Arbeitsflächen und flexiblen Tätigkeitbedingungen“, meint wiederum Sepp Blank. Je nach Aufgabe, Vorliebe und Unternehmensphilosophie werde der Mitarbeiter wählen können, ob er lieber im Büro, von zu Hause aus oder unterwegs arbeite. Die technischen Voraussetzungen heben das befürchtete Leistungsgefälle zwischen stationärem und mobilem Arbeiten auf. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird sich daher wohl ganz nach dem entscheidenden Element für den Geschäftserfolg richten: dem Mitarbeiter.

Büronomaden: Immer und überall dabei


Mitarbeiter, die das Home Office favorisieren, „brauchen nur einen Laptop oder PC und einen Internet-Anschluss inklusive Headset“, erklärt Markus P. Keller, Geschäftsführer der UC Point GmbH. „Damit haben sie alles, um nicht den Anschluss an das Geschehen in ihren Büros zu verlieren.“ Die komplizierte Einrichtung von IT und Hardware entfalle und dank der endgeräteübergreifenden Kommunikation seien Büronomaden immer und überall dabei. Allerdings kann für manche Mitarbeiter „der dann fehlende persönliche Kontakt mit den Kollegen eine Herausforderung darstellen“, meint Thomas Muhr. Schließlich entfällt so etwa der tägliche Plausch in der Kaffeeküche oder der gemeinsame Spaziergang in der Mittagspause.

Mitarbeiter, die lieber häufiger ins Büro fahren, können mit ihren Kollegen dynamisch zusammenarbeiten oder sich in bestimmte Bereiche für konzentriertes oder kreatives Arbeiten zurückziehen. Nachteile bekommen jedoch vermehrt jene Mitarbeiter zu spüren, „die durch Gleitzeit später ins Büro kommen und nur die Restplätze zur Auswahl haben“, meint Sascha Hirschoff, Director Systems Engineers Central Europe bei Polycom. Aber auch das mit Desk-Sharing einhergehende Konzept des Clean-Desk sei nicht jedermanns Sache – keine Familienfotos auf dem Tisch, keine persönliche Zettelwirtschaft am PC-Monitor. Den Arbeitsplätzen fehlt es so an Persönlichkeit. Doch: „Mieten und Instandhaltungskosten sind für Unternehmen oftmals einer der größten Kostenblöcke“, weiß Daniel Wille. Durch Organisationsformen wie Shared Desk oder Home Office könne der vorhandene Raum letztlich effizienter genutzt werden. Das senke die Kosten.

Die digitale Transformation ist Chance und Herausforderung zugleich und treibt Großunternehmen bereits seit einigen Jahren um. Dabei betrifft laut Markus P. Keller der Prozess eben nicht nur die Etablierung neuer Geschäftsmodelle, sondern u.a. auch die Umgestaltung der Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Unternehmen. Genau hier setzt auch der Modern Workspace an, der es Unternehmen erlaubt, nicht nur flexibler und fortschrittlicher, sondern auch schneller zu werden. Das haben viele Unternehmen mittlerweile auf ihrer Agenda. Microsoft ist beispielsweise im September 2016 in die Münchener Innenstadt umgezogen und hat das Konzept des „Modern Workspace“ für seine Mitarbeiter durch Home Office, Co-Working-Spaces und mobiles Arbeiten umgesetzt. Auch „einige HR-Abteilungen unserer Kunden arbeiten bereits aktiv an übergreifenden Campus-Konzepten, die den Modern Workspace abbilden bzw. verwirklichen sollen“, bemerkt Thomas Muhr.

Laut Sepp Blank wiederum haben zwar viele deutsche Unternehmen in der Strategie bereits den Menschen und seinen Arbeitsplatz ins Zentrum ihrer Modernisierungsbemühungen gestellt, allerdings hapere es vielerorts noch an der konkreten Umsetzung. Das liege aber keineswegs immer nur an den Unternehmen selbst. „Während in Deutschland beim Thema ‚Arbeiten 4.0‘ noch Fragen der ‚Ergonomie‘ und des ‚Regulierungsbedarfs’ diskutiert werden, sind internationale Unternehmen längst bei Home Office, Mobile Workforce oder darüber hinaus bei kostenloser Kinderbetreuung, Biokost und eigenem Fitness-Angebot angelangt“, so Blank.

In erster Linie soll ein Modern Workspace helfen, Barrieren abzubauen und Mitarbeiter stärker zusammenzubringen, die sonst etwa durch Zeitverschiebung und verschiedene Standorte getrennt sind. „Diese Form des flexiblen Arbeitens braucht zunächst einfach umsetzbare Kommunikationslösungen – angefangen bei Audio- und Videotelefonie“, erklärt Markus P. Keller. In der Vergangenheit wurden komplexe Videosysteme separat eingesetzt, um etwa Konferenzräume miteinander zu vernetzen, allerdings ohne einfache Schnittstelle zu Desktops, Tablets oder Mobiltelefonen.

Nutzung der Cloud


„Jetzt geht es um die Integration von Sprache, IT und Video, unabhängig vom Standort eines individuellen Anwenders und zu einem Preis, der Unternehmen jeder Größe einen erheblichen ROI bietet“, ergänzt Steve Harris, Managing Director Siphon und EVP Unified Communications für die Nuvias Group. Im privaten Umfeld würden Menschen z.B. Skype und Facetime nutzen und diese Möglichkeiten auch zunehmend am Arbeitsplatz erwarten. Laut Hendrik Metz, Senior IT-Architekt Collaboration bei der Scaltel AG, unterstützen vor allem die Technologien Telefonie, Video, Chat, Presence, Web-Konferenzen und Desktop-Sharing die Umsetzung eines Modern Workspace. „Hier ist natürlich auch die Mobility-Technologie zu nennen“, ergänzt Thomas Muhr, „da Mitarbeiter so auch Funktionen, die ansonsten nur auf Tischtelefonen laufen, auf ihren Smartphones und Tablets nutzen können.“ Auf diese Weise sei man mit jedem Endgerät, das man nutze, unter der gleichen Telefonnummer erreichbar.

Essentiell bei der Bereitstellung der Kommunikationsdienste ist „die Nutzung von Cloud-Technologien – egal ob ‚public‘ ‚hybrid‘ oder ‚privat‘“, bemerkt Matthias Winter, Regional Sales Manager Germany bei Starleaf. Denn erst so sei der Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Daten überhaupt möglich. Ähnlich sieht es Thomas Muhr: „Gerade in der Diskussion um eine zukunftssichere, skalierbare und in die Geschäftsprozesse integrierbare UCC-Lösung kommt man an einer Cloud-Lösung kaum vorbei.“ Neben Ersparnissen bei der Installation, an Platz und Energiekosten, die man für eine On-Premise-Lösung benötigen würde, fallen hier auch die geringeren Wartungs- und Upgrade-Kosten ins Gewicht, so der Regional Manager.

Nach anfänglicher Skepsis haben die Anwender nun mehr Vertrauen in die „Wolkentechnologie“ – jedenfalls dann, wenn es sich um eine „Cloud made in Germany“ handelt, die Daten also von deutschen Anbietern in deutschen Rechenzentren gehostet werden. Rechtsfragen in Sachen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ wurden eine ganze Zeit lang auf europäischer und interkontinentaler Ebene angegangen – laut Daniel Wille durchaus konstruktiv: „Es wurden Einigungen erzielt und es waren Fortschritte erkennbar.“ Diese Aussage unterstützt Sepp Blank: „Die Anbieter haben reagiert und setzen vermehrt auf Angebote mit Private-Cloud- und Hybrid-Cloud-Lösungen, die in standortgarantierten Rechenzentren betrieben werden.“

Laut Steve Harris sind auch die meisten Unternehmen prinzipiell bereit, für „UC as a Service“ zu bezahlen. Grundsätzlich muss aber immer erst einmal geklärt werden, welche Anforderungen ein Unternehmen überhaupt an seine Kommunikationslösung hat. Erst im Anschluss daran kann der konkrete Lösungsbedarf bestimmt und ggf. über die Cloud nachgedacht werden. „Die IT-Verantwortlichen sollten sich mit den Cloud-Angeboten und ihren Vorteilen vertraut machen“, wirft Muhr ein, „um letztendlich die optimale Lösung für ihr Unternehmen identifizieren zu können.“

Live-Video statt E-Mail-Memo


Grundsätzlich ist IP-Kommunikation Voraussetzung für den Einsatz von Cloud-Technologien im Kommunikationsumfeld. „Unternehmensnetze und Internet-Anbindungen der Standorte müssen dem angepasst werden“, betont Matthias Winter. Gleiches hebt auch Thomas Muhr hervor: „Die gesamte Netzwerkinfrastruktur muss VoIP-ready sein und zwar über das gesamte Unternehmen hinweg, an allen Standorten und in allen Filialen.“ Nur so könne sichergestellt werden, dass alle Kommunikationsdienste einwandfrei funktionieren. Darüber hinaus müssen alle Mitarbeiter mit der Lösung gut vertraut sein, um sie auch in Gänze nutzen zu können.

Die meisten Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in ihr Netzwerk investiert und die Bandbreiten drastisch erhöht. Das allein reicht laut Markus P. Keller aber nicht aus, „wenn wir über Real-Time-Kommunikation sprechen“. Die Sprach- und Videoqualität bestimme letztendlich die Anwenderzufriedenheit und den Erfolg einer UCC-Einführung. Hierbei sei dringend dazu zu raten, die Qualität des Netzwerks in Bezug auf Jitter, Paketverlust, Round Trip Delay und Inter Arrival Time mit entsprechenden Monitoring-Tools im Auge zu behalten. Gleichzeitig sollte man Qualitätstrends verfolgen und proaktiv eingreifen.

„Viel Handlungsbedarf besteht noch in der Erschaffung von homogenen Oberflächen von Diensten und in der Umsetzung von WebRTC-Technologien in allen Browser-Varianten“, weiß Hendrik Metz von Scaltel. Außerdem müssen die Interoperabilität zwischen heterogenen Herstellern und die Schnittstellen zur Kopplung unterschiedlicher Hersteller verbessert werden. Hierfür wären offene Standards sinnvoll.

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Eine der größten Herausforderungen wird es allerdings sein, der hohen Erwartungshaltung der Anwender gerecht zu werden. Denn einfach zu bedienende Programme wie Whatsapp, Threema oder Skype haben den Anspruch an die Benutzerfreundlichkeit von Kommunikations-Software nach oben schnellen lassen. „In diesen Erwartungshorizont müssen sich auch Kommunikationslösungen für den Business-Bereich einfügen“, betont Daniel Wille. UCC-Lösungen müssen sozusagen ein Vehikel für eine bessere, effizientere Arbeitswelt darstellen. Und dieses Potential muss „in die DNA des Unternehmens übernommen und aktiv gefördert werden“, fügt Sepp Blank an. Neben dem Training der Mitarbeiter sei das „Vorleben“ durch das Management letztendlich genauso essentiell. Wie wäre es etwa statt des allgemeinen E-Mail-Memos zum Quartalsabschluss mit einem Live-Video des CEOs für alle Mitarbeiter?

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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